Yritykset käyvät läpi monimutkaisia prosesseja hankkiakseen toimistotarvikkeita, palveluja, laitteita, laitteistoja tai raaka-aineita, joita ne tarvitsevat toiminnan tai tuotantolinjojen ylläpitämiseksi. Koska usein tilataan suuria määriä useilta toimittajilta, toimittajasuhteiden ylläpitämisen ja uusien tapojen löytämisen hankintojen optimoimiseksi pitäisi olla jokaisen johtoryhmän prioriteettilistan kärjessä.
Sieltä on lähtöisin kulujen analysoinnin ala. Aloita keräämällä ostotapahtumatietoja koko organisaatiosta ja käytä niitä oivallusten tuottamiseen ja tietoon perustuvien liiketoimintapäätösten tekemiseen tulevaisuudessa.
Voi tuntua pelottavalta ryhtyä suoraan analysoimaan kuluja, varsinkin jos kyseessä on yrityksen ensimmäinen yritys, joka on mukana alalla. Puhutaanpa muutamista asioista, jotka sinun tulisi tietää, ja siitä, mitä ensimmäisiä askeleita sinun tulisi ottaa matkallasi myynnin ja hankintojen suorituskyvyn parantamiseen.
Mitkä ovat menoanalyysin yleiset sudenkuopat?
Monet johtajat yrittävät aloittaa kulujen analysointia koskevan aloitteen sokeasti valmistautumatta yleisiin virheisiin, joita uudet yritykset yleensä tekevät. Älä turhaudu, jos työsi ei heti tuota luvattua tulosta. Menoanalyysi epäonnistuu joskus muutamasta syystä:
- Huono tietojen laatu: Kulutusanalyytikot käyttävät aina aikaa puhdistaakseen kaikki tietovirrat, joita he saavat yksittäisiltä osastoilta. Raakatiedoissa on usein inhimillisistä virheistä johtuvia ristiriitaisuuksia sekä luonnollisia epäjohdonmukaisuuksia, jotka johtuvat työskentelystä useiden eri tietolähteiden kanssa. Formaattien standardointi on tärkeä askel sen varmistamisessa, että koneet voivat lukea tietoja.
- Useita datakanavia: On itse asiassa melko vaikeaa selvittää, mistä kulutustiedot ovat peräisin. Yrityksillä on usein pieniä ja hämäräperäisiä lähteitä, jotka saattavat jäädä huomaamatta osastojen välisen väärinymmärryksen vuoksi. Kulutusanalyyseissä on parasta tehdä yhteistyötä suoraan osastopäälliköiden kanssa.
- Tietojen järjestäminen: Tästä syystä taksonomioita käytetään kulutusanalyysissä. Tietojen luokitteluun on monia lähestymistapoja, kuten osaston, tuotteen tai toimittajan mukaan. Oikean luokittelujärjestelmän valinta voi olla yhtä tärkeää kuin kerättävän tiedon määrä.
- Kaikkien saaminen mukaan: Monet osastonjohtajat eivät välttämättä ole tyytyväisiä siihen, mitä olet tekemässä. Kustannusten vähentäminen saattaa esimerkiksi vaikeuttaa sisäisten toimintojen hoitamista. On tärkeää saada kaikki mukaan suunnitelmiin ja aiottuihin seurauksiin.
- Työkalujen käyttämättä jättäminen: Menoanalyysi on kehittynyt niin paljon, että prosessin avuksi on nykyään saatavilla kolmannen osapuolen omia liiketoimintatyökaluja. Tällaisia automaatiopalveluja kannattaa käyttää nopeuttamaan kulujen analysointia, joka on tyypillisesti laskenta- ja keräyspainotteista työtä.
Tämä ei tarkoita, että prosessi olisi mahdoton. Oikeiden käytäntöjen ja ensimmäisten vaiheiden avulla mikä tahansa yritys voi saada aikaan tehokkaan hankinta-analyysin.
Mitkä ovat parhaita käytäntöjä kulujen analysoinnissa?
Olemme puhuneet siitä, mitä kannattaa välttää, joten nyt tarkastellaan, mitä menestyvät yritykset tekevät oikein menoanalyysissä.
- Tee siitä jatkuva ponnistus: Menoanalytiikka ei saisi koskaan olla "aseta se ja unohda se" -ajattelu. Etsi aina uusia tapoja parantaa ja laajentaa toimintaasi.
- Tee siitä tiimityötä: Kaikki ovat sidosryhmiä, kun on kyse uusien kulutustaktiikoiden määrittämisestä. Ota mukaan muitakin osastoja kuin vain taloustyöryhmä. Näin saat kattavammat tiedot käyttöösi ja paremmat säästömahdollisuudet.
- Tee siitä laaja-alainen ponnistus: Älä keskity liikaa kaikkiin pieniin korjauksiin. Etsi pikemminkin automatisoitu ratkaisu, joka mullistaa tapasi lähestyä kulutustietoja.
Älä myöskään unohda seurata edistymistäsi. Mikään ei tunnu paremmalta kuin tieto siitä, että olet vaikuttamassa.
Ensimmäisten askelten ottaminen
Pidä silmällä hankintateknologioita, kun seuraavan kerran käyt ostoksilla. Parhaat työkalut, joita voit käyttää kulujen analysointiin, ovat automaatiopalvelut.
- Aloita saamalla kaikki mukaan hankkeeseen. Kerro osastojesi johtajille, että kulutuksen analysointi on kannattavaa ja mitä tunnuslukuja odotat muuttuvan. Ylemmän johdon tuki lisää huomattavasti onnistumisen mahdollisuuksia.
- Arvioi vaihtoehdot. Menoanalytiikka on laaja markkina-alue, jolla on monia erilaisia ratkaisuja, jotka vastaavat erilaisiin käyttötarkoituksiin ja tarpeisiin. Etsi yritys, joka palvelee tarpeitasi.
- Laadi luettelo myyjistä ja käytä aikaa täydellisen valinnan löytämiseen. Muista, että tulet työskentelemään ratkaisusi kanssa pitkään.
Automaatio ja analytiikka helpoksi - rahoitukselle ja hankinnoille
Haluatko ottaa käyttöön vankan taloushallinnon automaatio-ohjelman? Silloin Qvalia on oikea valinta yrityksellesi.
Tarvitsetpa sitten laskujen automatisointia, parempien tietojen keräämistä tai hankintamenojen reaaliaikaista analysointia, Qvalian ratkaisussa on oikeat ominaisuudet yrityksellesi. Ota yhteyttä jo tänään.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Tämän päivän tietovetoisen maailman yritykset etsivät jatkuvasti innovatiivisia tapoja saada arvoa valtavista tietomääristä. Yksi arvokas voimavara, joka usein menee ...
Tietojesi jäsentäminen ja luokittelu Tapahtumien tehokas luokittelu - näkemys siitä, mitä organisaatiosi kautta todellisuudessa kulkee laskujen ja ...
Saat enemmän arvoa transaktiotiedoistasi. Tutustu tietoon perustuvan kulutusanalytiikan hyötyihin ja aloita hankintastrategioiden parantaminen jo tänään. Organisaatiosi transaktionaaliset ...