يتسارع وتيرة اعتماد الفواتير الإلكترونية والمشتريات الإلكترونية في جميع أنحاء الإدارة العامة في أوروبا. ومع توجه الحكومات والمؤسسات نحو الرقمنة والأتمتة واتخاذ القرارات القائمة على البيانات، تكتسب هذه التقنيات أهمية بالغة في تحقيق الكفاءة والشفافية وتوفير التكاليف.
تقدم دراسة حديثة أجرتها وكالة DIGG السويدية للحكومة الرقمية في السويد رؤى قيّمة تهم البلديات والإدارات الإقليمية والوكالات الحكومية المركزية. وبمعدل مشاركة بلغ 72٪، توفر الدراسة رؤى حول الاتجاهات والتحديات والاحتياجات المستقبلية في مجال المشتريات الرقمية وإدارة المعاملات المالية.
ما هو الشراء الإلكتروني؟
في القطاع العام السويدي، يُقصد بالمشتريات الإلكترونية (التي يشار إليها في التقرير بـ "e-handel") المعالجة الرقمية لعمليات الشراء بين مؤسسات القطاع العام والموردين. والهدف من ذلك هو تعزيز كفاءة المشتريات العامة وشفافيتها ومراقبتها. ويقدم موقع DIGG هذا التعريف:
يشير المصطلح "المشتريات الإلكترونية" إلى إجراء عملية الشراء رقميًا، بدءًا من تقديم الطلب وحتى إدارة الفواتير. ويشمل ذلك استخدام رسائل إلكترونية موحدة لتبادل، على سبيل المثال، الطلبات وتأكيدات الطلبات وإشعارات التسليم والفواتير.
نمو المشتريات الإلكترونية
وفقًا للدراسة، أصبحت المشتريات الإلكترونية ممارسة معتادة في القطاع العام، مدفوعة بالحاجة إلى تحسين الرقابة المالية والكفاءة في عمليات الشراء على نطاق واسع.
- نفذت 70% من مؤسسات القطاع العام نظام المشتريات الإلكترونية، بزيادة قدرها 5 نقاط مئوية منذ آخر قياس أجري في عام 2021.
- يرتبط معدل التبني بحجم المؤسسة؛ فالمؤسسات الأكبر حجماً تكون أكثر عرضةً لتطبيق أنظمة المشتريات الإلكترونية بشكل كامل.
- تعد المواد الاستهلاكية، والمواد الغذائية، ومعدات تكنولوجيا المعلومات، وتقارير الخبراء، والمعدات المتعلقة بالرعاية الصحية من أكثر فئات المشتريات الإلكترونية شيوعًا.
- وتقل نسبة اعتماد الميزانية بشكل ملحوظ في مجالات الخدمات الاجتماعية، والمشتريات المتعلقة بالموظفين، وشراء المركبات، والنقل، ومشاريع البناء.
تعمل المؤسسات التي تستخدم نظام المشتريات الإلكترونية على توسيع شبكات مورديها، حيث ترسل طلبات شراء إلكترونية إلى عدد متزايد من البائعين. ويُظهر ذلك تحولاً واسع النطاق نحو أطر عمل منظمة للمشتريات الرقمية.
مزايا المشتريات الإلكترونية
تدرك مؤسسات القطاع العام بشكل كبير مزايا المشتريات الإلكترونية. وعلى مقياس من 5 نقاط، تقيّم المناطق والبلديات قيمتها بـ 4.6 و4.5 على التوالي، في حين تقيّمها الوكالات المركزية بـ 3.9. وتأتي الميزة الأكثر تقديرًا في المرتبة الأولى وهي تحسين الرقابة المالية، تليها زيادة الكفاءة وتحسين قدرات التتبع.
بالإضافة إلى ذلك، ازداد تطبيق إجراءات العمل الخاصة بالموافقة المسبقة قبل تقديم الطلبات على جميع مستويات الحكومة، مما أدى إلى تعزيز الحوكمة المالية بشكل أكبر.
الفواتير الإلكترونية والتوحيد القياسي
تعد الفواتير الإلكترونية ممارسة راسخة في الإدارة العامة الأوروبية، لا سيما في أعقاب صدور توجيه الاتحاد الأوروبي رقم 2014/55/EU الذي يفرض استخدام الفواتير الإلكترونية المنظمة.
أهم النتائج التي توصلت إليها الدراسة:
- تبلغ نسبة الفواتير الإلكترونية من إجمالي فواتير الموردين التي تتلقاها الجهات العامة 82٪ ، وهو ما يمثل استمرارًا للمستوى الذي سُجل في عام 2021.
- تتزايد تتزايد عمليات قيد الفواتير والموافقة عليها آليًا — حيث تقومأكثر من 80% من المؤسسات بأتمتة توزيع التكاليف، بينما تطبق أكثر من 60% منها سير عمل الموافقة التلقائية على الفواتير المتكررة مثل فواتير المرافق والاشتراكات.
- ارتفعت نسبة الفواتير الإلكترونية المرسلة إلى الشركات من 24% إلى 50%، مما يُظهر اتجاهاً تصاعدياً قوياً في اعتماد الفوترة الرقمية عبر المعاملات بين الشركات والحكومة (B2G) وبين الشركات (B2B).
ومع ذلك، وعلى الرغم من التقدم المحرز بشكل عام، لا تزال بعض البلديات والمناطق تعاني من ثغرات كبيرة في اعتماد الفواتير الإلكترونية، مما يشير إلى استمرار التحديات التي تواجه التنفيذ على نطاق واسع.
Peppol في المعاملات الرقمية
تلعب شبكة "بيبول" (Peppol)، وهي شبكة المراسلة التجارية الدولية، دورًا متزايد الأهمية في المعاملات المالية الرقمية:
- يستخدم 85% من الجهات العامة نظام Peppol لمعالجة فواتير الموردين، بزيادة عن نسبة 54% المسجلة في آخر قياس.
- تبلغ نسبة استخدام هذه الطريقة58%بالنسبة للفواتير الصادرة، على الرغم من أن هذا الرقم يمثل زيادة مقارنة بالسنوات السابقة.
- تتمثل الدوافع الرئيسية لاعتماد نظام Peppol في متطلبات الموردين والعملاء، والامتثال للقوانين، والحاجة إلى نهج موحد ومنظم لإصدار الفواتير الإلكترونية.
يُبرز نمو Peppol أهمية التوافقية الدولية والمشتريات الرقمية السلسة عبر الحدود.
التحديات واحتياجات الدعم
على الرغم من أن التقدم المحرز واضح، إلا أن مؤسسات القطاع العام لا تزال تشير إلى وجود تحديات كبيرة في تطوير قدراتها في مجالي الفوترة الإلكترونية والمشتريات الإلكترونية.
- أشار 41% من المشاركين في الاستطلاع إلى الحاجة إلى دعم إضافي لمواصلة تطوير عمليات الشراء والفوترة الرقمية.
- أهم العوائق التي تواجه هي الموارد المالية والبشرية، تليها الحاجة إلى التثقيف والتدريب على أفضل الممارسات في مجال المشتريات الرقمية.
- تُعبِّر الوكالات الحكومية الكبرى والإدارات الإقليمية عن الحاجة الأكبر للدعم، لا سيما في مجال التواصل مع الموردين والامتثال للوائح التنظيمية.
أهم النقاط المستفادة بشأن مستقبل المشتريات الرقمية
يُبرز التقرير تحولاً مطرداً نحو اعتماد سير عمل مالي رقمي وآلي بالكامل في القطاع العام. ومع ذلك، فقد ظهرت عدة اتجاهات وأولويات رئيسية:
- استمرار توسع المشتريات الإلكترونية – يتزايد عدد المؤسسات التي تدمج سير عمل المشتريات الرقمية، لكن معدل تبني هذه الممارسات متفاوت عبر الفئات والقطاعات.
- زيادة الاعتماد على الذكاء الاصطناعي والأتمتة – تقلل عمليات التدفق الآلية للتحقق من صحة الفواتير وتصنيفها والموافقة عليها من أوقات المعالجة اليدوية وتحسن الحوكمة المالية.
- التوافقية والتوحيد القياسي – أصبحت Peppol عنصراً أساسياً لإصدار الفواتير الإلكترونية عبر الحدود بسلاسة.
- الاستثمار في الموارد والتدريب – سيكون سد الثغرات المالية والمعرفية أمراً بالغ الأهمية لضمان التبني الشامل لهذه المبادرة على جميع مستويات الحكومة.
هل ترغب في معرفة المزيد عن التحول الرقمي لمعاملات البيع والشراء للشركات والجهات الحكومية؟ اطلع على هذه whitepaper.
مقالات ذات صلة
مع انتقال الذكاء الاصطناعي من النظرية إلى الواقع، لا توجد مجالات كثيرة في وضع أفضل للاستفادة منه من قطاع التمويل، بدءًا من المحاسبة وصولاً إلى عمليات الشراء.
يشير مصطلح «التجارة الرقمية المتكاملة» (IDT) إلى التبادل السلس للسلع والخدمات والمعلومات بين الشركات عبر المنصات والتقنيات الرقمية.
من أجل المضي قدمًا في التحول الرقمي في مجال المشتريات الإلكترونية، يُعد تحسين جودة البيانات المالية حجر الزاوية لتحقيق الكفاءة من خلال السرعة والأتمتة والتحليلات الثاقبة. وإليك الأسباب التي تجعل البيانات المنظمة ضرورية في عمليات المشتريات الإلكترونية الخاصة بك.