Workbuster har lang erfaring med at håndtere ordrer og fakturaer for den svenske arbejdsformidlings private leverandører inden for jobmatchning. Da den offentlige arbejdsformidling besluttede at digitalisere transaktioner i henhold til Peppol, en europæisk standard, henvendte Workbuster sig til Qvalia.

En stor del af Arbejdsformidlingens opgaver, som er det nationale statslige organ for offentlig arbejdsformidling og gennemførelse af arbejdsmarkedspolitikken, er i dag privatiseret og udføres af private arbejdsformidlinger og tjenesteudbydere.

Workbuster har længe faciliteret ordre- og fakturaflowet mellem disse parter. Virksomheden støtter omkring 130 uafhængige udbydere.

Sidste år besluttede arbejdsformidlingen at digitalisere strømmen af ordrer og fakturaer ved hjælp af Peppol, et europæisk netværk til udveksling af e-fakturaer og andre forretningsdokumenter, som hurtigt er vokset til et af verdens største.

"Vores kunder og vi havde kun en minimal tid til at ændre os, kun to måneder eller deromkring", siger Peter Spetz.

Efter at have spurgt fem VAN tjenesteudbydere, hvoraf ingen kunne levere en løsning inden for den snævre tidsramme til en rimelig pris, fandt Workbuster Qvalia.

Virksomheden havde allerede løsninger til fakturering via Peppol, men ikke en løsning til håndtering af e-ordrer, der opfyldte netværkets krav.

"I Qvalia var de utroligt smidige. De var meget hurtige til at få ordrehåndtering i overensstemmelse med Peppol ind i deres system og helt i overensstemmelse med den stramme tidsplan".

En af udfordringerne var de store transaktionsmængder, som Workbuster håndterer. I løbet af de sidste 12 måneder er der f.eks. blevet håndteret 250.000 nye deltagere til Arbejdsformidlingens program, hvor antallet af transaktioner af fakturaer og ordrer er tæt på en million.

"Vi kom i kontakt med Qvalia i september, og i oktober var alt klar, og den første kunde startede. Det tog mindre end fire uger. Vi er meget tilfredse med Qvalia", siger Peter Spetz.

Qvalias løsning er en platform, hvor virksomheder hurtigt kan digitalisere og automatisere finansielle processer i forbindelse med indkøb og salg. Den modulopbyggede platform kan tilpasses ud fra brugernes ønsker og behov inden for e-fakturahåndtering, automatiseret regnskab og analyse. Den er også let at integrere med eksisterende systemer, f.eks. ERP- eller regnskabssoftware.

Henri Taipale er CEO og grundlægger af Qvalia. Han fortæller, at de havde et første møde med Workbuster en fredag, og den følgende mandag kunne de præsentere en plan.

"Hos Qvalia er vi meget Peppol-orienterede. Vores infrastruktur er baseret på netværket som en ramme. Den efterfølgende digitalisering er en forudsætning for vores værdiskabende løsninger, f.eks. inden for regnskabsautomatisering og analyse", siger han.

Sammenlignet med traditionel e-fakturering og e-ordrehåndtering ved hjælp af VAN -tjenester har Peppol flere fordele. Det er lettere at komme i gang med transaktionsflow og -behandling, og man behøver ikke at risikere tid og ekstra omkostninger, når fakturaer f.eks. skal sendes mellem forskellige tjenesteudbydere.

Netværkets åbenhed og internationale dækning har betydet, at det er godt på vej til at blive den globale standard for e-fakturering.

"Vi har vores egen specialbyggede teknologi til hele infrastrukturen, så vi hurtigt kan skabe skræddersyede løsninger til vores kunder. Det var sådan, vi leverede vores løsning til Workbuster så hurtigt".