Workbuster heeft ruime ervaring met het beheer van orders en facturen voor de particuliere partners van de Zweedse Dienst voor Arbeidsbemiddeling op het gebied van arbeidsbemiddeling. Toen de Dienst voor Arbeidsbemiddeling besloot om transacties te digitaliseren volgens Peppol, een Europese standaard, schakelde Workbuster Qvalia in.

Een groot deel van de taken van de Zweedse openbare arbeidsbemiddelingsdienst, de nationale overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor openbare arbeidsbemiddeling en de uitvoering van het arbeidsbeleid, is tegenwoordig geprivatiseerd en wordt uitgevoerd door particuliere uitzendbureaus en dienstverleners.

Workbuster zorgt al geruime tijd voor een soepele afhandeling van orders en facturen tussen deze partijen. Het bedrijf werkt samen met ongeveer 130 zelfstandige dienstverleners.

Vorig jaar besloot de Dienst voor Arbeidsvoorziening de verwerking van orders en facturen te digitaliseren met behulp van Peppol, een Europees netwerk voor de uitwisseling van e-facturen en andere zakelijke documenten dat in korte tijd is uitgegroeid tot een van de grootste ter wereld.

"Onze klanten en wij hadden maar heel weinig tijd om ons aan te passen, slechts zo’n twee maanden", zegt Peter Spetz.

Nadat Workbuster vijf VAN had benaderd, die geen van allen binnen het krappe tijdsbestek een oplossing konden bieden tegen een redelijke prijs, vond het bedrijf Qvalia.

Het bedrijf beschikte al over oplossingen voor facturering via Peppol, maar nog niet over een oplossing voor de verwerking van elektronische bestellingen die aan de eisen van het netwerk voldeed.

“Bij Qvalia waren ze ongelooflijk flexibel. Ze hebben het orderbeheer volgens Peppol heel snel in hun systeem geïmplementeerd, en dat volledig binnen het strakke tijdschema.”

Een uitdaging vormden de aanzienlijke transactievolumes die Workbuster verwerkt. Zo zijn er in de afgelopen 12 maanden 250.000 nieuwe deelnemers verwerkt voor het programma van de Zweedse openbare arbeidsbemiddelingsdienst, waarbij het aantal transacties met betrekking tot facturen en bestellingen bijna een miljoen bedraagt.

“We hebben in september contact opgenomen met Qvalia, en in oktober was alles klaar en kon de eerste klant aan de slag. Dat duurde minder dan vier weken. We zijn erg tevreden over Qvalia”, zegt Peter Spetz.

De oplossing van Qvalia is een platform waarmee bedrijven financiële processen op het gebied van inkoop en verkoop snel kunnen digitaliseren en automatiseren. Het modulaire platform kan worden aangepast aan de wensen en behoeften van gebruikers op het gebied van e-factuurbeheer, geautomatiseerde boekhouding en analyse. Het kan bovendien eenvoudig worden geïntegreerd met bestaande systemen, zoals ERP- of boekhoudsoftware.

Henri Taipale is de CEO en oprichter van Qvalia. Hij vertelt dat ze op een vrijdag een eerste ontmoeting hadden met Workbuster en dat ze de daaropvolgende maandag al een plan konden presenteren.

"Bij Qvalia zijn we sterk op Peppol gericht. Onze infrastructuur is gebaseerd op het netwerk als raamwerk. De digitalisering die daaruit voortvloeit, vormt een voorwaarde voor onze oplossingen met toegevoegde waarde, bijvoorbeeld op het gebied van boekhoudautomatisering en analyse", zegt hij.

In vergelijking met traditionele elektronische facturering en elektronisch orderbeheer via VAN biedt Peppol verschillende voordelen. Het is eenvoudiger om te beginnen met transactiestromen en verwerking, en u hoeft geen tijd en extra kosten te riskeren wanneer facturen bijvoorbeeld tussen verschillende dienstverleners worden verzonden.

Dankzij de openheid en internationale dekking van het netwerk is het hard op weg om de wereldwijde standaard voor e-facturering te worden.

“We beschikken over onze eigen, op maat ontwikkelde technologie voor de volledige infrastructuur, waardoor we snel oplossingen op maat voor onze klanten kunnen realiseren. Zo hebben we onze oplossing zo snel aan Workbuster kunnen leveren.”