Nové poznatky o elektronické fakturaci a elektronickém zadávání veřejných zakázek ve veřejném sektoru

O elektronické fakturaci a elektronickém obchodování ve veřejném sektoru

Zavádění elektronické fakturace a elektronického zadávání veřejných zakázek se v evropské veřejné správě zrychluje. Vzhledem k tomu, že vlády a instituce směřují k digitalizaci, automatizaci a rozhodování na základě dat, jsou tyto technologie klíčové pro efektivitu, transparentnost a úsporu nákladů.

Nedávná studie provedená ve Švédsku agenturou DIGG (Švédská agentura pro digitální správu) nabízí cenné poznatky pro obce, regionální správu a ústřední vládní orgány. Studie, jejíž míra odezvy dosáhla 72 %, poskytuje přehled o trendech, výzvách a budoucích potřebách v oblasti digitálních veřejných zakázek a správy finančních transakcí.

Co je elektronické zadávání veřejných zakázek?

Ve švédském veřejném sektoru se elektronickým zadáváním veřejných zakázek (v této zprávě označovaným jako „e-handel“) rozumí digitální zpracování nákupních procesů mezi organizacemi veřejného sektoru a dodavateli. Cílem je zvýšit efektivitu, transparentnost a kontrolu veřejných nákupů. DIGG poskytuje tuto definici:

Elektronické zadávání veřejných zakázek označuje digitální provádění nákupního procesu, od objednávky až po správu faktur. Zahrnuje použití standardizovaných elektronických zpráv k výměně například objednávek, potvrzení objednávek, oznámení o dodání a faktur.

Růst elektronického zadávání veřejných zakázek

Podle studie se elektronické zadávání veřejných zakázek stává standardní praxí ve veřejném sektoru, a to v důsledku potřeby lepší finanční kontroly a efektivity při nákupech ve velkém měřítku.

70 % organizací veřejného sektoru zavedlo elektronické zadávání veřejných zakázek, což představuje nárůst o 5 procentních bodů od posledního měření v roce 2021.
Míra přijetí koreluje s velikostí organizace – větší subjekty mají větší pravděpodobnost, že plně implementovaly systémy elektronického zadávání veřejných zakázek.
Spotřební materiál, potraviny, IT vybavení, odborné zprávy a vybavení související se zdravotní péčí jsou nejčastějšími kategoriemi elektronického zadávání veřejných zakázek.
Adopce je výrazně nižší v oblasti sociálních služeb, nákupu personálu, nákupu vozidel, dopravy a stavebních projektů.

Organizace využívající elektronické zadávání veřejných zakázek rozšiřují své sítě dodavatelů a zasílají elektronické objednávky stále většímu počtu dodavatelů. To svědčí o širším posunu směrem ke strukturovaným rámcům digitálního zadávání veřejných zakázek.

Výhody elektronického zadávání veřejných zakázek

Organizace veřejného sektoru jednoznačně uznávají výhody elektronického zadávání veřejných zakázek. Na pětibodové stupnici hodnotí regiony a obce jeho hodnotu 4,6, respektive 4,5, zatímco ústřední orgány jej hodnotí 3,9. Nejvíce oceňovanou výhodou je zlepšená finanční kontrola, následovaná zvýšenou efektivitou a lepšími možnostmi sledování.

Kromě toho se na všech úrovních státní správy rozšířilo zavádění předběžných schvalovacích postupů před zadáním objednávek, což dále posílilo finanční správu.

Elektronická fakturace a standardizace

Elektronická fakturace je v evropské veřejné správě dobře zavedenou praxí, zejména po přijetí směrnice EU 2014/55/EU, která stanoví povinnost používat strukturované elektronické faktury.

Hlavní závěry studie:

82 % všech faktur dodavatelů přijatých veřejnými subjekty jsou elektronické faktury, což odpovídá úrovni zaznamenané v roce 2021.
Automatizované zaúčtování a schvalování faktur je na vzestupu –více než 80 % organizací automatizuje alokaci nákladů, zatímco více než 60 % používá automatické schvalovací workflows pro opakující se faktury, jako jsou služby a předplatné.
Podíl odchozích elektronických faktur zasílaných podnikům vzrostl z 24 % na 50 %, což ukazuje silný vzestupný trend v přijímání digitálního fakturování v transakcích B2G a B2B.

Navzdory celkovému pokroku však některé obce a regiony stále vykazují značné nedostatky v zavádění elektronické fakturace, což poukazuje na přetrvávající problémy s plošným zavedením.

Peppol v digitálních transakcích

Peppol, mezinárodní síť pro zasílání obchodních zpráv, hraje stále důležitější roli v digitálních finančních transakcích:

85 % veřejných subjektů používá Peppol pro faktury dodavatelů, což je nárůst oproti 54 % v posledním měření.
U odchozích faktur je míra přijetí nižší, a to58 %, i když to představuje nárůst oproti předchozím rokům.
Hlavními faktory pro přijetí systému Peppol jsou požadavky dodavatelů a zákazníků, dodržování právních předpisů a potřeba standardizovaného, strukturovaného přístupu k elektronické fakturaci.

Růst Peppolu zdůrazňuje význam mezinárodní interoperability a plynulého digitálního zadávání veřejných zakázek přes hranice.

Výzvy a potřeby podpory

I když je pokrok zřejmý, organizace veřejného sektoru stále hlásí významné problémy při rozvoji svých schopností v oblasti elektronické fakturace a elektronického zadávání veřejných zakázek.

41 % respondentů uvádí, že potřebují další podporu pro další rozvoj digitálních procesů zadávání veřejných zakázek a fakturace.
Nejvýznamnějšími překážkami jsou finanční a lidské zdroje, následované potřebou vzdělávání a školení v oblasti osvědčených postupů digitálního zadávání veřejných zakázek.
Největší poptávku po podpoře vyjadřují větší vládní agentury a regionální správy, zejména v oblasti komunikace s dodavateli a dodržování předpisů.

Klíčové body pro budoucnost digitálního zadávání veřejných zakázek

Zpráva zdůrazňuje postupný přechod k plně digitálním a automatizovaným finančním procesům ve veřejném sektoru. Objevilo se však několik klíčových trendů a priorit:

Pokračující expanze elektronického zadávání veřejných zakázek – Více organizací integruje digitální pracovní postupy v oblasti zadávání veřejných zakázek, ale jejich přijetí je nerovnoměrné napříč kategoriemi a odvětvími.
Větší důraz na umělou inteligenci a automatizaci – Automatizované pracovní postupy pro ověřování, klasifikaci a schvalování faktur snižují dobu ručního zpracování a zlepšují finanční řízení.
Interoperabilita a standardizace – Peppol se stává nezbytným pro plynulou přeshraniční elektronickou fakturaci.
Investice do zdrojů a školení – Řešení finančních a znalostních nedostatků bude mít zásadní význam pro zajištění plného přijetí na všech úrovních státní správy.

Chcete se dozvědět více o digitální transformaci prodejních a nákupních transakcí pro podniky a vlády? Podívejte se na tuto whitepaper.