تتمتع Workbuster بخبرة طويلة في إدارة الطلبات والفواتير للمتعاقدين من القطاع الخاص مع مصلحة التوظيف العامة السويدية في مجال التوفيق بين العرض والطلب في سوق العمل. وعندما قررت مصلحة التوظيف العامة رقمنة المعاملات وفقًا لمعيار Peppol، وهو معيار أوروبي، لجأت Workbuster إلى Qvalia.

وقد تمت اليوم خصخصة جزء كبير من مهام «هيئة التوظيف العامة السويدية» — وهي الوكالة الحكومية الوطنية المعنية بخدمات التوظيف العامة وتنفيذ سياسات العمل — وتقوم بهذه المهام حالياً وكالات توظيف خاصة ومقدمو خدمات من القطاع الخاص.

لطالما ساهمت Workbuster في تسهيل تدفق الطلبات والفواتير بين هذه الأطراف. وتدعم الشركة حوالي 130 مزودًا مستقلًا.

في العام الماضي، قررت مصلحة التوظيف رقمنة تدفق الطلبات والفواتير باستخدام Peppol، وهي شبكة أوروبية لتبادل الفواتير الإلكترونية والوثائق التجارية الأخرى، والتي سرعان ما أصبحت واحدة من أكبر الشبكات في العالم.

يقول بيتر سبيتز: «لم يكن أمامنا نحن وعملائنا سوى وقت قصير للتكيف، لم يتجاوز شهرين تقريبًا».

بعد الاستفسار من خمسة مزوديVAN لم يتمكن أي منهم من تقديم حل في غضون تلك الفترة الزمنية القصيرة وبسعر معقول، عثرت Workbuster على شركة Qvalia.

كانت الشركة تمتلك بالفعل حلولاً لإصدار الفواتير عبر Peppol، لكنها لم تكن تمتلك حلاً لمعالجة الطلبات الإلكترونية يتوافق مع متطلبات الشبكة.

"في شركة Qvalia، أبدوا مرونة لا تصدق. فقد سارعوا إلى تفعيل إدارة الطلبات وفقًا لمعيار Peppol في نظامهم، وذلك في إطار الالتزام التام بالجدول الزمني الضيق".

كان أحد التحديات هو حجم المعاملات الكبير الذي تديره Workbuster. فعلى سبيل المثال، خلال الاثني عشر شهراً الماضية، تمت معالجة 250,000 مشارك جديد في برنامج مصلحة التوظيف العامة السويدية، حيث يقترب عدد معاملات الفواتير والطلبات من المليون.

"اتصلنا بشركة Qvalia في سبتمبر، وبحلول أكتوبر كان كل شيء جاهزًا، وبدأ أول عميل في التعامل معنا. لم يستغرق الأمر أكثر من أربعة أسابيع. نحن سعداء للغاية بخدمات Qvalia"، يقول بيتر سبيتز.

يتمثل حل «كفاليا» في منصة تتيح للشركات رقمنة وأتمتة العمليات المالية المتعلقة بالمشتريات والمبيعات بسرعة. ويمكن تكييف هذه المنصة المكونة من وحدات نمطية وفقًا لطلبات المستخدمين واحتياجاتهم في مجالات إدارة الفواتير الإلكترونية والمحاسبة الآلية والتحليل. كما يمكن دمجها بسهولة مع الأنظمة الحالية، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برامج المحاسبة.

هنري تايبيلي هو الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة «كفاليا». ويقول إنهم عقدوا أول اجتماع مع «ووركباستر» يوم الجمعة، وبحلول يوم الاثنين التالي، تمكنوا من تقديم خطة.

"في شركة Qvalia، نركز بشكل كبير على Peppol. وتستند بنيتنا التحتية إلى الشبكة كإطار عمل. وتعد عملية الرقمنة التي تلي ذلك شرطًا أساسيًا لحلولنا ذات القيمة المضافة، على سبيل المثال، في مجال أتمتة المحاسبة والتحليلات"، كما يقول.

بالمقارنة مع أنظمة الفوترة الإلكترونية وإدارة الطلبات الإلكترونية التقليدية التي تستخدم VAN ، تتمتع Peppol بعدة مزايا. فهي تتيح البدء بتدفقات المعاملات ومعالجتها بسهولة أكبر، كما أنها تغنيك عن المخاطرة بضياع الوقت وتكبد تكاليف إضافية عند إرسال الفواتير بين مزودي الخدمات المختلفين، على سبيل المثال.

بفضل انفتاح الشبكة وتغطيتها الدولية، أصبحت في طريقها لتصبح المعيار العالمي للفواتير الإلكترونية.

"نمتلك تقنية خاصة بنا ومصممة خصيصًا لتغطية البنية التحتية بأكملها، مما يتيح لنا تقديم حلول مصممة خصيصًا لعملائنا بسرعة. وهكذا تمكنا من تقديم حلنا لشركة Workbuster بهذه السرعة".