Workbuster verwaltet seit langem Aufträge und Rechnungen für die privaten Auftragnehmer des schwedischen Arbeitsamtes bei der Stellenvermittlung. Als das Arbeitsamt beschloss, die Transaktionen nach Peppol, einem europaweiten Standard, zu digitalisieren, wandte sich Workbuster an Qvalia.

Ein großer Teil der Aufgaben der schwedischen Arbeitsverwaltung, der nationalen Regierungsbehörde für die öffentliche Arbeitsvermittlung und die Umsetzung der Arbeitsmarktpolitik, ist heute privatisiert und wird von privaten Arbeitsvermittlern und Dienstleistern ausgeführt.

Workbuster erleichtert seit langem den Auftrags- und Rechnungsfluss zwischen diesen Parteien. Das Unternehmen unterstützt etwa 130 unabhängige Anbieter.

Im vergangenen Jahr beschloss die Arbeitsverwaltung, den Bestell- und Rechnungsfluss mit Hilfe von Peppol zu digitalisieren, einem europäischen Netz für den Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente, das sich schnell zu einem der größten der Welt entwickelt hat.

"Unsere Kunden und wir hatten eine minimale Umstellungszeit, nur etwa zwei Monate", sagt Peter Spetz.

Nach einer Anfrage bei fünf VAN Dienstleistern, von denen keiner eine Lösung innerhalb des engen Zeitrahmens zu einem angemessenen Preis liefern konnte, fand Workbuster Qvalia.

Das Unternehmen verfügte bereits über Lösungen für die Rechnungsstellung über Peppol, aber nicht über eine Lösung für die elektronische Auftragsabwicklung, die den Anforderungen des Netzes entsprach.

"Qvalia war unglaublich agil. Sie haben die Auftragsverwaltung nach Peppol sehr schnell in ihr System integriert und den engen Zeitplan genau eingehalten.

Eine Herausforderung war das hohe Transaktionsvolumen, das Workbuster verwaltet. So wurden beispielsweise in den letzten 12 Monaten 250.000 neue Teilnehmer für das Programm der schwedischen Arbeitsverwaltung bearbeitet, wobei die Anzahl der Rechnungs- und Auftragstransaktionen fast eine Million beträgt.

"Wir haben uns im September mit Qvalia in Verbindung gesetzt, und im Oktober war alles fertig, und der erste Kunde konnte anfangen. Es dauerte weniger als vier Wochen. Wir sind sehr zufrieden mit Qvalia", sagt Peter Spetz.

Die Lösung von Qvalia ist eine Plattform, mit der Unternehmen ihre Finanzprozesse in Bezug auf Einkauf und Verkauf schnell digitalisieren und automatisieren können. Die modulare Plattform kann je nach den Wünschen und Bedürfnissen der Nutzer in den Bereichen elektronische Rechnungsverwaltung, automatisierte Buchhaltung und Analyse angepasst werden. Sie lässt sich auch leicht in bestehende Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren.

Henri Taipale ist der CEO und Gründer von Qvalia. Er erzählt, dass sie an einem Freitag ein erstes Treffen mit Workbuster hatten und am folgenden Montag einen Plan vorlegen konnten.

"Bei Qvalia sind wir stark Peppol-orientiert. Unsere Infrastruktur basiert auf dem Netzwerk als Rahmen. Die anschließende Digitalisierung ist eine Voraussetzung für unsere Mehrwertlösungen, zum Beispiel in der Buchhaltungsautomatisierung und Analytik", sagt er.

Im Vergleich zur herkömmlichen elektronischen Rechnungsstellung und Auftragsverwaltung über die Dienste von VAN bietet Peppol mehrere Vorteile. Es ist einfacher, mit den Transaktionsflüssen und der Verarbeitung zu beginnen, und Sie müssen keine Zeit und zusätzliche Kosten riskieren, wenn Rechnungen beispielsweise zwischen verschiedenen Dienstleistern versendet werden.

Dank der Offenheit des Netzes und seiner internationalen Reichweite ist es auf dem besten Weg, sich zum weltweiten Standard für die elektronische Rechnungsstellung zu entwickeln.

"Wir haben unsere eigene, maßgeschneiderte Technologie für die gesamte Infrastruktur, um schnell maßgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln. So konnten wir unsere Lösung für Workbuster so schnell bereitstellen".