Bedrijven doorlopen complexe processen om de kantoorbenodigdheden, diensten, apparatuur, hardware of grondstoffen aan te schaffen die ze nodig hebben om hun bedrijfsvoering of productielijnen draaiende te houden. Aangezien er vaak in grote hoeveelheden bij meerdere leveranciers wordt besteld, moet het onderhouden van goede relaties met leveranciers en het vinden van nieuwe manieren om de inkoop te optimaliseren bovenaan de prioriteitenlijst van elk managementteam staan.
Daaruit is het vakgebied van uitgavenanalyse ontstaan. Begin met het verzamelen van transactiegegevens uit de hele organisatie en gebruik deze om inzichten te verkrijgen en in de toekomst weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.
Het kan intimiderend lijken om meteen aan de slag te gaan met uitgavenanalyse, vooral als het voor uw bedrijf de eerste kennismaking met dit onderwerp is. Laten we het eens hebben over een aantal zaken die u moet weten en welke eerste stappen u kunt zetten om de prestaties op het gebied van verkoop en inkoop te verbeteren.
Wat zijn de meest voorkomende valkuilen bij uitgavenanalyses?
Veel managers proberen blindelings een initiatief voor uitgavenanalyse op te zetten, zonder zich voor te bereiden op de veelgemaakte fouten die nieuwe bedrijven doorgaans maken. Raak niet gefrustreerd als uw werk niet meteen het beloofde rendement oplevert. Uitgavenanalyse mislukt soms om een aantal redenen:
- Slechte gegevenskwaliteit: Uitgavenanalisten nemen altijd de tijd om alle gegevensstromen die ze van afzonderlijke afdelingen ontvangen, op te schonen. Ruwe gegevens zitten vaak vol met discrepanties die het gevolg zijn van menselijke fouten, maar ook van natuurlijke inconsistenties die voortkomen uit het werken met een grote verscheidenheid aan gegevensbronnen. Het standaardiseren van formaten is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat machines de gegevens kunnen lezen.
- Meerdere gegevensbronnen: Voortbouwend op het vorige punt is het in de praktijk vrij lastig om te achterhalen waar uitgavengegevens precies vandaan komen. Bedrijven beschikken vaak over kleine en onopvallende bronnen die door miscommunicatie tussen afdelingen over het hoofd kunnen worden gezien. Het is het beste om bij het analyseren van uitgaven rechtstreeks samen te werken met de afdelingshoofden.
- Het ordenen van de gegevens: uit een rommelige gegevensverzameling kun je geen conclusies trekken; vandaar het gebruik van taxonomieën bij uitgavenanalyses. Er zijn tal van manieren om gegevens te categoriseren, bijvoorbeeld op afdeling, product of leverancier. Het kiezen van het juiste categorisatiesysteem kan net zo belangrijk zijn als de hoeveelheid gegevens die je verzamelt.
- Iedereen mee krijgen: Het optimaliseren van de inkoopuitgaven brengt veranderingen in de inkoopbeslissingen van het bedrijf met zich mee, en veel afdelingshoofden zullen zich wellicht niet prettig voelen bij wat u doet. Het verlagen van de kosten kan bijvoorbeeld de interne bedrijfsvoering bemoeilijken. Het is belangrijk dat iedereen achter uw plannen en de beoogde gevolgen staat.
- Geen gebruik maken van tools: Het gebied van uitgavenanalyse is inmiddels zo ver ontwikkeld dat er nu speciale zakelijke tools van derden beschikbaar zijn om dit proces te ondersteunen. Het is raadzaam om dergelijke automatiseringsdiensten in te zetten om de uitgavenanalyse te versnellen, aangezien dit doorgaans een taak is die veel rekenwerk en gegevensverzameling vereist.
Dat wil niet zeggen dat het onmogelijk is. Met de juiste werkwijzen en eerste stappen kan elk bedrijf een efficiënte inkoopanalyse realiseren.
Wat zijn enkele best practices op het gebied van uitgavenanalyse?
We hebben het gehad over wat je moet vermijden, dus laten we nu eens kijken wat succesvolle bedrijven goed doen op het gebied van uitgavenanalyse.
- Maak er een voortdurende inspanning van: uitgavenanalyse mag nooit iets zijn dat je eenmaal instelt en vervolgens vergeet. Zoek altijd naar nieuwe manieren om je aanpak te verbeteren en uit te breiden.
- Maak er een teaminspanning van: iedereen heeft een belang bij het vaststellen van nieuwe uitgavenstrategieën. Betrek meer afdelingen bij het proces, in plaats van alleen de financiële afdeling. Zo beschik je over vollediger gegevens en kun je grotere besparingen realiseren.
- Pak het groots aan: richt je niet te veel op alle kleine aanpassingen. Zoek in plaats daarvan naar een geautomatiseerde oplossing die een revolutie teweegbrengt in de manier waarop je met uitgavengegevens omgaat.
Vergeet ten slotte niet om je vorderingen bij te houden. Niets geeft zo’n goed gevoel als het besef dat je echt iets teweegbrengt.
De eerste stappen zetten
Let de volgende keer dat je gaat winkelen eens op de technologieën die bij de inkoop worden gebruikt. De beste hulpmiddelen voor uitgavenanalyse zijn automatiseringsdiensten.
- Zorg er allereerst voor dat iedereen achter het project staat. Breng je afdelingshoofden op de hoogte van de voordelen van uitgavenanalyse en welke KPI’s je verwacht te zien veranderen. Steun van het hoger management vergroot de kans op succes aanzienlijk.
- Bekijk de mogelijkheden. Uitgavenanalyse is een enorme markt met tal van verschillende oplossingen die geschikt zijn voor uiteenlopende toepassingen en behoeften. Zoek een bedrijf dat aan uw eisen voldoet.
- Stel een lijst met leveranciers op en neem de tijd om de perfecte keuze te vinden. Vergeet niet dat u nog lang met deze oplossing zult werken.
Automatisering en analyse eenvoudig gemaakt – voor financiën en inkoop
Wilt u een robuust programma voor financiële automatisering implementeren? Dan is Qvalia de juiste keuze voor uw bedrijf.
Of u nu facturen wilt automatiseren, betere gegevens wilt verzamelen of uw inkoopuitgaven in realtime wilt analyseren: de oplossing van Qvalia biedt de juiste functies voor uw bedrijf . Neem vandaag nog contact op.
Gerelateerde artikelen
De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd erkend classificatiesysteem voor producten en diensten. Het biedt een gestandaardiseerde manier om diverse goederen en diensten in verschillende sectoren in categorieën in te delen.
In de huidige datagestuurde wereld zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om waarde te halen uit hun enorme hoeveelheden informatie. Een waardevolle bron die vaak onbenut blijft, is gestructureerde bedrijfsdata.
Uw gegevens structureren en classificeren Effectieve classificatie van transacties — inzicht in wat er qua facturen en uitgaven door uw organisatie stroomt …