Nouvelles perspectives sur l'e-facturation et l'e-procurement dans le secteur public

Sur l'e-fakturering et l'e-handel dans le secteur de l'offensif

L'adoption de l'e-facturation et de l'e-procurement s'accélère dans l'administration publique en Europe. Alors que les gouvernements et les institutions s'orientent vers la numérisation, l'automatisation et la prise de décision fondée sur les données, ces technologies sont essentielles pour l'efficacité, la transparence et la réduction des coûts.

Une étude récente menée en Suède par DIGG, l'Agence suédoise pour le gouvernement digitale , offre des informations précieuses sur les municipalités, les administrations régionales et les agences du gouvernement central. Avec un taux de réponse de 72 %, l'étude donne un aperçu des tendances, des défis et des besoins futurs en matière d'approvisionnement digitale et de gestion des transactions financières.

Qu'est-ce que la passation de marchés en ligne ?

Dans le secteur public suédois, l'approvisionnement en ligne (appelé "e-handel" dans le rapport) est la gestion digitale des processus d'achat entre les organisations du secteur public et les fournisseurs. L'objectif est d'accroître l'efficacité, la transparence et le contrôle des achats publics. La DIGG fournit cette définition :

L'approvisionnement électronique consiste à mener le processus d'achat de manière numérique, depuis la commande jusqu'à la gestion des factures. Il comprend l'utilisation de messages électroniques standardisés pour échanger, par exemple, des commandes, des confirmations de commande, des avis de livraison et des factures".

L'essor des marchés publics électroniques

Selon l'étude, la passation de marchés publics en ligne est en train de devenir une pratique courante dans le secteur public, en raison de la nécessité d'un meilleur contrôle financier et d'une plus grande efficacité dans les achats à grande échelle.

70 % des organisations du secteur public ont mis en œuvre l'approvisionnement électronique, soit une augmentation de 5 points de pourcentage depuis la dernière mesure en 2021.
Le taux d'adoption est en corrélation avec la taille de l'organisation - les grandes entités sont plus susceptibles d'avoir mis en place des systèmes d'achats électroniques complets.
Les consommables, les fournitures alimentaires, les équipements informatiques, les rapports d'experts et les équipements liés aux soins de santé sont les catégories d'achats électroniques les plus courantes.
L'adoption est nettement plus faible dans les services sociaux, les marchés publics liés au personnel, les achats de véhicules, les transports et les projets de construction.

Les organisations qui utilisent l'approvisionnement électronique élargissent leurs réseaux de fournisseurs, en envoyant des commandes électroniques à un nombre croissant de vendeurs. Cela témoigne d'une évolution plus large vers des cadres structurés de passation de marchés digitale

Avantages des marchés publics électroniques

Les organisations du secteur public reconnaissent massivement les avantages des marchés publics électroniques. Sur une échelle de 5 points, les régions et les municipalités évaluent sa valeur à 4,6 et 4,5 respectivement, tandis que les organismes centraux l'évaluent à 3,9. L'avantage le plus apprécié est l'amélioration du contrôle financier, suivi de l'amélioration de l'efficacité et des capacités de suivi.

En outre, la mise en œuvre de processus d'approbation préalable avant la passation des commandes a augmenté à tous les niveaux de gouvernement, ce qui renforce encore la gouvernance financière.

e-facturation et normalisation

L'e-facturation est une pratique bien établie dans l'administration publique européenne, notamment à la suite de la directive 2014/55/UE imposant des factures électroniques structurées.

Principales conclusions de l'étude :

82 % des factures des fournisseurs reçues par les entités publiques sont des factures électroniques, soit le même niveau qu'en 2021.
L'automatisation de l'enregistrement et de l'approbation des factures Plus de80 % des organisations automatisent la répartition des coûts, tandis que plus de 60 % appliquent des flux de travail d'approbation automatique pour les factures récurrentes telles que les services publics et les abonnements.
La part des factures électroniques envoyées aux entreprises est passée de 24 % à 50 %, ce qui montre une forte tendance à la hausse de l'adoption de la facturation digitale dans les transactions B2G et B2B.

Cependant, malgré les progrès globaux, certaines municipalités et régions présentent encore des lacunes importantes dans l'adoption de l'e-facturation , ce qui laisse présager des difficultés persistantes dans la mise en œuvre à grande échelle.

Peppol dans les transactions digitale

Peppol, le réseau international de messagerie commerciale, joue un rôle de plus en plus crucial dans les transactions financières digitale

85% des entités publiques utilisent Peppol pour les factures des fournisseurs, contre 54% lors de la dernière mesure.
Le taux d' adoption est plus faible ( 58 % ) pour les factures sortantes, bien que cela représente une augmentation par rapport aux années précédentes.
Les principaux moteurs de l'adoption de Peppol sont les exigences des fournisseurs et des clients, la conformité légale et la nécessité d'une approche normalisée et structurée de l'e-facturation.

La croissance de Peppol souligne l'importance de l'interopérabilité internationale et de l'approvisionnement digitale transparent à travers les frontières digitale

Défis et besoins de soutien

Bien que les progrès soient évidents, les organisations du secteur public font toujours état de difficultés importantes pour faire progresser leurs capacités en matière d'e-facturation et d'e-procurement.

41% des personnes interrogées indiquent qu'elles ont besoin d'un soutien supplémentaire pour développer davantage les processus digitale d'achat et de facturation.
Les obstacles les plus importants sur le site sont les ressources financières et humaines, suivies par le besoin d'éducation et de formation sur les meilleures pratiques en matière de marchés publics digitale
Les grandes agences gouvernementales et les administrations régionales expriment la demande de soutien la plus importante, en particulier en ce qui concerne la communication avec les fournisseurs et le respect de la réglementation.

Principaux enseignements pour l'avenir de l'approvisionnement digitale

Le rapport souligne une évolution constante vers des flux financiers entièrement digitale et automatisés dans le secteur public. Toutefois, plusieurs tendances et priorités clés sont apparues :

Poursuite de l'expansion de l'approvisionnement électronique - De plus en plus d'organisations intègrent des flux de travail d'approvisionnement digitale , mais l'adoption est inégale selon les catégories et les secteurs.
Un recours accru à l'IA et à l'automatisation - L'automatisation des flux de validation, de classification et d'approbation des factures permet de réduire les délais de traitement manuel et d'améliorer la gouvernance financière.
Interopérabilité et normalisation - Peppol devient essentiel pour une e-facturation transfrontalière sans faille.
Investissement dans les ressources et la formation - Il sera essentiel de combler les lacunes en matière de financement et de connaissances pour garantir une adoption à grande échelle à tous les niveaux de l'administration.

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