Automatisering van de crediteurenadministratie is niet alleen een manier om de administratieve productiviteit op korte termijn te verhogen, maar kan ook uw controle op lange termijn verbeteren. Een betere controle betekent betere analysemogelijkheden en minder fouten. Begin bij uw gegevensstroom.
Het lijkt misschien een ambitieus doel, maar uw bedrijf is waarschijnlijk al dichter bij de invoering van automatiseringstechnologie en nieuwe processen die echt het verschil maken dan u denkt.
Volledig inzetten op een nieuwe oplossing is echter vaak niet de beste keuze, aangezien digitale transformatie net zozeer te maken heeft met uw routines en processen als met specifieke softwareoplossingen. Het is gemakkelijk om in de valkuil te trappen en de markt af te speuren naar de nieuwste ERP-versie.
Begin in plaats daarvan met het in kaart brengen van uw processen – uw gegevensstroom. Het is essentieel om hier grip op te krijgen. Het goede nieuws is dat u binnen uw bestaande IT-omgeving al veel kunt bereiken. Als u uw gegevens onder de loep neemt, zult u zien dat er ruimte is voor verbetering, vaak zonder dat daar onnodige investeringen voor nodig zijn.
Een korte zelfbeoordeling van de gegevensstroom
Door elke stap in uw crediteurenadministratie in kaart te brengen en te analyseren, legt u de basis voor succes op de lange termijn op het gebied van automatisering.
Beantwoord deze vier vragen en je hebt een perfect uitgangspunt om je proces te herzien:
- Hoe worden transactiegegevens ontvangen en in de processen van mijn bedrijf ingevoerd?
- Welke bedrijfsinformatie bevatten de transactiegegevens?
- Welke bedrijfs- of transactiegerelateerde informatie heeft mijn bedrijf nodig?
- Welke afdelingen – financiën, inkoop, logistiek enz. – zijn betrokken bij de verwerking van deze gegevens?
Waarom gegevenskwaliteit belangrijk is bij crediteurenadministratie
De kwaliteit van gegevens is een van de belangrijkste factoren die van invloed zijn op een efficiënte gegevensstroom.
Gegevens van slechte kwaliteit kunnen tot ernstige fouten leiden die de invoerprocessen verstoren, uw werkzaamheden vertragen en zelfs het risico op aanzienlijk verborgen kapitaalverlies met zich meebrengen.
De kwaliteit van de gegevens wordt, simpel gezegd, beïnvloed door het medium en de opzet van uw proces. Met andere woorden: hoe de gegevens in elke stap van uw proces zijn gestructureerd en opgeslagen, en hoe deze stappen met elkaar zijn geïntegreerd.
Papier of pdf’s zijn voorbeelden van dragers in niet-digitale formaten. Vanuit het perspectief van een machine bezien bevatten deze dragers ongestructureerde gegevens.
Om informatie digitaal te verwerken, zijn er interpretaties nodig: handmatige verwerking, OCR-scannen of een combinatie van beide.
Een andere bedreiging voor de kwaliteit van uw gegevens is uw IT-omgeving. Er kan sprake zijn van veel verschillende softwareprogramma’s, zelfs als het om dezelfde informatie gaat. Zo kunnen de dagelijkse uitgaven van uw bedrijf bijvoorbeeld worden beheerd door software voor facturering en crediteurenadministratie, order- en boekhoudsystemen, ERP-systemen en software voor uitgavenanalyse, om maar een paar voorbeelden te noemen.
Deze verschillende systemen brengen niet alleen kosten met zich mee voor licenties en onderhoud.
Er bestaat een aanzienlijk risico dat gegevens van slechte kwaliteit of zelfs foutieve gegevens onopgemerkt door het proces sluipen. Daarnaast bestaat het risico op vertekening, waarbij gegevens verloren gaan doordat informatie via diverse verouderde koppelingen door het proces wordt geleid.
Tijd voor een nieuwe vormgeving
Als u verder kijkt dan uw huidige routines en systeemconfiguratie, kunt u uw processen herontwerpen door uw gegevens te analyseren, zodat deze aansluiten bij uw bedrijf in plaats van bij de eisen van uw softwareleveranciers.
Datastromen die zijn afgestemd op uw behoeften, in combinatie met proactieve programma’s om de gegevenskwaliteit te verbeteren, zorgen voor een aanzienlijk effectievere procesbeheersing en automatisering die daadwerkelijk werkt.
Aan de slag
Hoe kan uw bedrijf aan de slag gaan met een herontwerp van de A/P-gegevensstroom? Dit is wat wij aanbevelen.
- Om ervoor te zorgen dat uw procesbeheersing echt effect sorteert, moet u ervoor zorgen dat uw gegevens gestructureerd en correct zijn. Als de informatie waarmee u werkt onjuist is, zullen er steeds weer fouten optreden, hoe goed u uw processen ook verfijnt.
- E-facturen zijn de beste manier om uw transactiegegevens van foutgevoelig naar 100% nauwkeurig te brengen. Door uw gegevens te digitaliseren, zorgt u ervoor dat u geen essentiële informatie kwijtraakt.
- Zorg ervoor dat u over de juiste procedures beschikt om uw bedrijf te beschermen tegen externe fouten, zoals onjuiste inkoopfacturen. Automatiseer de controle en zorg ervoor dat u geen tijd verspilt aan fouten van anderen.
- Ken uw leverancier – voer degelijke procedures in waarmee u kunt bepalen met welke leveranciers u een actieve relatie onderhoudt, wie u beter kunt vermijden en hoe u ervoor kunt zorgen dat uw stamgegevens correct en up-to-date zijn.
Wilt u de essentiële financiële processen binnen uw bedrijf verbeteren? Het financiële procesplatform van Qvalia kan u helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van uw crediteurenadministratie, ongeacht uw huidige IT-omgeving en zonder ingrijpende veranderingen.
Nog meer inspiratie nodig? Download ons e-book en ontdek hoe u de digitale transformatie van de financiële afdeling kunt versnellen. Download ‘Automating finance’ gratis.