Digital transformasjon innen finans er komplekst - men det kan være enklere enn du tror å komme i gang. Her er byggesteinene for vellykket finansautomatisering.
Vellykket - og bærekraftig - digitalisering og automatisering er nesten umulig uten detaljert kontroll over de daglige dataene knyttet til sentrale økonomifunksjoner.
Ethvert bærekraftig digitalt transformasjonsprosjekt må fokusere på data og at informasjonen som forvaltes , er digital, korrekt og strukturert. Å sikre at de økonomiske dataene behandles i henhold til de generelle reglene for datahåndtering er faktisk et stort skritt fremover. Ikke minst hjelper det deg med å unngå avvik - uten tvil en av de verste fiendene til enhver automatiseringsteknologi.
Data utgjør byggesteinene i finansautomatisering. Økonomiteam og digitale ledere i organisasjonen må ta tak i disse spørsmålene for å gjøre konkrete fremskritt:
- Hvordan legges dataene inn i prosessen?
- Hvordan sikrer vi datakvaliteten? Hvordan vet vi at de er korrekte?
- Hvordan strukturerer, behandler og visualiserer vi dataene i henhold til våre behov?
Med økt digitalisering og bedre datakvalitet vil du få radikalt forbedrede muligheter til å programmere prosessene dine, skreddersydd for organisasjonen din, og få større kontroll og muliggjøre effektiv automatisering. Enten det handler om rapportering, fakturahåndtering, innhenting av nøyaktige utgiftsdata, optimalisering av kontantstrøm og betalinger, arbeidsflyter og andre aspekter ved økonomidriften.
La oss se nærmere på disse tre nøkkelområdene og deres innvirkning på finansvirksomheten din.
Eliminere manuelle oppføringer
Ved å redusere antall manuelle berøringspunkter vil du ikke bare øke hastigheten på operasjonene dine - men også ta viktige skritt for å unngå kostbare feil nedstrøms.
Ved å bruke maskinlesbare forretningsdokumenter, særlig e-fakturaer, og integrere med eksterne oppdaterte datakilder, vil du kunne effektivisere prosesser og redusere behovet for å taste inn informasjon. Dette er særlig viktig for repetitive oppgaver.
Her er noen utgangspunkt for å redusere behovet for manuelle oppføringer:
- Kartlegg prosessen din. Gjør det så visuelt som mulig for å få oversikt over hindringer og muligheter for optimalisering.
- Finn manuelle berøringspunkter. Lag en liste over alle trinn i prosessen som krever manuelle oppføringer, fra fakturaposteringer til å legge til nye leverandører i posten.
- Evaluer stakken din, utforsk tilføyelser. Gjennomgå dine nåværende IT-systemer og oppsett og deres evne til å redusere manuelle oppføringer. Undersøk muligheten for å legge til skybaserte verktøy for å fylle hullene.
Maksimer datakvaliteten din
Kvaliteten på informasjonen din er en viktig faktor for å lykkes med digital transformasjon. La oss kort utforske hva som definerer kvalitet fra et dataperspektiv i finans.
Et viktig aspekt er absolutt at informasjonen er korrekt. Ta fakturaer som et eksempel; inneholder de de nødvendige opplysningene? Stemmer den overens med leveransen og forretningsavtalen? Et annet aspekt er mediet som bærer informasjonen. Er den lett forståelig og lett å behandle? Er den maskinlesbar? Et absolutt flertall av fakturaene er fortsatt PDF-filer som må skannes og tolkes før videre behandling, noe som er en sterkt medvirkende årsak til at rundt 90 % av fakturaene på verdensbasis fortsatt behandles manuelt.
Ved å øke datakvaliteten vil du være bedre i stand til å strømlinjeforme prosessene dine og gjøre automatiseringen mer effektiv. Gitt at avvik 99 ganger av 100 krever manuelt arbeid - enten det gjelder fakturabehandling, regnskap, betalinger, rapportering eller andre aspekter ved økonomidrift - risikerer de alltid å kortslutte enhver automatisert prosess.
Forbedring av datakvaliteten er for mange virksomheter det naturlige første skrittet mot solid og bærekraftig automatisering innen finans.
- Bli digital. Bedrifter som raskt ønsker å forbedre datakvaliteten, bør ta i bruk e-faktura som en hjørnestein i transaksjonene sine. Krev e-fakturaer fra leverandørene dine for å øke andelen elektroniske data. Andre tiltak kan være digitale kontrakter og å undersøke tilgjengeligheten (og brukervennligheten) av elektronisk postinfrastruktur. Sørg for at nye prosesser for lagring og integrasjon er klart definert og implementert.
- Automatiser validering. Sørg for at du har de riktige verktøyene for å automatisere valideringen av store og arbeidsintensive forretningsdokumenter som fakturaer. Definer dine spesifikke regler og krav, og aktiver teknologi som identifiserer og håndterer avvik for deg.
- Bruk internasjonale standarder. Unngå interoperabilitetsproblemer (og konsulenthonorarer), bruk globale standarder som Peppol.
Strukturere dataene dine
Maskinlesbare data av høy kvalitet kan gjøre underverker for økonomiprosessen din. Med riktig teknologi er strukturerte økonomiske data ikke bare en forutsetning for å unngå feil - men også en måte å gi ny innsikt på, særlig på viktige områder som innkjøp og regnskap.
Digitalt strukturerte, validerte og godkjente transaksjoner kan for eksempel bokføres automatisk i hovedboken på postnivå. Virksomhetens utgifter kan synliggjøres med mye mindre innsats. Analysene kan ikke bare vise kjøp på fakturasumnivå - men for hvert enkelt produkt eller hver enkelt tjeneste.
- Etablere beregninger for utgiftsanalyse. Kjøper du fra de riktige leverandørene til riktig pris? Finnes det skjulte muligheter for sentrale avtaler? Trenger du å ta mer kontroll over avvikende utgifter? Bestem hvilken KPI som vil gi mest verdi og støtte dine strategiske innkjøpsbeslutninger.
- Definer kapasiteter og tidsrammer. Hva er det nåværende forholdet mellom analoge og digitale strukturerte formater? PDF-filer vs. e-fakturaer? Volumet av strukturerte data i din nåværende finansielle datapool avgjør hvor langt du kan komme fra start.
- Rett og slett regnskapsprosessen. Med en digitalisert økonomiprosess og strukturerte transaksjonsdata er du i stand til å redusere regnskapskompleksiteten. Trenger diagrammet ditt hundrevis av kontoer hvis dataene er digitalt strukturert og lett tilgjengelige? Digital transformasjon i finans krever tilpasning til regler for datahåndtering - ikke århundrer gamle prinsipper laget for en verden av penner og papir.
Finansieringsautomatisering på en enkel måte
Qvalia er annerledes. Vi har utviklet en plattform for å transformere finansvirksomheten basert på prinsippene for datahåndtering. Resultatet er radikalt forbedret automatisering, bedre kontroll og forenklet tilgang til informasjon om utgifter. Vår skybaserte teknologi er enkel å sette opp og integrere i det eksisterende ERP-systemet.