Indførelsen af e-fakturering og e-indkøb accelererer på tværs af den offentlige administration i Europa. Efterhånden som regeringer og institutioner bevæger sig i retning af digitalisering, automatisering og datadrevet beslutningstagning, er disse teknologier afgørende for effektivitet, gennemsigtighed og omkostningsbesparelser.
En nylig undersøgelse foretaget i Sverige af DIGG, den svenske myndighed for digital forvaltning, giver værdifuld indsigt blandt kommuner, regionale forvaltninger og centrale myndigheder. Med en svarprocent på 72 % giver undersøgelsen indsigt i tendenser, udfordringer og fremtidige behov inden for digitale indkøb og finansiel transaktionsstyring.
Hvad er e-procurement?
I den svenske offentlige sektor er e-indkøb (i rapporten kaldet "e-handel") den digitale håndtering af indkøbsprocesser mellem organisationer i den offentlige sektor og leverandører. Målet er at øge den offentlige indkøbseffektivitet, gennemsigtighed og kontrol. DIGG giver denne definition:
E-procurement henviser til at gennemføre indkøbsprocessen digitalt, fra bestilling til fakturahåndtering. Det omfatter brugen af standardiserede elektroniske meddelelser til at udveksle f.eks. ordrer, ordrebekræftelser, leveringsmeddelelser og fakturaer."
Væksten i e-procurement
Ifølge undersøgelsen er e-indkøb ved at blive en standardpraksis i den offentlige sektor, drevet af behovet for bedre økonomisk kontrol og effektivitet i forbindelse med indkøb i stor skala.
- 70 % af organisationerne i den offentlige sektor har implementeret e-indkøb, hvilket er en stigning på 5 procentpoint siden sidste måling i 2021.
- Anvendelsesgraden hænger sammen med organisationens størrelse - større enheder er mere tilbøjelige til at have fuldt implementerede e-procurement-systemer.
- Forbrugsvarer, fødevarer, IT-udstyr, ekspertrapporter og sundhedsrelateret udstyr er de mest almindelige e-indkøbskategorier.
- Anvendelsen er betydeligt lavere inden for sociale tjenester, personalerelaterede indkøb, indkøb af køretøjer, transport og byggeprojekter.
Organisationer, der bruger e-procurement, udvider deres leverandørnetværk og sender elektroniske ordrer til et stigende antal leverandører. Dette viser et bredere skift i retning af strukturerede digitale indkøbsrammer.
Fordele ved e-indkøb
Organisationer i den offentlige sektor anerkender i overvældende grad fordelene ved e-indkøb. På en 5-punktsskala vurderer regioner og kommuner værdien til henholdsvis 4,6 og 4,5, mens centrale myndigheder vurderer den til 3,9. Den mest værdsatte fordel er forbedret økonomisk kontrol, efterfulgt af øget effektivitet og bedre sporingsmuligheder.
Derudover er implementeringen af workflows til forhåndsgodkendelse, før ordrer afgives, steget på alle regeringsniveauer, hvilket yderligere styrker den økonomiske styring.
E-fakturering og standardisering
E-fakturering er en veletableret praksis i den europæiske offentlige forvaltning, især efter EU-direktiv 2014/55/EU, der foreskriver strukturerede elektroniske fakturaer.
De vigtigste resultater fra undersøgelsen:
- 82 % af alle leverandørfakturaer, der modtages af offentlige enheder, er e-fakturaer, hvilket svarer til niveauet i 2021.
- Automatiseret bogføring og godkendelse af fakturaer vokser - over80% af organisationerne automatiserer omkostningsfordeling, mens mere end 60% anvender automatiske godkendelsesworkflows for tilbagevendende fakturaer som forsyninger og abonnementer.
- Andelen af udgående e-fakturaer til virksomheder er steget fra 24 % til 50 %, hvilket viser en stærk opadgående tendens i anvendelsen af digital fakturering på tværs af B2G- og B2B-transaktioner.
På trods af generelle fremskridt har nogle kommuner og regioner dog stadig betydelige mangler i indførelsen af e-fakturering, hvilket peger på fortsatte udfordringer med implementering i fuld skala.
Peppol i digitale transaktioner
Peppol, det internationale business messaging-netværk, spiller en stadig mere afgørende rolle i digitale finansielle transaktioner:
- 85 % af de offentlige enheder bruger Peppol til leverandørfakturaer, hvilket er en stigning fra 54 % ved sidste måling.
- Vedtagelsen er lavere med 58% for udgående fakturaer, selv om det er en stigning i forhold til tidligere år.
- De vigtigste drivkræfter for indførelse af Peppol er leverandør- og kundekrav, overholdelse af lovgivningen og behovet for en standardiseret, struktureret tilgang til e-fakturering.
Peppols vækst understreger vigtigheden af international interoperabilitet og sømløse digitale indkøb på tværs af landegrænser.
Udfordringer og behov for støtte
Selv om der er tydelige fremskridt, rapporterer organisationer i den offentlige sektor stadig om betydelige udfordringer med at fremme deres e-fakturering og e-indkøb.
- 41 % af respondenterne angiver et behov for yderligere støtte til at videreudvikle digitale indkøbs- og faktureringsprocesser.
- De vigtigste barrierer er økonomiske og menneskelige ressourcer, efterfulgt af behovet for uddannelse og træning i bedste praksis for digitale indkøb.
- Større regeringsorganer og regionale forvaltninger udtrykker den største efterspørgsel efter støtte, især inden for leverandørkommunikation og overholdelse af regler.
Vigtige pointer for fremtidens digitale indkøb
Rapporten understreger et støt skift mod fuldt digitale og automatiserede finansielle arbejdsgange i den offentlige sektor. Der har dog vist sig flere vigtige tendenser og prioriteter:
- Fortsat udbredelse af e-indkøb - Flere organisationer integrerer digitale indkøbsworkflows, men udbredelsen er ujævn på tværs af kategorier og sektorer.
- Større afhængighed af AI og automatisering - Automatiseret fakturavalidering, klassificering og godkendelsesworkflows reducerer den manuelle behandlingstid og forbedrer den finansielle styring.
- Interoperabilitet og standardisering - Peppol bliver afgørende for problemfri e-fakturering på tværs af landegrænser.
- Investering i ressourcer og uddannelse - Det vil være afgørende at afhjælpe finansielle og vidensmæssige mangler for at sikre fuldskala-anvendelse på alle regeringsniveauer.
Vil du vide mere om den digitale transformation af salgs- og købstransaktioner for virksomheder og myndigheder? Tjek dette whitepaper.
Relaterede artikler
Integreret digital handel (IDT) refererer til problemfri udveksling af varer, tjenester og information mellem virksomheder via digitale platforme og teknologier.
For at komme videre med digital transformation inden for e-procurement er en forbedring af kvaliteten af finansielle data en hjørnesten for at opnå effektivitet gennem hastighed, automatisering og indsigtsfulde analyser. Her er, hvorfor du har brug for strukturerede data i dine e-procurement-processer.
United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) er et globalt anerkendt klassifikationssystem for produkter og tjenesteydelser. Det giver en standardiseret måde at kategorisere forskellige varer og tjenester på tværs af forskellige brancher.