Verejná správa v Európe čoraz rýchlejšie prechádza na elektronickú fakturáciu a elektronické obstarávanie. Vlády a inštitúcie sa čoraz viac orientujú na digitalizáciu, automatizáciu a rozhodovanie na základe údajov, pričom tieto technológie sú kľúčové pre efektívnosť, transparentnosť a úsporu nákladov.
Nedávna štúdia, ktorú vo Švédsku realizovala DIGG, švédska agentúra pre digitálnu správu, ponúka cenné informácie pre samosprávy, regionálne správy a ústredné vládne orgány. So 72 % mierou odozvy štúdia poskytuje informácie o trendoch, výzvach a budúcich potrebách v oblasti digitálneho obstarávania a správy finančných transakcií.
Čo je elektronické obstarávanie?
Vo švédskom verejnom sektore je elektronické obstarávanie (v správe označované ako „e-handel“) digitálnym spracovaním nákupných procesov medzi organizáciami verejného sektora a dodávateľmi. Cieľom je zvýšiť efektívnosť, transparentnosť a kontrolu verejného obstarávania. DIGG poskytuje túto definíciu:
Elektronické obstarávanie sa týka digitálneho vykonávania nákupného procesu, od objednávky až po správu faktúr. Zahŕňa používanie štandardizovaných elektronických správ na výmenu napríklad objednávok, potvrdení objednávok, oznámení o dodaní a faktúr.
Rast elektronického obstarávania
Podľa štúdie sa elektronické obstarávanie stáva štandardnou praxou vo verejnom sektore, a to v dôsledku potreby lepšej finančnej kontroly a efektívnosti pri nákupoch vo veľkom meradle.
- 70 % organizácií verejného sektora zaviedlo elektronické obstarávanie, čo predstavuje nárast o 5 percentuálnych bodov od posledného merania v roku 2021.
- Miera prijatia koreluje s veľkosťou organizácie – väčšie subjekty majú väčšiu pravdepodobnosť, že budú mať plne implementované systémy elektronického obstarávania.
- Spotrebný materiál, potraviny, IT zariadenia, odborné správy a zariadenia súvisiace so zdravotnou starostlivosťou sú najbežnejšie kategórie elektronického obstarávania.
- Prijatie je výrazne nižšie v oblasti sociálnych služieb, obstarávania súvisiaceho s personálom, nákupu vozidiel, dopravy a stavebných projektov.
Organizácie využívajúce elektronické obstarávanie rozširujú svoje siete dodávateľov a zasielajú elektronické objednávky stále väčšiemu počtu dodávateľov. To svedčí o širšom posune smerom k štruktúrovaným rámcom digitálneho obstarávania.
Výhody elektronického obstarávania
Organizácie verejného sektora jednoznačne uznávajú výhody elektronického obstarávania. Na 5-bodovej stupnici regióny a obce hodnotia jeho hodnotu na 4,6, resp. 4,5, zatiaľ čo ústredné orgány ho hodnotia na 3,9. Najviac cenenou výhodou je zlepšená finančná kontrola, nasledovaná zvýšenou efektívnosťou a lepšími možnosťami sledovania.
Okrem toho sa na všetkých úrovniach štátnej správy zvýšilo zavádzanie pracovných postupov predbežného schvaľovania pred zadávaním objednávok, čím sa ďalej posilnilo finančné riadenie.
Elektronická fakturácia a štandardizácia
Elektronická fakturácia je v európskej verejnej správe bežnou praxou, najmä po prijatí smernice EÚ 2014/55/EÚ, ktorá zavádza povinnosť vystavovať štruktúrované elektronické faktúry.
Kľúčové zistenia štúdie:
- 82 % všetkých faktúr od dodávateľov, ktoré verejné subjekty dostali, sú elektronické faktúry, čo zodpovedá úrovni z roku 2021.
- Automatizované zaznamenáva rast –viac ako 80 % organizácií automatizuje alokáciu nákladov, zatiaľ čo viac ako 60 % používa automatické schvaľovacie pracovné postupy pre opakované faktúry, ako sú napríklad faktúry za služby a predplatné.
- Podiel odoslaných elektronických faktúr podnikom sa zvýšil z 24 % na 50 %, čo svedčí o silnom vzostupnom trende v prijímaní digitálneho fakturovania v rámci transakcií B2G a B2B.
Napriek celkovému pokroku však niektoré obce a regióny stále vykazujú výrazné nedostatky v zavádzaní elektronickej fakturácie, čo poukazuje na pretrvávajúce problémy s jej plnohodnotným zavedením.
Peppol v digitálnych transakciách
Peppol, medzinárodná sieť pre zasielanie obchodných správ, zohráva čoraz dôležitejšiu úlohu v digitálnych finančných transakciách:
- 85 % verejných subjektov používa Peppol na faktúry od dodávateľov, čo je nárast oproti 54 % v poslednom meraní.
- Prijatie je nižšie,58 %v prípade odosielaných faktúr, hoci to predstavuje nárast oproti predchádzajúcim rokom.
- Hlavnými hnacími silami pri zavádzaní Peppol sú požiadavky dodávateľov a zákazníkov, dodržiavanie právnych predpisov a potreba štandardizovaného, štruktúrovaného prístupu k elektronickej fakturácii.
Rozvoj Peppolu poukazuje na dôležitosť medzinárodnej interoperability a plynulého digitálneho obstarávania cez hranice.
Výzvy a potreby podpory
Hoci je pokrok zrejmý, organizácie verejného sektora stále hlásia významné výzvy pri rozvoji svojich schopností v oblasti elektronickej fakturácie a elektronického obstarávania.
- 41 % respondentov uvádza potrebu dodatočnej podpory na ďalší rozvoj digitálnych procesov obstarávania a fakturácie.
- Najvýznamnejšími prekážkami sú finančné a ľudské zdroje, za ktorými nasleduje potreba vzdelávania a odbornej prípravy v oblasti osvedčených postupov digitálneho obstarávania.
- Najväčší dopyt po podpore vyjadrujú väčšie vládne agentúry a regionálne správy, najmä v oblasti komunikácie s dodávateľmi a dodržiavania právnych predpisov.
Kľúčové závery pre budúcnosť digitálneho obstarávania
Správa zdôrazňuje postupný prechod k plne digitálnym a automatizovaným finančným pracovným postupom vo verejnom sektore. Objavilo sa však niekoľko kľúčových trendov a priorít:
- Pokračujúce rozširovanie elektronického obstarávania – Viac organizácií integruje digitálne pracovné postupy obstarávania, ale ich zavádzanie je nerovnomerné v jednotlivých kategóriách a sektoroch.
- Väčšie spoliehanie sa na umelú inteligenciu a automatizáciu – Automatizované overovanie faktúr, klasifikácia a schvaľovacie pracovné postupy skracujú čas manuálneho spracovania a zlepšujú finančné riadenie.
- Interoperabilita a štandardizácia – Peppol sa stáva nevyhnutným pre plynulú cezhraničnú elektronickú fakturáciu.
- Investície do zdrojov a školení – Riešenie finančných a vedomostných medzier bude kľúčové pre zabezpečenie plného prijatia na všetkých úrovniach vlády.
Chcete sa dozvedieť viac o digitálnej transformácii predajných a nákupných transakcií pre podniky a vlády? Pozrite si túto whitepaper.
Súvisiace články
Keďže umelá inteligencia prešla z teórie do reality, len málo oblastí má lepšiu pozíciu na to, aby z nej profitovalo, ako financie, od účtovníctva až po procesy obstarávania.
Integrovaný digitálny obchod (IDT) označuje plynulú výmenu tovarov, služieb a informácií medzi spoločnosťami prostredníctvom digitálnych platforiem a technológií.
Aby bolo možné pokročiť v digitálnej transformácii elektronického obstarávania, je zlepšenie kvality finančných údajov základným kameňom pre dosiahnutie efektívnosti prostredníctvom rýchlosti, automatizácie a podrobnej analýzy. Tu je dôvod, prečo potrebujete štruktúrované údaje vo svojich procesoch elektronického obstarávania.