Ausgabenanalyse: ein Schnellstart-Leitfaden für Finanzteams

Unternehmen durchlaufen komplexe Prozesse, um Büromaterial, Dienstleistungen, Geräte, Hardware oder Rohstoffe zu beschaffen, die sie zur Aufrechterhaltung des Betriebs oder der Produktionslinien benötigen. Da Sie oft in großen Mengen bei mehreren Anbietern bestellen, sollten die Pflege positiver Lieferantenbeziehungen und die Suche nach neuen Wegen zur Optimierung der Beschaffung ganz oben auf der Prioritätenliste jedes Managementteams stehen.

Das ist der Ursprung des Bereichs der Ausgabenanalyse. Beginnen Sie mit dem Sammeln von Transaktionsdaten aus dem gesamten Unternehmen und nutzen Sie diese, um Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Geschäftsentscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Der Einstieg in die Ausgabenanalyse mag entmutigend erscheinen, vor allem, wenn es sich um den ersten Versuch eines Unternehmens in diesem Bereich handelt. Lassen Sie uns über einige der Dinge sprechen, die Sie wissen sollten, und darüber, was die ersten Schritte auf Ihrem Weg zur Steigerung der Vertriebs- und Beschaffungsleistung sein sollten.

Was sind die häufigsten Fallstricke bei der Ausgabenanalyse?

Viele Manager versuchen, eine Initiative zur Ausgabenanalyse blindlings zu starten, ohne sich auf die üblichen Fehler vorzubereiten, die neue Unternehmen in der Regel machen. Seien Sie nicht frustriert, wenn Ihre Arbeit nicht sofort die versprochenen Ergebnisse bringt. Die Ausgabenanalyse scheitert manchmal aus mehreren Gründen:

Schlechte Datenqualität: Ausgabenanalysten nehmen sich immer die Zeit, alle Datenströme, die sie von den einzelnen Abteilungen erhalten, zu bereinigen. Rohdaten sind oft mit Diskrepanzen behaftet, die auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, aber auch auf natürliche Inkonsistenzen, die sich aus der Arbeit mit einer Vielzahl von Datenquellen ergeben. Die Standardisierung von Formaten ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Maschinen die Daten lesen können.
Mehrere Datenkanäle: Aufbauend auf dem letzten Punkt ist es tatsächlich ziemlich schwierig herauszufinden, woher die Ausgabendaten stammen. Unternehmen verfügen oft über kleine und obskure Quellen, die aufgrund von Kommunikationsfehlern zwischen den Abteilungen übersehen werden können. Es ist am besten, direkt mit den Abteilungsleitern zusammenzuarbeiten, wenn es um die Ausgabenanalyse geht.
Organisieren der Daten: Aus einer unübersichtlichen Datenmenge lassen sich keine Schlüsse ziehen, daher werden bei der Ausgabenanalyse Taxonomien verwendet. Es gibt viele Ansätze zur Kategorisierung von Daten, z. B. nach Abteilung, Produkt oder Lieferant. Die Wahl des richtigen Kategoriesystems kann genauso wichtig sein wie die Menge der gesammelten Daten.
Alle mit ins Boot holen: Die Optimierung der Beschaffungsausgaben bedeutet, dass die Einkaufsentscheidungen des Unternehmens geändert werden müssen, und viele Abteilungsleiter sind möglicherweise nicht damit einverstanden, was Sie tun. Eine Kostensenkung könnte zum Beispiel die Abwicklung interner Vorgänge erschweren. Es ist wichtig, alle Beteiligten für Ihre Pläne und die beabsichtigten Konsequenzen zu gewinnen.
Keine Tools verwenden: Der Bereich der Ausgabenanalyse hat sich so weit entwickelt, dass es inzwischen spezielle Tools von Drittanbietern gibt, die den Prozess unterstützen. Sie sollten Automatisierungsdienste wie diese nutzen, um die Ausgabenanalyse zu beschleunigen, die in der Regel eine rechen- und erfassungsintensive Aufgabe ist.

Das soll nicht heißen, dass der Prozess unmöglich ist. Mit den richtigen Verfahren und ersten Schritten kann jedes Unternehmen eine effiziente Beschaffungsanalyse durchführen.

Welche bewährten Verfahren gibt es für die Ausgabenanalyse?

Wir haben darüber gesprochen, was man vermeiden sollte. Jetzt wollen wir uns ansehen, was erfolgreiche Unternehmen bei der Ausgabenanalyse richtig machen.

Machen Sie es zu einer kontinuierlichen Aufgabe: Die Ausgabenanalyse sollte nie eine "einmalige Angelegenheit" sein. Suchen Sie immer nach neuen Möglichkeiten zur Verbesserung und Erweiterung Ihrer Bemühungen.
Machen Sie es zu einer Teamleistung: Wenn es darum geht, neue Ausgabentaktiken festzulegen, ist jeder ein Beteiligter. Beziehen Sie mehr Abteilungen als nur das Finanzteam mit ein. Auf diese Weise erhalten Sie umfassendere Daten und ein besseres Einsparungspotenzial.
Machen Sie es zu einer umfassenden Anstrengung: Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf all die kleinen Korrekturen. Suchen Sie stattdessen nach einer automatisierten Lösung, die Ihren Umgang mit Ausgabendaten revolutioniert.

Vergessen Sie schließlich nicht, Ihre Fortschritte zu verfolgen. Es gibt nichts Schöneres, als zu wissen, dass Sie etwas bewirken.

Die ersten Schritte unternehmen

Halten Sie bei Ihrem nächsten Einkauf Ausschau nach Beschaffungstechnologien. Die besten Werkzeuge für die Ausgabenanalyse sind Automatisierungsdienste.

Beginnen Sie damit, alle Beteiligten für das Projekt zu gewinnen. Informieren Sie Ihre Abteilungsleiter über die Durchführbarkeit der Ausgabenanalyse und darüber, welche Änderungen Sie bei den Kennzahlen erwarten. Die Unterstützung der oberen Führungsebene erhöht die Erfolgsaussichten erheblich.
Bewerten Sie die Optionen. Die Ausgabenanalyse ist ein riesiger Markt mit vielen verschiedenen Lösungen, die unterschiedliche Anwendungsfälle und Bedürfnisse ansprechen. Suchen Sie nach einem Unternehmen, das Ihre Anforderungen erfüllt.
Erstellen Sie eine Liste von Anbietern und nehmen Sie sich die Zeit, die perfekte Wahl zu treffen. Denken Sie daran, dass Sie lange Zeit mit Ihrer Lösung arbeiten werden.

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