Ny innsikt om offentlig e-fakturering og e-innkjøp

Om e-fakturering og e-handel i offentlig sektor

Bruken av e-fakturering og e-innkjøp akselererer i offentlig administrasjon i Europa. Ettersom myndigheter og institusjoner beveger seg mot digitalisering, automatisering og datadrevet beslutningstaking, er disse teknologiene avgjørende for effektivitet, åpenhet og kostnadsbesparelser.

En fersk studie utført i Sverige av DIGG, det svenske byrået för digital myndighet , gir verdifull innsikt blant kommuner, regionale administrasjoner og statlige etater. Med en svarprosent på 72 % gir studien innsikt i trender, utfordringer og fremtidige behov innen digitale anskaffelser og finansiell transaksjonshåndtering.

Hva er e-innkjøp?

I svensk offentlig sektor er e-innkjøp (i rapporten referert til som «e-handel») den digitale håndteringen av innkjøpsprosesser mellom offentlige organisasjoner og leverandører. Målet er å øke offentlig innkjøpseffektivitet, åpenhet og kontroll. DIGG gir denne definisjonen:

E-innkjøp refererer til å gjennomføre kjøpsprosessen digitalt, fra bestilling til fakturahåndtering. Det inkluderer bruk av standardiserte elektroniske meldinger for å utveksle for eksempel bestillinger, ordrebekreftelser, leveringsvarsler og fakturaer.»

Veksten av e-innkjøp

Ifølge studien er e-innkjøp i ferd med å bli en standard praksis innen offentlig sektor, drevet av behovet for bedre økonomisk kontroll og effektivitet i storskala innkjøp.

70 % av offentlige organisasjoner har implementert e-innkjøp, en økning på 5 prosentpoeng siden siste måling i 2021.
Adopsjonsraten korrelerer med organisasjonens størrelse – større enheter er mer sannsynlig å ha fullt implementerte e-innkjøpssystemer.
Forbruksvarer, matvarer, IT-utstyr, ekspertrapporter og helserelatert utstyr er de vanligste kategoriene for e-innkjøp .
Adopsjon er betydelig lavere innen sosiale tjenester, personalrelaterte anskaffelser, kjøretøykjøp, transport og byggeprosjekter.

Organisasjoner som bruker e-innkjøp utvider sine leverandørnettverk, og sender elektroniske bestillinger til et økende antall leverandører. Dette viser et bredere skifte mot strukturerte digitale innkjøpsrammer.

Fordeler ved e-innkjøp

Offentlige organisasjoner anerkjenner overveldende fordelene med e-innkjøp. På en 5-punkts skala vurderer regioner og kommuner verdien til henholdsvis 4,6 og 4,5, mens sentrale etater vurderer den til 3,9. Den mest verdsatte fordelen er forbedret økonomisk kontroll, etterfulgt av økt effektivitet og bedre sporingsevner.

I tillegg har implementeringen av arbeidsflyter for forhåndsgodkjenning før bestillinger er lagt inn økt på tvers av alle myndighetsnivåer, noe som ytterligere styrker finansiell styring.

E-fakturering og standardisering

E-fakturering er en veletablert praksis i europeisk offentlig forvaltning, spesielt etter EU-direktivet 2014/55/EU som krever strukturerte elektroniske fakturaer.

Sentrale funn fra studien:

82 % av alle leverandørfakturaer mottatt av offentlige enheter er e-fakturaer, og opprettholder nivået i 2021.
Automatisert fakturapostering og -godkjenning vokser – over 80 % av organisasjonene automatiserer kostnadsfordeling, mens mer enn 60 % bruker automatiske godkjenningsarbeidsflyter for regelmessige fakturaer som verktøy og abonnementer.
Andelen av utgående e-fakturaer til bedrifter har økt fra 24 % til 50 %, noe som viser en sterk oppadgående trend innen digital fakturering på tvers av B2G- og B2B-transaksjoner.

Men til tross for samlet fremgang, har enkelte kommuner og regioner fortsatt betydelige hull i bruken av e-faktura, noe som peker på fortsatt utfordringer i fullskala implementering.

Peppol i digitale transaksjoner

Peppol, det internasjonale meldingsnettverket for bedrifter, spiller en stadig viktigere rolle i digitale finansielle transaksjoner:

85 % av offentlige virksomheter bruker Peppol til leverandørfakturaer, opp fra 54 % ved siste måling.
Bruken er lavere med 58 % for utgående fakturaer , selv om dette representerer en økning fra tidligere år.
Hoveddriverne for Peppol-adopsjon er leverandør- og kundekrav, lovlig overholdelse og behovet for en standardisert, strukturert tilnærming til e-fakturering.

Veksten til Peppol fremhever viktigheten av internasjonal interoperabilitet og sømløse digitale anskaffelser på tvers av landegrensene.

Utfordringer og støttebehov

Selv om fremskritt er tydelig, rapporterer organisasjoner i offentlig sektor fortsatt om betydelige utfordringer med å fremme e-fakturering og e-anskaffelsesevner.

41 % av respondentene indikerer behov for ytterligere støtte for å utvikle digitale innkjøps- og faktureringsprosesser videre.
Den mest betydningsfulle hindringer er økonomiske og menneskelige ressurser , etterfulgt av behovet for utdanning og opplæring om beste praksis for digitale anskaffelser.
Større offentlige etater og regionale administrasjoner uttrykker det største behovet for støtte, spesielt innen leverandørkommunikasjon og etterlevelse av regelverk.

Viktige takeaways for fremtidens digitale anskaffelser

Rapporten understreker et jevnt skifte mot heldigitale og automatiserte økonomiske arbeidsflyter i offentlig sektor. Imidlertid har flere sentrale trender og prioriteringer dukket opp:

Fortsatt utvidelse av e-innkjøp – Flere organisasjoner integrerer digitale anskaffelsesarbeidsflyter, men bruken er ujevn på tvers av kategorier og sektorer.
Større avhengighet av AI og automatisering – Automatiserte arbeidsflyter for fakturavalidering, klassifisering og godkjenning reduserer manuelle behandlingstider og forbedrer økonomisk styring.
Interoperabilitet og standardisering – Peppol er i ferd med å bli avgjørende for sømløs, grenseoverskridende e-fakturering.
Investering i ressurser og opplæring – Å adressere økonomiske og kunnskapshull vil være avgjørende for å sikre fullskala adopsjon på tvers av alle myndighetsnivåer.

Vil du lære mer om den digitale transformasjonen av salgs- og kjøpstransaksjoner for bedrifter og myndigheter? Sjekk ut denne whitepaper .