Virksomheder gennemgår komplekse processer for at købe de kontorartikler, tjenester, udstyr, hardware eller råmaterialer, de har brug for til at opretholde driften eller produktionslinjerne. Da du ofte bestiller i store mængder fra flere leverandører, bør det stå øverst på alle ledelsesteamets prioriteringsliste at opretholde et positivt leverandørforhold og finde nye måder at optimere indkøb på.
Det er her, at området for udgiftsanalyse kommer fra. Start med at indsamle data om købstransaktioner fra hele organisationen, og brug dem til at generere indsigt og træffe informerede forretningsbeslutninger i fremtiden.
Det kan virke skræmmende at kaste sig ud i udgiftsanalyse, især hvis det er virksomhedens første forsøg på området. Lad os tale om nogle af de ting, du bør vide, og hvad nogle af de første skridt bør være på din rejse til at øge salgs- og indkøbspræstationer.
Hvad er de almindelige faldgruber ved analyse af udgifter?
Mange ledere forsøger at starte et initiativ til udgiftsanalyse i blinde uden at forberede sig på de almindelige fejl, som nye virksomheder normalt begår. Bliv ikke frustreret, hvis dit arbejde ikke straks giver det lovede udbytte. Udgiftsanalyse fejler nogle gange af nogle få årsager:
- Dårlig datakvalitet: Udgiftsanalytikere tager sig altid tid til at rense alle de datastrømme, de modtager fra de enkelte afdelinger. Rå data er ofte fyldt med uoverensstemmelser, der skyldes menneskelige fejl samt naturlige uoverensstemmelser, der skyldes arbejdet med en lang række forskellige datakilder. Standardisering af formater er et vigtigt skridt for at sikre, at maskinerne kan læse dataene.
- Flere datakanaler: Med udgangspunkt i det sidste punkt er det faktisk ret svært at finde ud af, hvor data om forbrug kommer fra. Virksomheder har ofte små og uklare kilder, som kan overses på grund af dårlig kommunikation mellem afdelinger. Det er bedst at arbejde direkte med afdelingslederne, når det drejer sig om analyse af udgifter.
- Organisering af dataene: Du kan ikke drage konklusioner ud fra en uoverskuelig samling af oplysninger, og derfor bruges taksonomier i udgiftsanalyser. Der er mange tilgange til kategorisering af data, f.eks. efter afdeling, produkt eller leverandør. Valget af det rigtige kategorisystem kan være lige så vigtigt som mængden af data, du indsamler.
- At få alle med på vognen: Optimering af indkøbsudgifterne indebærer en ændring af virksomhedens indkøbsbeslutninger, og mange afdelingsledere vil måske ikke være trygge ved det, du gør. Hvis omkostningerne reduceres, kan det f.eks. gøre det sværere at håndtere interne operationer. Det er vigtigt at få alle med på dine planer og de forventede konsekvenser.
- Ikke at bruge værktøj: Området for udgiftsanalyse har udviklet sig så meget, at der nu findes dedikerede forretningsværktøjer fra tredjeparter, som kan hjælpe med processen. Du bør bruge sådanne automatiseringstjenester til at fremskynde udgiftsanalysen, som typisk er et beregnings- og indsamlingstungt arbejde.
Det betyder ikke, at processen er umulig. Med den rette praksis og de første skridt kan enhver virksomhed opnå en effektiv indkøbsanalyse.
Hvad er nogle af de bedste praksisser for udgiftsanalyse?
Vi har talt om, hvad du skal undgå, så lad os nu komme ind på, hvad succesfulde virksomheder gør rigtigt, når det kommer til analyse af udgifter.
- Gør det til en kontinuerlig indsats: Udgiftsanalyser bør aldrig være en "sæt det og glem det" overvejelse. Søg altid efter nye måder at forbedre og udvide omfanget af din indsats på.
- Gør det til en holdindsats: Alle er en interessent, når det drejer sig om at fastlægge nye udgiftstaktikker. Få flere afdelinger med om bord i stedet for kun det finansielle team. På den måde får du mere komplette data at arbejde med og bedre potentielle besparelser.
- Gør det til en omfattende indsats: Fokuser ikke for meget på alle de små rettelser. Søg hellere efter en automatiseret løsning, der vil revolutionere den måde, du nærmer dig udgiftsdata på.
Endelig må du ikke glemme at følge dine fremskridt. Intet føles bedre end at vide, at du gør en forskel.
At tage de første skridt
Hold øje med indkøbsteknologier, næste gang du skal på indkøb. De bedste værktøjer, du kan bruge til analyse af udgifter, er automatiseringstjenester.
- Start med at få alle med på projektet. Fortæl dine afdelingsledere, at det er muligt at foretage en analyse af udgifterne, og hvilke KPI'er du forventer at ændre. Opbakning fra den øverste ledelse øger chancen for succes betydeligt.
- Vurder mulighederne. Udgiftsanalyse er et stort marked med mange forskellige løsninger, der appellerer til forskellige brugssituationer og behov. Find en virksomhed, der kan opfylde dine krav.
- Opret en liste over leverandører, og tag dig tid til at finde det perfekte valg. Husk, at du skal arbejde med din løsning i lang tid.
Automatisering og analyse gjort let - for finans og indkøb
Ønsker du at implementere et solidt program til automatisering af finanser? Så er Qvalia det rigtige valg for din virksomhed.
Uanset om du har brug for at automatisere fakturaer, indsamle bedre data eller begynde at analysere indkøbsudgifter i realtid, har Qvalias løsning de rigtige funktioner til din virksomhed. Tag kontakt i dag.
Relaterede artikler
I nutidens datadrevne verden søger virksomheder konstant innovative måder at udvinde værdi fra deres enorme mængder information. Et værdifuldt aktiv, der ofte går ...
Strukturering og klassificering af dine data Effektiv klassifikation af transaktioner - indsigt i, hvad der rent faktisk strømmer gennem din organisation i form af fakturaer og ...
Få mere værdi ud af dine transaktionsdata. Opdag fordelene ved datadrevet spend analytics, og begynd at forbedre dine indkøbsstrategier i dag. Din organisations transaktionsdata ...