Digital transformation i finanssektoren er kompleks - men det er måske mere enkelt end du tror at komme i gang. Her er byggestenene til succesfuld automatisering af finanssektoren.
Succesfuld - og bæredygtig - digitalisering og automatisering er næsten umulig uden granulær kontrol over de daglige data, der er relateret til centrale finansfunktioner.
Ethvert bæredygtigt digitalt transformationsprojekt skal fokusere på data og på, at de forvaltede oplysninger er digitale, korrekte og strukturerede. Det er faktisk et stort skridt fremad at sikre, at de finansielle data behandles i overensstemmelse med de generelle regler for dataforvaltning. Ikke mindst hjælper det dig med at undgå afvigelser - uden tvivl en af de værste fjender af enhver automatiseringsteknologi.
Data udgør byggestenene i finansautomatisering. Finansteams og digitale ledere i organisationen er nødt til at tage fat på disse spørgsmål for at gøre håndgribelige fremskridt:
- Hvordan indlæses dataene i processen?
- Hvordan sikrer vi datakvaliteten? Hvordan ved vi, at de er korrekte?
- Hvordan strukturerer, behandler og visualiserer vi dataene i overensstemmelse med vores behov?
Med øget digitalisering og bedre datakvalitet får du radikalt forbedrede muligheder for at programmere dine processer, der er skræddersyet til din organisation, og du får større kontrol og muliggør effektiv automatisering. Uanset om det drejer sig om rapportering, fakturastyring, at få præcise udgiftsdata, optimere cashflow og betalinger, arbejdsgange og ethvert andet aspekt af driften inden for økonomi.
Lad os undersøge disse tre nøgleområder og deres indvirkning på dine finansielle aktiviteter nærmere.
Eliminere manuelle indtastninger
Ved at reducere antallet af manuelle kontaktpunkter forbedrer du ikke blot hastigheden af dine operationer, men tager også vigtige skridt til at undgå dyre fejl i efterfølgende led.
Ved at bruge maskinlæsbare forretningsdokumenter, især e-fakturaer, og ved at integrere med eksterne opdaterede datakilder kan du strømline processer og reducere behovet for at indtaste oplysninger. Dette er især presserende i forbindelse med gentagne opgaver.
Her er et par startpunkter, der kan reducere behovet for manuelle indtastninger:
- Kortlæg din proces. Gør det så visuelt som muligt for at få et overblik over forhindringer og muligheder for optimering.
- Udpege manuelle kontaktpunkter. Lav en liste over alle de trin i processen, hvor der er behov for manuelle indtastninger, fra fakturaposteringer til tilføjelse af nye leverandører til posten.
- Evaluer din stak, udforsk nye tilføjelser. Gennemgå dine nuværende it-systemer og opsætning og deres muligheder for at reducere manuelle indtastninger. Undersøg muligheden for at tilføje cloud-baserede værktøjer for at udfylde hullerne.
Maksimer din datakvalitet
Kvaliteten af dine oplysninger er en afgørende faktor for succes i den digitale transformation. Lad os kort undersøge, hvad der definerer kvalitet ud fra et dataperspektiv i finanssektoren.
Et vigtigt aspekt er naturligvis, at oplysningerne er korrekte. Tag f.eks. fakturaer; indeholder de de nødvendige oplysninger? Svarer den til leveringen og forretningsaftalen? Et andet aspekt er det medium, der bærer oplysningerne. Er det let forståeligt og let at behandle? Er det maskinlæsbart? Et absolut flertal af fakturaer er stadig PDF-filer, som skal scannes og fortolkes, før de kan behandles yderligere, hvilket er en stor medvirkende årsag til, at ca. 90 % af alle fakturaer på verdensplan stadig behandles manuelt.
Ved at øge datakvaliteten er du bedre i stand til at strømline dine processer og gøre automatiseringen mere effektiv. Da afvigelser 99 ud af 100 gange kræver manuelt arbejde - uanset om de vedrører fakturabehandling, regnskab, betalinger, rapportering eller andre aspekter af finansdriften - risikerer de altid at kortslutte enhver automatiseret proces.
For mange virksomheder er forbedring af datakvaliteten det naturlige første skridt i retning af solid og bæredygtig automatisering inden for finanssektoren.
- Gå digitalt. Virksomheder, der hurtigt ønsker at forbedre datakvaliteten, bør indføre e-fakturering som en hjørnesten i deres transaktioner. Kræv e-fakturaer fra dine leverandører for at øge andelen af elektroniske data. Andre skridt kunne være digitale kontrakter og undersøgelse af tilgængeligheden (og anvendeligheden) af elektroniske postinfrastrukturer. Sørg for, at nye processer for lagring og integrationer er klart defineret og implementeret.
- Automatiser validering. Sørg for at have de rigtige værktøjer til at automatisere valideringen af store mængder og arbejdskrævende forretningsdokumenter som f.eks. fakturaer. Definer dine specifikke regler og krav, og aktiver teknologi, der identificerer og håndterer afvigelser for dig.
- Brug internationale standarder. Undgå interoperabilitetsproblemer (og konsulentgebyrer) ved at bruge globale standarder som Peppol.
Strukturer dine data
Maskinlæsbare data af høj kvalitet kan gøre underværker for din finansproces. Med den rette teknologi er strukturerede finansielle data ikke kun en forudsætning for at undgå fejl - men også en måde at give ny indsigt på, især inden for presserende områder som indkøb eller regnskab.
Digitalt strukturerede, validerede og godkendte transaktioner kan f.eks. automatisk bogføres i din hovedbog på linjepostniveau. Dine forretningsudgifter kan gøres synlige med langt mindre besvær. Analyserne kan vise ikke kun køb på fakturasummeniveau - men for hvert enkelt købt produkt eller tjenesteydelse.
- Etablere målinger til analyse af udgifter. Køber du hos de rigtige leverandører til den rigtige pris? Er der skjulte muligheder for centrale aftaler? Har du brug for at få mere kontrol med uregelmæssige udgifter? Bestem de KPI'er, der vil være af størst værdi og støtte dine strategiske indkøbsbeslutninger.
- Definer kapaciteter og tidsrammer. Hvad er dit nuværende forhold mellem analoge og digitale strukturerede formater? PDF-filer vs. e-fakturaer? Mængden af strukturerede data i din nuværende finansielle datapulje er afgørende for, hvor langt du kan komme fra start.
- Simpelthen regnskabsprocessen. Med en digitaliseret finansproces og strukturerede transaktionsdata er du i stand til at reducere regnskabskompleksiteten. Har dit skema brug for hundredvis af konti, hvis dataene er digitalt strukturerede og let tilgængelige? Digital transformation i finanssektoren kræver tilpasning til regler for datahåndtering - ikke århundredgamle principper, der er lavet til en verden med kuglepenne og papir.
Automatisering af finanser gjort nemt
Qvalia er anderledes. Vi har udviklet en platform til at transformere økonomidriften baseret på principperne for datastyring. Resultatet er radikalt forbedret automatisering, bedre kontrol og forenklet adgang til dine udgiftsoplysninger. Vores cloud-baserede teknologi er nem at sætte op og integrere i dit eksisterende ERP-system.