Digitálna transformácia vo financiách je komplexná, ale jej začatie môže byť jednoduchšie, než si myslíte. Tu sú základné prvky úspešnej automatizácie financií.
Úspešná a udržateľná digitalizácia a automatizácia sú takmer nemožné bez podrobnej kontroly každodenných údajov súvisiacich s kľúčovými finančnými funkciami.
Každý projekt udržateľnej digitálnej transformácie sa musí zameriavať na údaje a na to, aby spravované informácie boli digitálne, správne a štruktúrované. Zabezpečenie spracovania finančných údajov v súlade so všeobecnými pravidlami správy údajov je v skutočnosti obrovským krokom vpred. Pomáha vám to predovšetkým vyhnúť sa odchýlkam, ktoré sú pravdepodobne jedným z najhorších nepriateľov akejkoľvek automatizačnej technológie.
Dáta tvoria základné stavebné kamene automatizácie financií. Finančné tímy a digitálni lídri v organizácii musia riešiť tieto otázky, aby dosiahli hmatateľný pokrok:
- Ako sa údaje zadávajú do procesu?
- Ako zabezpečujeme kvalitu údajov? Ako vieme, že sú správne?
- Ako štruktúrujeme, spracovávame a vizualizujeme údaje podľa našich potrieb?
Vďaka zvýšenej digitalizácii a lepšej kvalite údajov budete mať radikálne vylepšené možnosti programovania procesov prispôsobených vašej organizácii, získate väčšiu kontrolu a umožníte efektívnu automatizáciu. Či už ide o reporting, správu faktúr, získavanie presných údajov o výdavkoch, optimalizáciu cash flow a platieb, pracovných postupov alebo akéhokoľvek iného aspektu finančných operácií.
Poďme sa bližšie pozrieť na tieto tri kľúčové oblasti a ich vplyv na vaše finančné operácie.
Eliminujte ručné zadávanie údajov
Znížením počtu manuálnych kontaktných bodov nielenže zvýšite rýchlosť svojich operácií, ale tiež podniknete dôležité kroky na zabránenie nákladným chybám v ďalších fázach.
Vďaka používaniu strojovo čitateľných obchodných dokumentov, najmä elektronických faktúr, a integrácii s externými aktualizovanými zdrojmi údajov budete môcť zefektívniť procesy a znížiť potrebu zadávania informácií. To je obzvlášť dôležité pri opakovaných úlohách.
Tu je niekoľko východiskových bodov, ako znížiť potrebu ručného zadávania údajov:
- Vytvorte si prehľad o procese. Urobteho čo najprehľadnejší, aby ste získali prehľad o prekážkach a možnostiach optimalizácie.
- Určite manuálne kontaktné body.Vytvorte zoznam všetkých krokov procesu, ktoré vyžadujú manuálne zadávanie údajov, od zaúčtovania faktúr až po pridávanie nových dodávateľov do záznamov.
- Vyhodnoťte svoje prostriedky a preskúmajte možnosti ich doplnenia. Preskúmajte svoje súčasné IT systémy a nastavenia a ich schopnosti znížiť počet ručných zadávaní. Preskúmajte možnosť doplnenia cloudových nástrojov, ktoré by vyplnili medzery.
Maximalizujte kvalitu svojich údajov
Kvalita vašich informácií je kľúčovým faktorom úspechu v digitálnej transformácii. Poďme sa stručne pozrieť na to, čo definuje kvalitu z pohľadu údajov vo financiách.
Dôležitým aspektom je určite správnosť informácií. Vezmime si ako príklad faktúry – obsahujú požadované informácie? Zodpovedajú dodávke a obchodnej dohode? Ďalším aspektom je médium, na ktorom sú informácie uložené. Je ľahko zrozumiteľné a spracovateľné? Je strojovo čitateľné? Absolútna väčšina faktúr je stále vo formáte PDF, ktorý si pred ďalším spracovaním vyžaduje naskenovanie a interpretáciu, čo je hlavným dôvodom, prečo sa približne 90 % faktúr na celom svete stále spracováva ručne.
Zvýšením kvality údajov budete v lepšej pozícii na zefektívnenie svojich procesov a zvýšenie efektívnosti automatizácie. Vzhľadom na to, že odchýlky v 99 % prípadov vyžadujú manuálnu prácu – či už ide o spracovanie faktúr, účtovníctvo, platby, vykazovanie alebo akýkoľvek iný aspekt finančných operácií – vždy hrozí riziko, že narušia akýkoľvek automatizovaný proces.
Zlepšenie kvality údajov je pre mnohé podniky prirodzeným prvým krokom k solídnej a udržateľnej automatizácii vo financiách.
- Prejdite na digitálnu formu. Firmy, ktoré chcú rýchlo zlepšiť kvalitu údajov, by mali zaviesť elektronickú fakturáciu ako základný kameň svojich transakcií. Vyžadujte od svojich dodávateľov elektronické faktúry, aby ste zvýšili podiel elektronických údajov. Ďalšími krokmi môžu byť digitálne zmluvy a preskúmanie dostupnosti (a použiteľnosti) infraštruktúry elektronickej pošty. Uistite sa, že nové procesy ukladania a integrácie sú jasne definované a implementované.
- Automatizujte overovanie. Uistite sa, že máte správne nástroje na automatizáciu overovania veľkého množstva pracovne náročných obchodných dokumentov, ako sú faktúry. Definujte svoje konkrétne pravidlá a požiadavky a aktivujte technológiu, ktorá za vás identifikuje a spravuje odchýlky.
- Používajte medzinárodné štandardy. Vyhnite sa problémom s interoperabilitou (a poplatkom za poradenstvo) a používajte globálne štandardy, ako je Peppol.
Štruktúrujte svoje údaje
Vysoko kvalitné, strojovo čitateľné údaje môžu urobiť zázraky pre vaše finančné procesy. So správnou technológiou sú štruktúrované finančné údaje nielen predpokladom na prevenciu chýb, ale aj spôsobom, ako získať nové poznatky, najmä v naliehavých oblastiach, ako je obstarávanie alebo účtovníctvo.
Digitálne štruktúrované, overené a schválené transakcie môžu byť napríklad automaticky zaúčtované do vašej hlavnej knihy na úrovni jednotlivých položiek. Vaše obchodné výdavky môžu byť viditeľné s oveľa menšou námahou. Analytika môže zobrazovať nielen nákupy na úrovni súčtu faktúr, ale aj každý zakúpený produkt alebo službu.
- Vytvorte metriky analýzy výdavkov. Nakupujete od správnych dodávateľov za správnu cenu? Existujú skryté príležitosti pre centrálne dohody? Potrebujete mať väčšiu kontrolu nad neštandardnými výdavkami? Určite KPI, ktoré budú mať najväčšiu hodnotu a podporia vaše strategické nákupné rozhodnutia.
- Definujte možnosti a časové rámce. Aký je váš súčasný pomer medzi analógovými a digitálnymi štruktúrovanými formátmi? PDF a elektronické faktúry? Objem štruktúrovaných údajov vo vašej súčasnej databáze finančných údajov určuje, ako ďaleko sa môžete dostať od začiatku.
- Jednoducho účtovný proces. Vďaka digitalizovanému finančnému procesu a štruktúrovaným transakčným údajom máte možnosť znížiť zložitosť účtovníctva. Potrebujete vo svojom grafe stovky účtov, ak sú údaje digitálne štruktúrované a ľahko dostupné? Digitálna transformácia vo financiách si vyžaduje prispôsobenie sa pravidlám správy údajov – nie stáročiami overeným princípom vytvoreným pre svet pier a papierov.
Automatizácia financií je teraz jednoduchá
Qvalia je iná. Vyvinuli sme platformu na transformáciu finančných operácií založenú na princípoch správy údajov. Výsledkom je radikálne vylepšená automatizácia, lepšia kontrola a zjednodušený prístup k informáciám o vašich výdavkoch. Naša cloudová technológia sa ľahko nastavuje a integruje do vášho existujúceho ERP systému.