Spoločnosť Workbuster má dlhoročné skúsenosti so spravovaním objednávok a faktúr pre súkromných dodávateľov švédskej verejnej služby zamestnanosti v oblasti sprostredkovania práce. Keď sa verejná služba zamestnanosti rozhodla digitalizovať transakcie podľa európskeho štandardu Peppol, spoločnosť Workbuster sa obrátila na Qvalia.

Veľká časť povinností Švédskej verejnej služby zamestnanosti, národnej vládnej agentúry pre verejné služby zamestnanosti a implementáciu politiky zamestnanosti, je dnes privatizovaná a vykonávaná súkromnými agentúrami zamestnanosti a poskytovateľmi služieb.

Workbuster už dlho uľahčuje tok objednávok a faktúr medzi týmito stranami. Spoločnosť podporuje približne 130 nezávislých poskytovateľov.

V minulom roku sa Úrad práce rozhodol digitalizovať tok objednávok a faktúr pomocou Peppol, európskej siete na výmenu elektronických faktúr a iných obchodných dokumentov, ktorá sa rýchlo stala jednou z najväčších na svete.

„Naši zákazníci a my sme mali na zmenu len minimálny čas, približne dva mesiace,“ hovorí Peter Spetz.

Po oslovení piatich poskytovateľovVAN , z ktorých žiaden nebol schopný dodať riešenie v krátkom časovom horizonte za rozumnú cenu, spoločnosť Workbuster našla spoločnosť Qvalia.

Spoločnosť už mala riešenia pre fakturáciu prostredníctvom Peppol, ale nemala riešenie pre spracovanie elektronických objednávok v súlade s požiadavkami siete.

„V spoločnosti Qvalia boli neuveriteľne agilní. Veľmi rýchlo zaviedli správu objednávok podľa Peppol do svojho systému a úplne v súlade s napätým harmonogramom.“

Jednou z výziev bol významný objem transakcií, ktoré Workbuster spravuje. Napríklad za posledných 12 mesiacov bolo spracovaných 250 000 nových účastníkov programu švédskej verejnej služby zamestnanosti, kde počet transakcií faktúr a objednávok dosahuje takmer jeden milión.

„V septembri sme kontaktovali spoločnosť Qvalia a v októbri bolo všetko pripravené a začal prvý zákazník. Trvalo to menej ako štyri týždne. Sme s Qvalia veľmi spokojní,“ hovorí Peter Spetz.

Riešenie spoločnosti Qvalia je platforma, na ktorej môžu firmy rýchlo digitalizovať a automatizovať finančné procesy súvisiace s nákupom a predajom. Modulárna platforma sa dá prispôsobiť požiadavkám a potrebám používateľov v oblasti správy elektronických faktúr, automatizovaného účtovníctva a analýzy. Dá sa tiež ľahko integrovať do existujúcich systémov, ako sú ERP alebo účtovný softvér.

Henri Taipale je generálny riaditeľ a zakladateľ spoločnosti Qvalia. Hovorí, že prvú schôdzku s Workbusterom mali v piatok a už v pondelok mohli predstaviť plán.

„V spoločnosti Qvalia sme veľmi orientovaní na Peppol. Naša infraštruktúra je založená na sieti ako rámci. Digitalizácia, ktorá z toho vyplýva, je predpokladom pre naše riešenia s pridanou hodnotou, napríklad v oblasti automatizácie účtovníctva a analýzy,“ hovorí.

V porovnaní s tradičnou elektronickou fakturáciou a správou elektronických objednávok pomocou VAN má Peppol niekoľko výhod. Je jednoduchšie začať s tokom transakcií a ich spracovaním a nemusíte riskovať čas a dodatočné náklady, keď sa faktúry posielajú medzi rôznymi poskytovateľmi služieb.

Vďaka svojej otvorenosti a medzinárodnému pokrytiu sa táto sieť stáva globálnym štandardom pre elektronickú fakturáciu.

„Máme vlastnú technológiu šitú na mieru pre celú infraštruktúru, vďaka ktorej môžeme rýchlo vytvárať riešenia na mieru pre našich zákazníkov. Takto sme mohli tak rýchlo dodať naše riešenie spoločnosti Workbuster.“