Workbusterilla on pitkä tausta Ruotsin työvoimahallinnon yksityisten työnhakijoiden tilausten ja laskujen hallinnoinnissa. Kun työvoimahallinto päätti digitalisoida tapahtumat Euroopan laajuisen Peppol-standardin mukaisesti, Workbuster kääntyi Qvalian puoleen.

Suuri osa Ruotsin työvoimapalvelun, joka on julkinen työvoimapalveluista ja työvoimapolitiikan täytäntöönpanosta vastaava kansallinen valtion virasto, tehtävistä on nykyään yksityistetty ja yksityiset työvoimatoimistot ja palveluntarjoajat hoitavat niitä.

Workbuster on jo pitkään helpottanut tilausten ja laskujen kulkua näiden osapuolten välillä. Yritys tukee noin 130 itsenäistä palveluntarjoajaa.

Viime vuonna työvoimatoimisto päätti digitalisoida tilausten ja laskujen kulun Peppolin avulla. Peppol on eurooppalainen verkko sähköisten laskujen ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen vaihtoa varten, joka on nopeasti kasvanut yhdeksi maailman suurimmista.

"Asiakkaillamme ja meillä oli vain vähän aikaa muutokseen, vain noin kaksi kuukautta", Peter Spetz sanoo.

Kysyttyään asiaa viideltä VAN -palveluntarjoajalta, joista yksikään ei pystynyt toimittamaan ratkaisua kapeassa aikataulussa kohtuulliseen hintaan, Workbuster löysi Qvalian.

Yrityksellä oli jo ratkaisut Peppolin kautta tapahtuvaan laskutukseen, mutta ei verkoston vaatimusten mukaista ratkaisua sähköiseen tilausten käsittelyyn.

"Qvaliassa he olivat uskomattoman ketteriä. He saivat hyvin nopeasti Peppolin mukaisen tilaustenhallinnan järjestelmäänsä ja täysin tiukan aikataulun mukaisesti."

Yksi haaste oli Workbusterin hallinnoimat merkittävät transaktiovolyymit. Esimerkiksi viimeisten 12 kuukauden aikana on käsitelty 250 000 uutta osallistujaa Ruotsin työvoimahallinnon ohjelmassa, jossa laskujen ja tilausten määrä on lähes miljoona tapahtumaa.

"Otimme yhteyttä Qvaliaan syyskuussa, ja lokakuussa kaikki oli valmista, ja ensimmäinen asiakas aloitti. Se kesti alle neljä viikkoa. Olemme tyytyväisiä Qvaliaan", Peter Spetz sanoo.

Qvalian ratkaisu on alusta, jolla yritykset voivat nopeasti digitalisoida ja automatisoida ostoihin ja myyntiin liittyviä talousprosesseja. Modulaarista alustaa voidaan mukauttaa käyttäjien toiveiden ja tarpeiden mukaan verkkolaskujen hallinnan, automatisoidun kirjanpidon ja analysoinnin osalta. Se on myös helppo integroida olemassa oleviin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaus- tai kirjanpito-ohjelmistoihin.

Henri Taipale on Qvalian toimitusjohtaja ja perustaja. Hän kertoo, että heillä oli ensimmäinen tapaaminen Workbusterin kanssa perjantaina, ja seuraavana maanantaina he pystyivät esittämään suunnitelman.

"Me Qvaliassa olemme erittäin Peppol-keskeisiä. Infrastruktuurimme perustuu verkkoon kehyksenä. Tästä seuraava digitalisaatio on edellytys lisäarvoratkaisuillemme esimerkiksi kirjanpidon automatisoinnissa ja analytiikassa", hän sanoo.

Verrattuna perinteiseen verkkolaskutukseen ja sähköiseen tilausten hallintaan VAN -palveluiden avulla Peppolilla on useita etuja. Tapahtumavirtojen ja -käsittelyn aloittaminen on helpompaa, eikä sinun tarvitse ottaa riskiä ajasta ja ylimääräisistä kustannuksista, kun laskuja lähetetään esimerkiksi eri palveluntarjoajien välillä.

Verkoston avoimuuden ja kansainvälisen kattavuuden ansiosta siitä on tulossa sähköisen laskutuksen maailmanlaajuinen standardi.

"Meillä on omaa, räätälöityä teknologiaa koko infrastruktuuria varten, jotta voimme luoda räätälöityjä ratkaisuja asiakkaillemme nopeasti. Näin toimitimme ratkaisumme Workbusterille niin nopeasti."