Automatisering av leverandørreskontroen er ikke bare et middel til å øke den administrative produktiviteten på kort sikt - det kan også forbedre kontrollen på lang sikt. Bedre kontroll betyr bedre analysemuligheter og færre feil. Du bør begynne med dataflyten.
Det kan virke som et hårete mål, men virksomheten din er sannsynligvis nærmere enn du tror å implementere automatiseringsteknologi og nye prosesser som gjør en forskjell.
Å gå all-in på en ny løsning er imidlertid ofte ikke det beste valget, ettersom digital transformasjon handler like mye om rutiner og prosesser som om spesifikke programvareløsninger. Det er lett å gå i fellen og skanne markedet for den nyeste ERP-løsningen.
Begynn i stedet med å forstå prosessen - dataflyten. Det er en forutsetning for å kunne ta kontroll. Den gode nyheten er at du kan gjøre mye med det eksisterende IT-oppsettet. Hvis du undersøker dataene dine, vil du finne rom for forbedringer, ofte uten unødvendige investeringer.
En rask egenvurdering av dataflyten
Ved å definere og analysere hvert trinn i leverandørreskontroprosessen legger du grunnlaget for langsiktig suksess med automatisering.
Svar på disse fire spørsmålene, så har du et perfekt utgangspunkt for å redesigne prosessen din:
- Hvordan blir transaksjonsdata mottatt og lagt inn i selskapets prosesser?
- Hvilken forretningsinformasjon inneholder transaksjonsdataene?
- Hvilke forretnings- eller transaksjonsrelaterte opplysninger trenger selskapet mitt?
- Hvilke funksjoner, økonomi, innkjøp, logistikk osv. er involvert i behandlingen av disse dataene?
Hvorfor datakvalitet er viktig i leverandørgjeld
Datakvalitet er en av de viktigste faktorene som påvirker effektiv dataflyt.
Data av lav kvalitet kan føre til betydelige feil som vil avspore oppføringsprosessene, sinke deg og til og med risikere betydelig skjult kapitallekkasje.
Datakvaliteten påvirkes, enkelt sagt, av mediet og prosessoppsettet. Med andre ord, hvordan dataene er strukturert og lagret i hvert trinn i prosessen, og hvordan disse trinnene er integrert.
Papir eller PDF-filer er eksempler på ikke-digitale formater. Fra et maskinelt synspunkt inneholder disse mediene ustrukturerte data.
For å behandle informasjon digitalt kreves det tolkninger: manuell håndtering, OCR-skanning eller en kombinasjon av begge deler.
En annen trussel mot datakvaliteten er IT-oppsettet. Mange ulike programvarer kan være involvert, selv om det er den samme informasjonen som håndteres. For eksempel kan bedriftens daglige utgifter håndteres av programvare for fakturaer og leverandørreskontro, ordre- og regnskapssystemer, ERP-systemer og programvare for kostnadsanalyse, for å nevne noen.
Disse ulike systemene representerer ikke bare kostnader for lisenser og vedlikehold.
Det er en betydelig risiko for at data av lav kvalitet eller til og med feilaktige data vandrer gjennom prosessen uten å bli oppdaget. Det er også en risiko for forvrengning, med tap av data på grunn av informasjon som går gjennom prosessen i ulike eldre integrasjoner.
På tide med et nytt design
Hvis du ser forbi dagens rutiner og systemoppsett, kan du redesigne prosessene dine ved å analysere dataene slik at de passer til virksomheten din i stedet for til programvareleverandørenes krav.
Dataflyter som er tilpasset dine behov, med proaktive programmer for å øke datakvaliteten, vil muliggjøre betydelig mer effektiv prosesskontroll og automatisering som fungerer.
Kom i gang
Hvordan kan din bedrift komme i gang med en redesign av A/P-dataflyten? Her er hva vi anbefaler.
- For at prosesskontrollen skal utgjøre en forskjell, må du sørge for at dataene er strukturerte og korrekte. Hvis informasjonen du håndterer, er unøyaktig, vil feil fortsette å dukke opp, uansett hvor godt du forbedrer prosessene dine.
- E-fakturaer er den beste måten å endre transaksjonsdataene dine fra å være feilbehæftede til å bli 100 % nøyaktige. Ved å digitalisere dataene dine kan du sikre at du ikke mister viktig informasjon.
- Sørg for å ha gode rutiner for å beskytte virksomheten mot eksterne feil, for eksempel feilaktige innkjøpsfakturaer. Automatiser valideringen og sørg for at du ikke kaster bort tid på andres feil.
- Kjenn din leverandør - implementer robuste rutiner som hjelper deg med å kontrollere hvilke leverandører du har aktive relasjoner med, hvem du bør unngå, og hvordan du sikrer at masterdata er korrekt og oppdatert.
Ønsker du å forbedre viktige økonomiske prosesser i bedriften din? Qvalias økonomiprosessplattform kan bidra til å automatisere og effektivisere leverandørgjeld, uavhengig av ditt nåværende IT-oppsett, uten forstyrrende endringer.
Trenger du mer inspirasjon? Last ned e-boken vår for å se hvordan du kan akselerere den digitale transformasjonen av finanssektoren. Få Automatisering av økonomi gratis.