Podniky prechádzajú zložitými procesmi, aby nakúpili kancelárske potreby, služby, vybavenie, hardvér alebo suroviny, ktoré potrebujú na udržanie prevádzky alebo výrobných liniek. Keďže často objednávate vo veľkom množstve od viacerých dodávateľov, udržiavanie pozitívnych vzťahov s dodávateľmi a hľadanie nových spôsobov optimalizácie nákupu by malo byť na vrchole zoznamu priorít každého manažérskeho tímu.
Odtiaľ pochádza oblasť analýzy výdavkov. Začnite zbieraním údajov o nákupných transakciách z celej organizácie a použite ich na generovanie poznatkov a podnetov pre informované obchodné rozhodnutia v budúcnosti.
Pustiť sa priamo do analýzy výdavkov môže byť zdanlivo náročné, najmä ak je to pre spoločnosť prvý pokus v tejto oblasti. Poďme si povedať niečo o tom, čo by ste mali vedieť a aké by mali byť prvé kroky na ceste k zvýšeniu výkonu v oblasti predaja a nákupu.
Aké sú bežné úskalia analýzy výdavkov?
Mnohí manažéri sa pokúšajú slepo začať s analýzou výdavkov bez toho, aby sa pripravili na bežné chyby, ktoré nové spoločnosti zvyčajne robia. Nenechajte sa odradiť, ak vaša práca neprinesie okamžité výsledky. Analýza výdavkov niekedy zlyhá z niekoľkých dôvodov:
- Nízka kvalita údajov: Analytici výdavkov vždy venujú čas čisteniu všetkých dátových tokov, ktoré dostávajú od jednotlivých oddelení. Surové údaje sú často plné nezrovnalostí vyplývajúcich z ľudských chýb, ako aj prirodzených nekonzistencií vyplývajúcich z práce s širokou škálou zdrojov údajov. Štandardizácia formátov je dôležitým krokom na zabezpečenie toho, aby stroje mohli údaje čítať.
- Viac kanálov údajov: Nadväzujúc na predchádzajúci bod, je v skutočnosti pomerne ťažké zistiť, odkiaľ pochádzajú údaje o výdavkoch. Firmy majú často malé a nejasné zdroje, ktoré môžu byť prehliadnuté v dôsledku nedorozumení medzi oddeleniami. Pri analýze výdavkov je najlepšie spolupracovať priamo s vedúcimi oddelení.
- Organizácia údajov: Z neusporiadanej databázy informácií nemožno vyvodzovať závery, preto sa pri analýze výdavkov používajú taxonómie. Existuje mnoho prístupov k kategorizácii údajov, napríklad podľa oddelenia, produktu alebo dodávateľa. Výber správneho systému kategórií môže byť rovnako dôležitý ako množstvo zhromaždených údajov.
- Získajte podporu všetkých: Optimalizácia výdavkov na nákup bude znamenať zmenu nákupných rozhodnutí spoločnosti a mnohí vedúci oddelení môžu mať výhrady voči vašim krokom. Napríklad zníženie nákladov môže sťažiť riadenie interných operácií. Je dôležité, aby ste získali podporu všetkých pre svoje plány a zamýšľané dôsledky.
- Nepoužívanie nástrojov: Oblasť analýzy výdavkov sa vyvinula natoľko, že sú teraz k dispozícii špecializované nástroje tretích strán, ktoré pomáhajú v tomto procese. Ak chcete urýchliť analýzu výdavkov, ktorá je zvyčajne náročná na výpočty a zber údajov, mali by ste využiť automatizačné služby, ako sú tieto.
To však neznamená, že tento proces je nemožný. S správnymi postupmi a prvými krokmi môže každá firma dosiahnuť efektívnu analýzu nákupu.
Aké sú osvedčené postupy v oblasti analýzy výdavkov?
Hovorili sme o tom, čomu sa treba vyhnúť, takže teraz sa pozrime na to, čo úspešné spoločnosti robia správne, pokiaľ ide o analýzu výdavkov.
- Venujte tomu neustálu pozornosť: Analýza výdavkov by nikdy nemala byť záležitosťou typu „nastav a zabudni“. Neustále hľadajte nové spôsoby, ako zlepšiť a rozšíriť rozsah svojich snáh.
- Spravte z toho tímovú prácu: Pri určovaní nových taktík výdavkov je každý zainteresovanou stranou. Zapojte viac oddelení, nielen finančný tím. Takto budete mať k dispozícii úplnejšie údaje, s ktorými budete môcť pracovať, a dosiahnete väčšie potenciálne úspory.
- Zamerajte sa na komplexné riešenie: Nezameriavajte sa príliš na drobné opravy. Skôr hľadajte automatizované riešenie, ktoré revolučným spôsobom zmení váš prístup k údajom o výdavkoch.
Nakoniec nezabudnite sledovať svoj pokrok. Nič nie je lepšie ako vedomie, že máte vplyv.
Prvé kroky
Pri najbližšom nákupe si všímajte technológie na obstarávanie. Najlepšie nástroje, ktoré môžete použiť na analýzu výdavkov, sú automatizačné služby.
- Začnite tým, že do projektu zapojíte všetkých. Informujte vedúcich oddelení o životaschopnosti analýzy výdavkov a o tom, aké KPI očakávate, že sa zmenia. Podpora zo strany vrcholového manažmentu výrazne zvyšuje šance na úspech.
- Zhodnoťte možnosti. Analýza výdavkov je rozsiahly trh s mnohými rôznymi riešeniami, ktoré oslovujú rôzne prípady použitia a potreby. Hľadajte spoločnosť, ktorá bude vyhovovať vašim požiadavkám.
- Vytvorte zoznam dodávateľov a venujte čas hľadaniu tej správnej voľby. Nezabúdajte, že s vaším riešením budete pracovať dlhú dobu.
Automatizácia a analýza na dosah ruky – pre financie a obstarávanie
Hľadáte spoľahlivý program na automatizáciu financií? Potom je Qvalia tou správnou voľbou pre vašu firmu.
Či už potrebujete automatizovať faktúry, zbierať kvalitnejšie údaje alebo začať analyzovať výdavky na nákupy v reálnom čase, riešenie Qvalia má tie správne funkcie pre vašu firmu . Kontaktujte nás ešte dnes.
Súvisiace články
Štandardný kód produktov a služieb Organizácie Spojených národov (UNSPSC) je celosvetovo uznávaný klasifikačný systém pre produkty a služby. Poskytuje štandardizovaný spôsob kategorizácie rôznych tovarov a služieb v rôznych odvetviach.
V dnešnom svete založenom na údajoch podniky neustále hľadajú inovatívne spôsoby, ako získať hodnotu zo svojich obrovských množstiev informácií. Jedným z cenných aktív, ktoré často zostáva nevyužité, sú štruktúrované obchodné údaje.
Štruktúrovanie a klasifikácia vašich údajov Efektívna klasifikácia transakcií – prehľad o tom, čo prechádza vašou organizáciou z hľadiska faktúr a výdavkov ...