Digitální transformace ve finančnictví je složitá, ale její zahájení může být jednodušší, než si myslíte. Zde jsou základní prvky úspěšné automatizace finančních procesů.
Úspěšná a udržitelná digitalizace a automatizace jsou téměř nemožné bez detailní kontroly každodenních dat souvisejících s klíčovými finančními funkcemi.
Každý udržitelný projekt digitální transformace se musí zaměřit na data a na to, aby spravované informace byly digitální, správné a strukturované. Zajištění toho, aby finanční data byla zpracovávána v souladu s obecnými pravidly správy dat , je ve skutečnosti obrovským krokem vpřed. Nejenže vám to pomůže vyhnout se odchylkám, které jsou pravděpodobně jedním z nejhorších nepřátel jakékoli automatizační technologie.
Data jsou základním stavebním kamenem automatizace financí. Finanční týmy a vedoucí pracovníci v oblasti digitalizace v organizaci musí řešit tyto otázky, aby dosáhli hmatatelného pokroku:
- Jak se data zadávají do procesu?
- Jak zajišťujeme kvalitu dat? Jak víme, že jsou správná?
- Jak strukturovat, zpracovávat a vizualizovat data podle našich potřeb?
Díky větší digitalizaci a lepší kvalitě dat budete mít radikálně vylepšené možnosti programování procesů, které budou šité na míru vaší organizaci, získáte větší kontrolu a umožníte efektivní automatizaci. Ať už se jedná o reporting, správu faktur, získávání přesných údajů o výdajích, optimalizaci cash flow a plateb, workflow nebo jakýkoli jiný aspekt finančních operací.
Pojďme se blíže podívat na tyto tři klíčové oblasti a jejich dopad na vaše finanční operace.
Eliminujte ruční zadávání údajů
Snížením počtu manuálních kontaktních bodů nejen zrychlíte své operace, ale také podniknete důležité kroky k zamezení nákladných chyb v dalších fázích procesu.
Díky použití strojově čitelných obchodních dokumentů, zejména elektronických faktur, a integraci s externími aktualizovanými zdroji dat budete moci zefektivnit procesy a snížit potřebu zadávání informací. To je zvláště naléhavé u opakujících se úkolů.
Zde je několik výchozích bodů, jak snížit potřebu ručního zadávání údajů:
- Zmapujte svůj proces. Ztvárnětejej co nejvizuálněji, abyste získali přehled o překážkách a možnostech optimalizace.
- Určete manuální kontaktní body.Vytvořte seznam všech kroků procesu, které vyžadují ruční zadávání, od zaúčtování faktur až po přidání nových dodavatelů do evidence.
- Vyhodnoťte své vybavení a prozkoumejte možnosti jeho rozšíření. Zkontrolujte své současné IT systémy a nastavení a jejich schopnosti omezit ruční zadávání dat. Prozkoumejte možnost přidání cloudových nástrojů, které by vyplnily mezery.
Maximalizujte kvalitu svých dat
Kvalita vašich informací je zásadním faktorem pro úspěch v digitální transformaci. Pojďme se krátce podívat na to, co z hlediska dat definuje kvalitu ve finančnictví.
Důležitým aspektem je samozřejmě správnost informací. Vezměme si jako příklad faktury: obsahují požadované informace? Odpovídají dodávce a obchodní smlouvě? Dalším aspektem je médium, na kterém jsou informace uloženy. Je snadno srozumitelné a zpracovatelné? Je strojově čitelné? Absolutní většina faktur je stále ve formátu PDF, který před dalším zpracováním vyžaduje skenování a interpretaci, což je jeden z hlavních důvodů, proč je přibližně 90 % faktur po celém světě stále zpracováváno ručně.
Zvýšením kvality dat budete mít lepší předpoklady pro zefektivnění procesů a zvýšení účinnosti automatizace. Vzhledem k tomu, že odchylky v 99 % případů vyžadují manuální práci – ať už se jedná o zpracování faktur, účetnictví, platby, reporting nebo jakoukoli jinou oblast finančních operací – vždy hrozí, že naruší jakýkoli automatizovaný proces.
Zlepšení kvality dat je pro mnoho podniků přirozeným prvním krokem k pevné a udržitelné automatizaci ve finančnictví.
- Přejděte na digitální formát. Podniky, které chtějí rychle zlepšit kvalitu dat, by měly zavést elektronickou fakturaci jako základní prvek svých transakcí. Požadujte od svých dodavatelů elektronické faktury, abyste zvýšili podíl elektronických dat. Dalšími kroky mohou být digitální smlouvy a prozkoumání dostupnosti (a použitelnosti) elektronické poštovní infrastruktury. Zajistěte, aby byly nové procesy pro ukládání a integraci jasně definovány a implementovány.
- Automatizujte ověřování. Zajistěte si správné nástroje pro automatizaci ověřování velkého množství pracovně náročných obchodních dokumentů, jako jsou faktury. Definujte svá konkrétní pravidla a požadavky a využijte technologii, která za vás identifikuje a spravuje odchylky.
- Používejte mezinárodní standardy. Vyhněte se problémům s interoperabilitou (a poplatkům za poradenství) a používejte globální standardy, jako je Peppol.
Strukturovat data
Vysoce kvalitní, strojově čitelné údaje mohou udělat zázraky pro vaše finanční procesy. Se správnou technologií jsou strukturované finanční údaje nejen předpokladem pro prevenci chyb, ale také způsobem, jak získat nové poznatky, zejména v naléhavých oblastech, jako je nákup nebo účetnictví.
Digitálně strukturované, ověřené a schválené transakce lze například automaticky zaúčtovat do hlavní účetní knihy na úrovni jednotlivých položek. Vaše obchodní výdaje tak budou přehlednější a jejich kontrola bude mnohem snazší. Analýzy mohou zobrazovat nejen nákupy na úrovni celkové částky faktury, ale také každý zakoupený produkt nebo službu.
- Stanovte metriky pro analýzu výdajů. Nakupujete od správných dodavatelů za správnou cenu? Existují skryté příležitosti pro centrální dohody? Potřebujete získat větší kontrolu nad neplánovanými výdaji? Určete KPI, které budou mít největší hodnotu a podpoří vaše strategická rozhodnutí v oblasti nákupu.
- Definujte možnosti a časové rámce. Jaký je váš současný poměr mezi analogovými a digitálními strukturovanými formáty? PDF soubory vs. elektronické faktury? Objem strukturovaných dat ve vašem současném finančním datovém fondu určuje, jak daleko se můžete dostat od samého začátku.
- Jednoduše účetní proces. Díky digitalizovanému finančnímu procesu a strukturovaným transakčním údajům můžete snížit složitost účetnictví. Potřebujete ve svém účtovém rozvrhu stovky účtů, pokud jsou údaje digitálně strukturované a snadno přístupné? Digitální transformace ve financích vyžaduje přizpůsobení se pravidlům správy údajů, nikoli staletým zásadám vytvořeným pro svět per a papírů.
Snadná automatizace financí
Qvalia je jiná. Vyvinuli jsme platformu pro transformaci finančních operací založenou na principech správy dat. Výsledkem je radikálně vylepšená automatizace, lepší kontrola a zjednodušený přístup k informacím o vašich výdajích. Naše cloudová technologie se snadno nastavuje a integruje do vašeho stávajícího ERP systému.