Workbuster har lang erfaring med å håndtere bestillinger og fakturaer for den svenske arbeidsformidlingens private leverandører innen jobbmatching. Da Arbetsförmedlingen bestemte seg for å digitalisere transaksjonene i henhold til Peppol, en felleseuropeisk standard, henvendte Workbuster seg til Qvalia.

En stor del av Arbetsförmedlingens ansvarsområder, det nasjonale statlige organet for offentlige arbeidsformidlingstjenester og gjennomføring av arbeidsmarkedspolitikken, er i dag privatisert og utføres av private arbeidsformidlingsbyråer og tjenesteleverandører.

Workbuster har lenge lagt til rette for ordre- og fakturaflyten mellom disse partene. Selskapet støtter rundt 130 uavhengige leverandører.

I fjor bestemte arbeidsformidlingen seg for å digitalisere flyten av bestillinger og fakturaer ved hjelp av Peppol, et europeisk nettverk for utveksling av e-fakturaer og andre forretningsdokumenter som raskt har vokst til å bli et av verdens største.

"Kundene våre og vi hadde minimalt med tid til å endre oss, bare to måneder eller så," sier Peter Spetz.

Etter å ha spurt fem tjenesteleverandører påVAN , og ingen av dem kunne levere en løsning til en rimelig pris innenfor den knappe tidsrammen, fant Workbuster Qvalia.

Selskapet hadde allerede løsninger for fakturering via Peppol, men ikke en løsning for e-ordrehåndtering i henhold til nettverkets krav.

"Hos Qvalia var de utrolig smidige. De var veldig raske til å få ordrehåndtering i henhold til Peppol i systemet sitt, og helt i henhold til den stramme tidsplanen".

En utfordring var de betydelige transaksjonsvolumene som Workbuster håndterer. I løpet av den siste 12-månedersperioden har for eksempel 250 000 nye deltakere blitt håndtert for den svenske arbeidsformidlingens program, der antallet transaksjoner av fakturaer og bestillinger er nær en million.

"Vi kom i kontakt med Qvalia i september, og i oktober var alt klart, og den første kunden var i gang. Det tok mindre enn fire uker. Vi er strålende fornøyd med Qvalia", sier Peter Spetz.

Qvalias løsning er en plattform der bedrifter raskt kan digitalisere og automatisere økonomiske prosesser knyttet til innkjøp og salg. Den modulbaserte plattformen kan tilpasses ut fra brukernes ønsker og behov innen e-fakturahåndtering, automatisert regnskap og analyse. Den kan også enkelt integreres med eksisterende systemer, for eksempel ERP- eller regnskapsprogramvare.

Henri Taipale er administrerende direktør og grunnlegger av Qvalia. Han forteller at de hadde et første møte med Workbuster på en fredag, og mandagen etter kunne de presentere en plan.

"I Qvalia er vi svært Peppol-orienterte. Infrastrukturen vår er basert på nettverket som rammeverk. Digitaliseringen som følger er en forutsetning for våre verdiskapende løsninger, for eksempel innen regnskapsautomatisering og analyse", sier han.

Sammenlignet med tradisjonell e-fakturering og e-ordrehåndtering ved hjelp av VAN -tjenester, har Peppol flere fordeler. Det er enklere å komme i gang med transaksjonsflyt og -behandling, og du slipper å risikere tid og ekstra kostnader når fakturaer for eksempel skal sendes mellom ulike tjenesteleverandører.

Nettverkets åpenhet og internasjonale dekning har gjort at det er på god vei til å bli den globale standarden for e-fakturering.

"Vi har vår egen spesialutviklede teknologi for hele infrastrukturen, slik at vi raskt kan lage skreddersydde løsninger for kundene våre. Det var slik vi leverte løsningen vår til Workbuster så raskt."