Společnost Workbuster má dlouholeté zkušenosti se správou objednávek a faktur pro soukromé dodavatele švédské veřejné služby zaměstnanosti v oblasti zprostředkování pracovních míst. Když se veřejná služba zaměstnanosti rozhodla digitalizovat transakce podle evropského standardu Peppol, obrátila se společnost Workbuster na společnost Qvalia.

Velká část povinností švédské veřejné služby zaměstnanosti, která je národní vládní agenturou pro veřejné služby zaměstnanosti a provádění politiky zaměstnanosti, je dnes privatizována a vykonávána soukromými agenturami práce a poskytovateli služeb.

Workbuster již dlouhou dobu usnadňuje tok objednávek a faktur mezi těmito stranami. Společnost podporuje přibližně 130 nezávislých poskytovatelů.

V loňském roce se Úřad práce rozhodl digitalizovat tok objednávek a faktur pomocí Peppol, evropské sítě pro výměnu elektronických faktur a dalších obchodních dokumentů, která se rychle stala jednou z největších na světě.

„Naši zákazníci i my jsme měli na změnu jen minimální čas, pouhé dva měsíce,“ říká Peter Spetz.

Poté, co oslovila pět poskytovatelůVAN , z nichž žádný nebyl schopen dodat řešení v krátkém časovém horizontu za rozumnou cenu, společnost Workbuster našla společnost Qvalia.

Společnost již měla řešení pro fakturaci prostřednictvím Peppol, ale neměla řešení pro zpracování elektronických objednávek v souladu s požadavky sítě.

„Ve společnosti Qvalia byli neuvěřitelně agilní. Velmi rychle zavedli správu objednávek podle Peppol do svého systému a zcela v souladu s napjatým harmonogramem.“

Jednou z výzev byl značný objem transakcí, které Workbuster spravuje. Například během posledních 12 měsíců bylo v rámci programu švédské veřejné služby zaměstnanosti zpracováno 250 000 nových účastníků, přičemž počet transakcí faktur a objednávek se blíží jednomu milionu.

„V září jsme navázali kontakt se společností Qvalia a v říjnu bylo vše připraveno a první zákazník mohl začít. Trvalo to méně než čtyři týdny. Se společností Qvalia jsme velmi spokojeni,“ říká Peter Spetz.

Řešení společnosti Qvalia představuje platformu, na které mohou firmy rychle digitalizovat a automatizovat finanční procesy související s nákupem a prodejem. Modulární platforma se dá přizpůsobit požadavkům a potřebám uživatelů v oblasti správy elektronických faktur, automatizovaného účetnictví a analýzy. Lze ji také snadno integrovat do stávajících systémů, jako jsou ERP nebo účetní software.

Henri Taipale je generální ředitel a zakladatel společnosti Qvalia. Říká, že první schůzku s Workbusterem měli v pátek a následující pondělí již byli schopni předložit plán.

„Ve společnosti Qvalia se velmi orientujeme na Peppol. Naše infrastruktura je založena na síti jakožto rámci. Následná digitalizace je předpokladem pro naše řešení s přidanou hodnotou, například v oblasti automatizace účetnictví a analytiky,“ říká.

Ve srovnání s tradiční elektronickou fakturací a správou elektronických objednávek pomocí VAN má Peppol několik výhod. Je snazší začít s toky transakcí a jejich zpracováním a nemusíte riskovat ztrátu času a dodatečné náklady, například při zasílání faktur mezi různými poskytovateli služeb.

Díky své otevřenosti a mezinárodnímu pokrytí se tato síť stává globálním standardem pro elektronickou fakturaci.

„Disponujeme vlastní technologií vyvinutou na míru pro celou infrastrukturu, díky níž můžeme našim zákazníkům rychle vytvářet řešení šitá na míru. Právě proto jsme mohli společnosti Workbuster dodat naše řešení tak rychle.“