ركائز أتمتة العمليات المالية

التحول الرقمي في القطاع المالي أمر معقد — لكن البدء فيه قد يكون أسهل مما تتصور. وفيما يلي العناصر الأساسية لأتمتة العمليات المالية الناجحة.

يكاد يكون من المستحيل تحقيق رقمنة وأتمتة ناجحتين ومستدامتين دون التحكم الدقيق في البيانات اليومية المتعلقة بالوظائف المالية الأساسية.

يجب أن يركز أي مشروع للتحول الرقمي المستدام على البيانات، وأن تكون المعلومات التي تتم إدارتها رقمية وصحيحة ومنظمة. إن ضمان معالجة البيانات المالية وفقًا للقواعد العامة لإدارة البيانات يمثل في الواقع خطوة كبيرة إلى الأمام. ولا يقل أهمية عن ذلك أنه يساعدك على تجنب الانحرافات — التي يمكن القول إنها من أسوأ أعداء أي تقنية أتمتة.

تشكل البيانات الركائز الأساسية لأتمتة العمليات المالية. ويتعين على فرق الشؤون المالية وقادة التحول الرقمي في المؤسسة معالجة هذه الأسئلة لتحقيق تقدم ملموس:

مع تزايد الرقمنة وتحسن جودة البيانات، ستتمتع بقدرات محسّنة بشكل جذري لبرمجة عملياتك، المصممة خصيصًا لتناسب مؤسستك، وستتمكن من تحقيق قدر أكبر من التحكم وتمكين الأتمتة الفعالة. وسواء كان الأمر يتعلق بإعداد التقارير، أو إدارة الفواتير، أو الحصول على بيانات دقيقة عن الإنفاق، أو تحسين التدفقات النقدية والمدفوعات، أو سير العمل، أو أي جانب آخر من جوانب العمليات المالية.

دعونا نستكشف هذه المجالات الثلاثة الرئيسية وتأثيرها على عملياتك المالية.

من خلال تقليل عدد المراحل التي تتطلب تدخلاً يدويًا، لن تكتفي بتحسين سرعة عملياتك فحسب، بل ستتخذ أيضًا خطوات مهمة لتجنب الأخطاء المكلفة في المراحل اللاحقة.

من خلال استخدام المستندات التجارية القابلة للقراءة آليًّا، ولا سيما الفواتير الإلكترونية، والربط بمصادر البيانات الخارجية المحدثة، ستتمكن من تبسيط العمليات وتقليل الحاجة إلى إدخال المعلومات يدويًّا. ويعد هذا الأمر ملحًّا بشكل خاص في المهام المتكررة.

فيما يلي بعض النقاط التي يمكنك البدء بها لتقليل الحاجة إلى الإدخال اليدوي:

تعد جودة المعلومات عاملاً أساسياً للنجاح في التحول الرقمي. دعونا نستعرض بإيجاز ما الذي يحدد مفهوم الجودة من منظور البيانات في مجال التمويل.

ومن الجوانب المهمة بالتأكيد دقة المعلومات. لنأخذ الفواتير كمثال؛ هل تتضمن المعلومات المطلوبة؟ هل تتوافق مع التسليم والاتفاقية التجارية؟ هناك جانب آخر وهو الوسيلة التي تحمل المعلومات. هل هي سهلة الفهم وقابلة للمعالجة؟ هل هي قابلة للقراءة آليًا؟ لا تزال الغالبية العظمى من الفواتير في صيغة ملفات PDF التي تتطلب المسح الضوئي والتفسير قبل المعالجة، وهو عامل كبير يساهم في أن حوالي 90% من الفواتير في جميع أنحاء العالم لا تزال تُعالج يدويًا.  

من خلال تحسين جودة البيانات، ستكون في وضع أفضل لتبسيط عملياتك وجعل الأتمتة أكثر فعالية. وبالنظر إلى أن الانحرافات تتطلب عملاً يدوياً في 99 حالة من أصل 100 — سواء كانت تتعلق بمعالجة الفواتير أو المحاسبة أو المدفوعات أو إعداد التقارير أو أي جانب آخر من جوانب العمليات المالية — فإنها تشكل دائماً خطراً على سير أي عملية مؤتمتة.

يُعد تحسين جودة البيانات، بالنسبة للعديد من الشركات، الخطوة الأولى الطبيعية نحو تحقيق أتمتة قوية ومستدامة في مجال الشؤون المالية.

يمكن للبيانات عالية الجودة والقابلة للقراءة آليًّا أن تُحدث فرقًا كبيرًا في عملياتك المالية. فباستخدام التكنولوجيا المناسبة، لا تُعد البيانات المالية المنظمة مجرد شرط أساسي لتجنب الأخطاء فحسب، بل هي أيضًا وسيلة لتوفير رؤى جديدة، لا سيما في المجالات الملحة مثل المشتريات أو المحاسبة.

يمكن، على سبيل المثال، ترحيل المعاملات التي تمت معالجتها رقمياً والتحقق من صحتها والموافقة عليها تلقائياً إلى دفتر الأستاذ العام الخاص بك على مستوى كل بند على حدة. ويمكنك تتبع نفقات شركتك بجهد أقل بكثير. ولا تقتصر التحليلات على عرض المشتريات على مستوى إجمالي الفاتورة فحسب، بل تشمل كل منتج أو خدمة تم شراؤها.