Die digitale Transformation im Finanzwesen ist komplex - aber der Einstieg ist vielleicht einfacher, als Sie denken. Hier sind die Bausteine einer erfolgreichen Finanzautomatisierung.
Eine erfolgreiche - und nachhaltige - Digitalisierung und Automatisierung ist ohne eine granulare Kontrolle der täglichen Daten im Zusammenhang mit den Kernfunktionen des Finanzwesens nahezu unmöglich.
Jedes nachhaltige digitale Transformationsprojekt muss sich auf die Daten konzentrieren und darauf, dass die verwalteten Informationen digital, korrekt und strukturiert sind. Die Sicherstellung, dass die Finanzdaten nach den allgemeinen Regeln der Datenverwaltung verarbeitet werden, ist tatsächlich ein großer Schritt nach vorn. Nicht zuletzt hilft es Ihnen, Abweichungen zu vermeiden - zweifellos einer der größten Feinde jeder Automatisierungstechnologie.
Daten sind die Bausteine der Finanzautomatisierung. Finanzteams und digitale Führungskräfte im Unternehmen müssen sich mit diesen Fragen auseinandersetzen, um spürbare Fortschritte zu erzielen:
- Wie werden die Daten in den Prozess eingegeben?
- Wie stellen wir die Qualität der Daten sicher? Woher wissen wir, dass sie korrekt sind?
- Wie strukturieren, verarbeiten und visualisieren wir die Daten entsprechend unseren Bedürfnissen?
Mit zunehmender Digitalisierung und besserer Datenqualität verfügen Sie über radikal verbesserte Möglichkeiten, Ihre Prozesse maßgeschneidert für Ihr Unternehmen zu programmieren, mehr Kontrolle zu erlangen und eine effiziente Automatisierung zu ermöglichen. Egal, ob es um Berichte, Rechnungsmanagement, genaue Ausgabendaten, die Optimierung von Cashflow und Zahlungen, Arbeitsabläufe und jeden anderen Aspekt der Abläufe im Finanzwesen geht.
Lassen Sie uns diese drei Schlüsselbereiche und ihre Auswirkungen auf Ihre Finanzvorgänge näher untersuchen.
Eliminieren Sie manuelle Eingaben
Indem Sie die Anzahl der manuellen Berührungspunkte reduzieren, verbessern Sie nicht nur die Geschwindigkeit Ihrer Abläufe, sondern unternehmen auch wichtige Schritte, um kostspielige Fehler in der Folge zu vermeiden.
Durch die Verwendung maschinenlesbarer Geschäftsdokumente, insbesondere elektronischer Rechnungen, und die Integration mit externen aktualisierten Datenquellen können Sie Prozesse rationalisieren und den Bedarf an der Eingabe von Informationen verringern. Dies ist besonders bei sich wiederholenden Aufgaben dringend erforderlich.
Hier sind einige Ansatzpunkte, um den Bedarf an manuellen Eingaben zu verringern:
- Zeichnen Sie Ihren Prozess auf. Machen Sie es so visuell wie möglich, um einen Überblick über Hürden und Optimierungsmöglichkeiten zu erhalten.
- Ermitteln Sie manuelle Berührungspunkte. Erstellen Sie eine Liste mit allen Prozessschritten, die manuelle Eingaben erfordern, von der Rechnungsbuchung bis zum Hinzufügen neuer Lieferanten zum Datensatz.
- Bewerten Sie Ihren Stack, prüfen Sie Ergänzungen. Überprüfen Sie Ihre aktuellen IT-Systeme und -Einrichtungen und deren Möglichkeiten zur Reduzierung manueller Eingaben. Untersuchen Sie die Möglichkeit, Cloud-basierte Tools hinzuzufügen, um die Lücken zu schließen.
Maximieren Sie Ihre Datenqualität
Die Qualität Ihrer Daten ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg der digitalen Transformation. Lassen Sie uns kurz untersuchen, was Qualität aus der Datenperspektive im Finanzwesen ausmacht.
Ein wichtiger Aspekt ist sicherlich die Korrektheit der Informationen. Nehmen wir als Beispiel die Rechnungen: Enthalten sie die erforderlichen Informationen? Stimmt sie mit der Lieferung und der Geschäftsvereinbarung überein? Ein weiterer Aspekt ist das Medium, das die Informationen enthält. Ist es leicht verständlich und bearbeitbar? Ist es maschinenlesbar? Bei der absoluten Mehrheit der Rechnungen handelt es sich immer noch um PDF-Dateien, die vor der Weiterverarbeitung eingescannt und interpretiert werden müssen. Dies ist ein wesentlicher Grund dafür, dass weltweit immer noch etwa 90 % der Rechnungen manuell bearbeitet werden.
Durch die Verbesserung der Datenqualität sind Sie besser in der Lage, Ihre Prozesse zu rationalisieren und die Automatisierung effektiver zu gestalten. Da Abweichungen in 99 von 100 Fällen manuelle Arbeit erfordern - sei es bei der Rechnungsbearbeitung, der Buchhaltung, dem Zahlungsverkehr, dem Berichtswesen oder anderen Aspekten des Finanzwesens -, besteht immer die Gefahr, dass ein automatisierter Prozess ins Stocken gerät.
Die Verbesserung der Datenqualität ist für viele Unternehmen der natürliche erste Schritt zu einer soliden und nachhaltigen Automatisierung im Finanzwesen.
- Digital werden. Unternehmen, die die Datenqualität rasch verbessern wollen, sollten die elektronische Rechnungsstellung als Eckpfeiler ihrer Transaktionen einführen. Verlangen Sie von Ihren Lieferanten elektronische Rechnungen, um den Anteil der elektronischen Daten zu erhöhen. Weitere Schritte könnten digitale Verträge und die Erkundung der Verfügbarkeit (und Nutzbarkeit) von elektronischen Postinfrastrukturen sein. Sorgen Sie dafür, dass neue Prozesse für die Speicherung und Integration klar definiert und umgesetzt werden.
- Automatisieren Sie die Validierung. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen, um die Validierung von umfangreichen und arbeitsintensiven Geschäftsdokumenten wie Rechnungen zu automatisieren. Definieren Sie Ihre spezifischen Regeln und Anforderungen und setzen Sie eine Technologie ein, die Abweichungen für Sie identifiziert und verwaltet.
- Verwenden Sie internationale Normen. Vermeiden Sie Interoperabilitätsprobleme (und Beratungskosten), verwenden Sie globale Standards wie Peppol.
Strukturieren Sie Ihre Daten
Qualitativ hochwertige, maschinenlesbare Daten können Wunder für Ihren Finanzprozess bewirken. Mit der richtigen Technologie sind strukturierte Finanzdaten nicht nur eine Voraussetzung für die Vermeidung von Fehlern, sondern auch eine Möglichkeit, neue Erkenntnisse zu gewinnen, insbesondere in wichtigen Bereichen wie Beschaffung oder Buchhaltung.
Digital strukturierte, validierte und genehmigte Transaktionen können zum Beispiel automatisch auf Einzelpostenebene in Ihrem Hauptbuch verbucht werden. Ihre Geschäftsausgaben können mit viel weniger Aufwand sichtbar gemacht werden. Die Analytik kann nicht nur Käufe auf Rechnungssummenebene aufzeigen, sondern für jedes gekaufte Produkt oder jede Dienstleistung.
- Erstellen Sie Metriken zur Ausgabenanalyse. Kaufen Sie bei den richtigen Lieferanten zum richtigen Preis ein? Gibt es versteckte Möglichkeiten für zentrale Vereinbarungen? Müssen Sie mehr Kontrolle über unkontrollierte Ausgaben ausüben? Bestimmen Sie die KPI, die für Ihre strategischen Einkaufsentscheidungen von größtem Nutzen sind.
- Definieren Sie Fähigkeiten und Zeitrahmen. Wie ist Ihr derzeitiges Verhältnis zwischen analogen und digital strukturierten Formaten? PDFs vs. elektronische Rechnungen? Das Volumen der strukturierten Daten in Ihrem derzeitigen Finanzdatenpool bestimmt, wie weit Sie von Anfang an kommen können.
- Vereinfachen Sie den Buchhaltungsprozess. Mit einem digitalisierten Finanzprozess und strukturierten Transaktionsdaten sind Sie in der Lage, die Komplexität der Buchhaltung zu reduzieren. Braucht Ihr Organigramm Hunderte von Konten, wenn die Daten digital strukturiert und leicht zugänglich sind? Die digitale Transformation im Finanzwesen erfordert eine Anpassung an die Regeln des Datenmanagements - und nicht an jahrhundertealte Prinzipien, die für eine Welt der Stifte und Papiere geschaffen wurden.
Finanzautomatisierung leicht gemacht
Qvalia ist anders. Wir haben eine Plattform entwickelt, die die Finanzprozesse auf der Grundlage des Datenmanagements umgestaltet. Das Ergebnis ist eine radikal verbesserte Automatisierung, eine bessere Kontrolle und ein vereinfachter Zugriff auf Ihre Ausgabeninformationen. Unsere Cloud-basierte Technologie ist einfach einzurichten und in Ihr bestehendes ERP-System zu integrieren.