Sähköisen laskutuksen ja sähköisten hankintojen käyttöönotto kiihtyy koko Euroopan julkishallinnossa. Hallitusten ja laitosten siirtyessä kohti digitalisointia, automatisointia ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa nämä teknologiat ovat ratkaisevan tärkeitä tehokkuuden, avoimuuden ja kustannussäästöjen kannalta.
Ruotsissa hiljattain tehty tutkimus, jonka toteutti DIGG, Ruotsin digitaalisen hallinnon virasto, tarjoaa arvokasta tietoa kuntien, aluehallintojen ja keskushallinnon virastojen keskuudessa. Tutkimus, jonka vastausprosentti oli 72 prosenttia, tarjoaa tietoa digitaalisten hankintojen ja rahoitustapahtumien hallinnan suuntauksista, haasteista ja tulevista tarpeista.
Mitä sähköinen hankinta on?
Ruotsin julkisella sektorilla sähköiset hankinnat (raportissa käytetään nimitystä "e-handel") ovat julkisen sektorin organisaatioiden ja toimittajien välisten hankintaprosessien digitaalista käsittelyä. Tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen tehokkuutta, avoimuutta ja valvontaa. DIGG antaa tämän määritelmän:
Sähköisellä hankinnalla tarkoitetaan ostoprosessin toteuttamista digitaalisesti tilauksesta laskujen hallintaan. Siihen kuuluu standardoitujen sähköisten viestien käyttö esimerkiksi tilausten, tilausvahvistusten, toimitusilmoitusten ja laskujen vaihtoon."
Sähköisten hankintojen kasvu
Tutkimuksen mukaan sähköisistä hankinnoista on tulossa vakiokäytäntö julkisella sektorilla, mikä johtuu tarpeesta parantaa varainhoidon valvontaa ja tehostaa laajamittaisia hankintoja.
- 70 prosenttia julkisen sektorin organisaatioista on ottanut käyttöön sähköiset hankinnat, mikä on 5 prosenttiyksikön lisäys edellisestä mittauksesta vuonna 2021.
- Käyttöönottoaste korreloi organisaation koon kanssa - suuremmat yksiköt ovat todennäköisemmin ottaneet sähköiset hankintajärjestelmät täysimääräisesti käyttöön.
- Kulutustavarat, elintarvikkeet, tietotekniset laitteet, asiantuntijalausunnot ja terveydenhuoltoon liittyvät laitteet ovat yleisimpiä sähköisten hankintojen luokkia.
- Käyttöönotto on huomattavasti vähäisempää sosiaalipalveluissa, henkilöstöön liittyvissä hankinnoissa, ajoneuvohankinnoissa, kuljetuksissa ja rakennushankkeissa.
Sähköisiä hankintoja käyttävät organisaatiot laajentavat toimittajaverkostojaan ja lähettävät sähköisiä tilauksia yhä useammille toimittajille. Tämä on osoitus laajemmasta siirtymisestä kohti jäsenneltyjä digitaalisia hankintakehyksiä.
Sähköisen hankinnan edut
Julkisen sektorin organisaatiot tunnustavat ylivoimaisesti sähköisten hankintojen edut. Viisiportaisella asteikolla alueet arvioivat sen arvoksi 4,6 ja kunnat 4,5, kun taas keskusvirastot arvioivat sen arvoksi 3,9. Eniten arvostettu hyöty on parempi varainhoidon valvonta, jonka jälkeen tulevat tehokkuuden parantuminen ja paremmat seurantaominaisuudet.
Lisäksi ennakkohyväksyntää edeltävien työnkulkujen käyttöönotto ennen tilausten tekemistä on lisääntynyt kaikilla hallinnon tasoilla, mikä vahvistaa entisestään varainhoidon hallinnointia.
Sähköinen laskutus ja standardointi
Sähköinen laskutus on vakiintunut käytäntö Euroopan julkishallinnossa, erityisesti sen jälkeen, kun EU:n direktiivi 2014/55/EU velvoitti laatimaan jäsenneltyjä sähköisiä laskuja.
Tutkimuksen keskeiset tulokset:
- 82 prosenttia kaikista julkisyhteisöjen vastaanottamista toimittajalaskuista on sähköisiä laskuja, mikä vastaa vuoden 2021 tasoa.
- Automaattinen laskujen kirjaaminen ja hyväksyminen on kasvussa - yli80 prosenttia organisaatioista automatisoi kustannusten jakamisen, ja yli 60 prosenttia käyttää automaattisia hyväksyntätyönkulkuja toistuviin laskuihin, kuten yleishyödyllisiin palveluihin ja tilauksiin.
- Yrityksille lähtevien verkkolaskujen osuus on noussut 24 prosentista 50 prosenttiin, mikä osoittaa, että digitaalisen laskutuksen käyttöönotto B2G- ja B2B-tapahtumissa on vahvassa nousussa.
Yleisestä edistyksestä huolimatta joissakin kunnissa ja alueilla on kuitenkin edelleen merkittäviä puutteita sähköisen laskutuksen käyttöönotossa, mikä viittaa siihen, että täysimittainen käyttöönotto on edelleen haasteellista.
Peppol digitaalisissa liiketoimissa
Kansainvälinen yritysviestintäverkko Peppol on yhä tärkeämmässä asemassa digitaalisessa rahaliikenteessä:
- 85 prosenttia julkisyhteisöistä käyttää Peppolia toimittajien laskujen käsittelyyn, kun edellisessä mittauksessa vastaava osuus oli 54 prosenttia.
- Lähtevien laskujen osuus on alhaisempi, 58 prosenttia, mutta se on kasvanut aiemmista vuosista.
- Peppolin käyttöönoton tärkeimpiä ajureita ovat myyjien ja asiakkaiden vaatimukset, lainsäädännön noudattaminen sekä tarve standardoidulle ja jäsennellylle lähestymistavalle verkkolaskutukseen.
Peppolin kasvu korostaa kansainvälisen yhteentoimivuuden ja saumattomien rajat ylittävien digitaalisten hankintojen merkitystä.
Haasteet ja tuen tarpeet
Vaikka edistystä on tapahtunut, julkisen sektorin organisaatiot raportoivat edelleen merkittävistä haasteista sähköisen laskutuksen ja sähköisten hankintojen valmiuksien kehittämisessä.
- 41 prosenttia vastaajista ilmoitti tarvitsevansa lisätukea digitaalisten hankinta- ja laskutusprosessien kehittämiseksi edelleen.
- Merkittävimmät esteet ovat taloudelliset ja henkilöresurssit, minkä jälkeen tarvitaan koulutusta digitaalisista hankintamenettelyistä.
- Suuret valtion virastot ja aluehallinnot ovat ilmaisseet merkittävimmän tuen tarpeen erityisesti toimittajaviestinnän ja säännösten noudattamisen osalta .
Digitaalisten hankintojen tulevaisuutta koskevat keskeiset huomiot
Raportissa korostetaan, että julkisella sektorilla siirrytään jatkuvasti kohti täysin digitaalisia ja automatisoituja rahoitustoiminnan työnkulkuja. Useita keskeisiä suuntauksia ja painopisteitä on kuitenkin noussut esiin:
- Sähköisten hankintojen laajeneminen jatkuu - Yhä useammat organisaatiot integroivat digitaalisia hankintatyönkulkuja, mutta niiden käyttöönotto on epätasaista eri luokkien ja alojen välillä.
- Suurempi luottamus tekoälyyn ja automaatioon - Automatisoidut laskujen validointi-, luokittelu- ja hyväksyntätyönkulut vähentävät manuaalisia käsittelyaikoja ja parantavat taloushallintoa.
- Yhteentoimivuus ja standardointi - Peppol on tulossa välttämättömäksi saumattomalle, rajatylittävälle verkkolaskutukselle.
- Investoinnit resursseihin ja koulutukseen - Rahoitus- ja tietämyspuutteiden korjaaminen on ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan varmistaa täysimittainen käyttöönotto kaikilla hallinnon tasoilla.
Haluatko oppia lisää yritysten ja viranomaisten myynti- ja ostotapahtumien digitaalisesta muutoksesta? Tutustu tähän whitepaper.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Integroidulla digitaalisella kaupalla (Integrated Digital Trade, IDT) tarkoitetaan saumatonta tavaroiden, palvelujen ja tietojen vaihtoa yritysten välillä digitaalisten alustojen ja teknologioiden avulla.
Jotta sähköisen hankinnan digitaalisessa muutoksessa voitaisiin edetä, talousdatan laadun parantaminen on kulmakivi tehokkuuden saavuttamisessa nopeuden, automaation ja oivaltavan analytiikan avulla. Seuraavassa kerrotaan, miksi tarvitset jäsenneltyä dataa sähköisissä hankintaprosesseissasi.
Yhdistyneiden kansakuntien tuotteiden ja palvelujen standardikoodi (UNSPSC) on maailmanlaajuisesti tunnustettu tuotteiden ja palvelujen luokitusjärjestelmä. Se tarjoaa standardoidun tavan luokitella erilaisia tavaroita ja palveluja eri toimialoilla.