Bedrifter går gjennom komplekse prosesser for å kjøpe kontorrekvisita, tjenester, utstyr, maskinvare eller råvarer de trenger for å opprettholde driften eller produksjonslinjene. Fordi du ofte bestiller i store kvanta fra flere leverandører, bør gode leverandørrelasjoner og nye måter å optimalisere innkjøpene på stå øverst på alle ledergruppers prioriteringsliste.
Det er der utgiftsanalyse kommer fra. Begynn med å samle inn kjøpstransaksjonsdata fra hele organisasjonen og bruk dem til å generere innsikt og fremme informerte forretningsbeslutninger i fremtiden.
Det kan virke skremmende å gi seg i kast med utgiftsanalyse, særlig hvis det er første gang bedriften prøver seg på dette området. La oss snakke om noen av tingene du bør vite, og hva som bør være de første stegene på veien mot å øke salgs- og innkjøpsresultatene.
Hva er de vanligste fallgruvene ved utgiftsanalyse?
Mange ledere forsøker å starte et utgiftsanalyseinitiativ i blinde uten å forberede seg på de vanlige feilene nye selskaper vanligvis gjør. Ikke bli frustrert hvis arbeidet ditt ikke umiddelbart gir den lovede avkastningen. Utgiftsanalyse mislykkes noen ganger av noen få grunner:
- Dårlig datakvalitet: Utgiftsanalytikere tar seg alltid tid til å rense alle datastrømmene de mottar fra de enkelte avdelingene. Rådata er ofte fulle av uoverensstemmelser som skyldes menneskelige feil, i tillegg til naturlige inkonsekvenser fra arbeid med et bredt spekter av datakilder. Standardisering av formater er et viktig skritt for å sikre at maskiner kan lese dataene.
- Flere datakanaler: Med utgangspunkt i det siste punktet er det faktisk ganske vanskelig å finne ut hvor forbruksdataene kommer fra. Virksomheter har ofte små og uklare kilder som kan bli oversett på grunn av dårlig kommunikasjon mellom avdelingene. Det er best å samarbeide direkte med avdelingslederne når det gjelder utgiftsanalyse.
- Organisering av dataene: Du kan ikke trekke konklusjoner fra en rotete informasjonsbank, derav bruken av taksonomier i utgiftsanalyse. Det finnes mange måter å kategorisere data på, for eksempel etter avdeling, produkt eller leverandør. Å velge riktig kategorisystem kan være like viktig som hvor mye data du samler inn.
- Få alle med på laget: Optimalisering av anskaffelsesutgiftene vil innebære endringer i selskapets innkjøpsbeslutninger, og mange avdelingsledere vil kanskje ikke være komfortable med det du gjør. Å redusere kostnadene kan for eksempel gjøre det vanskeligere å håndtere interne operasjoner. Det er viktig å få alle med på planene og de planlagte konsekvensene.
- Ikke bruk av verktøy: Feltet for utgiftsanalyse har utviklet seg nok til at det nå finnes dedikerte tredjepartsverktøy for å bistå i prosessen. Du ønsker å bruke slike automatiseringstjenester for å fremskynde utgiftsanalysen, som vanligvis er en beregnings- og innsamlingstung jobb.
Det betyr ikke at prosessen er umulig. Med de riktige fremgangsmåtene og de første trinnene kan enhver virksomhet oppnå en effektiv innkjøpsanalyse.
Hva er beste praksis for utgiftsanalyse?
Vi har snakket om hva du bør unngå, så la oss nå se på hva vellykkede selskaper gjør riktig når det gjelder utgiftsanalyse.
- Gjør det til en kontinuerlig innsats: Utgiftsanalyse bør aldri være en "sett det i gang og glem det"-vurdering. Se alltid etter nye måter å forbedre og utvide omfanget av innsatsen på.
- Gjør det til en laginnsats: Alle er interessenter når det gjelder å bestemme nye utgiftstaktikker. Få med flere avdelinger i stedet for bare økonomiteamet. På denne måten får du mer komplette data å jobbe med og bedre potensielle besparelser.
- Gjør det til en omfattende innsats: Ikke fokuser for mye på alle de små løsningene. Se heller etter en automatisert løsning som vil revolusjonere måten du tilnærmer deg utgiftsdata på.
Til slutt, ikke glem å spore fremgangen din. Ingenting føles bedre enn å vite at du gjør en forskjell.
Ta de første skrittene
Hold utkikk etter anskaffelsesteknologier neste gang du handler. De beste verktøyene du kan bruke til utgiftsanalyse, er automatiseringstjenester.
- Begynn med å få alle med på prosjektet. Fortell avdelingslederne dine om levedyktigheten til utgiftsanalyse og hvilke KPI-er du forventer å endre. Støtte fra toppledelsen øker sjansen for å lykkes betraktelig.
- Vurdere alternativene. Utgiftsanalyse er et stort marked med mange forskjellige løsninger som appellerer til ulike bruksområder og behov. Se etter et selskap som kan dekke dine behov.
- Lag en liste over leverandører og ta deg tid til å finne det perfekte valget. Husk at du skal jobbe med løsningen din i lang tid.
Automatisering og analyse på en enkel måte - for finans og innkjøp
Ønsker du å implementere et robust finansautomatiseringsprogram? Da er Qvalia det riktige valget for din virksomhet.
Enten du trenger å automatisere fakturaer, samle inn bedre data eller begynne å analysere anskaffelsesutgifter i sanntid, har Qvalias løsning de riktige funksjonene for din virksomhet. Ta kontakt i dag.
Relaterte artikler
I dagens datadrevne verden er bedrifter stadig på jakt etter innovative måter å utnytte de enorme mengdene med informasjon på. En verdifull ressurs som ofte går ...
Strukturering og klassifisering av dataene dine Effektiv klassifisering av transaksjoner - innsikt i hva som faktisk flyter gjennom organisasjonen din når det gjelder fakturaer og ...
Få mer verdi ut av transaksjonsdataene dine. Oppdag fordelene med datadrevet innkjøpsanalyse, og begynn å forbedre innkjøpsstrategiene allerede i dag. Organisasjonens transaksjonsdata ...