Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und des elektronischen Beschaffungswesens nimmt in der öffentlichen Verwaltung in Europa immer mehr zu. Im Zuge der Digitalisierung, Automatisierung und datengesteuerten Entscheidungsfindung sind diese Technologien für Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen von entscheidender Bedeutung.
Eine kürzlich in Schweden von DIGG, der schwedischen Agentur für digitale Verwaltung, durchgeführte Studie bietet wertvolle Einblicke in Kommunen, regionale Verwaltungen und zentrale Regierungsbehörden. Mit einer Rücklaufquote von 72 % bietet die Studie Einblicke in Trends, Herausforderungen und künftige Bedürfnisse bei der digitalen Beschaffung und der Verwaltung von Finanztransaktionen.
Was ist e-Procurement?
Im schwedischen öffentlichen Sektor ist E-Procurement (im Bericht als "e-handel" bezeichnet) die digitale Abwicklung von Einkaufsprozessen zwischen öffentlichen Einrichtungen und Lieferanten. Ziel ist es, die Effizienz, Transparenz und Kontrolle des öffentlichen Einkaufs zu erhöhen. DIGG liefert diese Definition:
Unter E-Procurement versteht man die digitale Abwicklung des Einkaufsprozesses, von der Bestellung bis zur Rechnungsverwaltung. Es umfasst die Verwendung standardisierter elektronischer Nachrichten für den Austausch von z. B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferbenachrichtigungen und Rechnungen.
Das Wachstum der e-Beschaffung
Der Studie zufolge entwickelt sich die elektronische Beschaffung zu einer Standardpraxis im öffentlichen Sektor, die durch die Notwendigkeit einer besseren Finanzkontrolle und einer effizienteren Beschaffung in großem Maßstab bedingt ist.
- 70 % der Organisationen des öffentlichen Sektors haben die elektronische Beschaffung eingeführt, ein Anstieg von 5 Prozentpunkten seit der letzten Messung im Jahr 2021.
- Die Einführungsrate korreliert mit der Unternehmensgröße: Größere Unternehmen haben mit größerer Wahrscheinlichkeit E-Procurement-Systeme vollständig eingeführt.
- Verbrauchsmaterialien, Lebensmittel, IT-Ausrüstung, Gutachten und Ausrüstung für das Gesundheitswesen sind die häufigsten Kategorien für die elektronische Beschaffung.
- In den Bereichen soziale Dienste, Personalbeschaffung, Fahrzeugbeschaffung, Transport und Bauprojekte ist die Akzeptanz deutlich geringer.
Unternehmen, die das elektronische Beschaffungswesen nutzen, erweitern ihre Lieferantennetzwerke und senden elektronische Bestellungen an eine wachsende Zahl von Anbietern. Dies zeigt, dass ein breiterer Wandel hin zu strukturierten digitalen Beschaffungsrahmen stattfindet.
Vorteile der elektronischen Beschaffung
Die Organisationen des öffentlichen Sektors erkennen mit überwältigender Mehrheit die Vorteile der e-Beschaffung an. Auf einer 5-Punkte-Skala bewerten die Regionen und Kommunen den Wert mit 4,6 bzw. 4,5 , während die Zentralbehörden ihn mit 3,9 bewerten. Der am meisten geschätzte Vorteil ist die verbesserte Finanzkontrolle, gefolgt von der gesteigerten Effizienz und den besseren Nachverfolgungsmöglichkeiten.
Darüber hinaus wurden auf allen Verwaltungsebenen vermehrt Arbeitsabläufe zur Vorabgenehmigung von Aufträgen eingeführt, wodurch die Finanzverwaltung weiter gestärkt wurde.
E-Invoicing und Standardisierung
Die elektronische Rechnungsstellung ist eine gängige Praxis in der europäischen öffentlichen Verwaltung, insbesondere seit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die strukturierte elektronische Rechnungen vorschreibt.
Die wichtigsten Ergebnisse der Studie:
- 82 % aller Lieferantenrechnungen, die bei öffentlichen Einrichtungen eingehen, sind elektronische Rechnungen, was dem Niveau von 2021 entspricht.
- Automatisierte Rechnungsbuchung und -genehmigung nimmt zu - über80 % der Unternehmen automatisieren die Kostenzuweisung, während mehr als 60 % automatische Genehmigungsverfahren für wiederkehrende Rechnungen wie Versorgungsleistungen und Abonnements anwenden.
- Der Anteil der an Unternehmen ausgehenden elektronischen Rechnungen ist von 24 % auf 50 % gestiegen, was einen starken Aufwärtstrend bei der Einführung der digitalen Rechnungsstellung bei B2G- und B2B-Transaktionen zeigt.
Trotz des allgemeinen Fortschritts gibt es jedoch in einigen Gemeinden und Regionen noch erhebliche Lücken bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, was darauf hindeutet, dass es bei der vollständigen Umsetzung noch Herausforderungen gibt.
Peppol bei digitalen Transaktionen
Peppol, das internationale Business Messaging Network, spielt eine immer wichtigere Rolle bei digitalen Finanztransaktionen:
- 85 % der öffentlichen Einrichtungen verwenden Peppol für Lieferantenrechnungen, bei der letzten Messung waren es noch 54 %.
- Bei den Ausgangsrechnungen ist die Akzeptanz mit 58 % geringer, obwohl dies eine Steigerung gegenüber den Vorjahren darstellt.
- Die Hauptgründe für die Einführung von Peppol sind die Anforderungen von Lieferanten und Kunden, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Bedarf an einem standardisierten, strukturierten Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung.
Das Wachstum von Peppol unterstreicht die Bedeutung der internationalen Interoperabilität und der nahtlosen digitalen Beschaffung über Grenzen hinweg.
Herausforderungen und Unterstützungsbedarf
Obwohl Fortschritte zu verzeichnen sind, berichten Organisationen des öffentlichen Sektors immer noch von erheblichen Herausforderungen bei der Weiterentwicklung ihrer E-Invoicing- und E-Procurement-Funktionen.
- 41 % der Befragten geben an, dass sie zusätzliche Unterstützung benötigen, um digitale Beschaffungs- und Rechnungsstellungsprozesse weiterzuentwickeln.
- Die größten Hindernisse sind finanzielle und personelle Ressourcen, gefolgt vom Bedarf an Aus- und Weiterbildung in Bezug auf bewährte Verfahren der digitalen Beschaffung.
- Größere Regierungsbehörden und regionale Verwaltungen haben den größten Bedarf an Unterstützung, insbesondere bei der Kommunikation mit den Lieferanten und der Einhaltung von Vorschriften.
Die wichtigsten Erkenntnisse für die Zukunft der digitalen Beschaffung
Der Bericht unterstreicht den stetigen Wandel hin zu vollständig digitalen und automatisierten Finanzabläufen im öffentlichen Sektor. Es haben sich jedoch mehrere wichtige Trends und Prioritäten herauskristallisiert:
- Kontinuierliche Ausweitung der elektronischen Beschaffung - Immer mehr Unternehmen integrieren digitale Beschaffungsabläufe, aber die Akzeptanz ist je nach Kategorie und Branche unterschiedlich.
- Mehr Vertrauen in KI und Automatisierung - Automatisierte Rechnungsvalidierung, Klassifizierung und Genehmigungsworkflows reduzieren die manuellen Bearbeitungszeiten und verbessern die finanzielle Governance.
- Interoperabilität und Standardisierung - Peppol wird für die nahtlose, grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung immer wichtiger.
- Investitionen in Ressourcen und Schulungen - Die Behebung von Finanz- und Wissenslücken wird entscheidend sein, um eine flächendeckende Einführung auf allen Verwaltungsebenen zu gewährleisten.
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