Automatisering af kreditorbogholderiet er ikke kun et middel til at øge den administrative produktivitet på kort sigt - det kan potentielt forbedre din kontrol på lang sigt. Bedre kontrol betyder øgede analysemuligheder og færre fejl. Du bør starte med dit dataflow.
Det kan virke som et stort mål, men din virksomhed er sandsynligvis tættere på at implementere automatiseringsteknologi og nye processer, der gør en forskel, end du tror.
Men at gå all-in på en ny løsning er ofte ikke det bedste valg, da digital transformation handler lige så meget om dine rutiner og processer, som det handler om specifikke softwareløsninger. Det er nemt at falde i fælden og scanne markedet for den nyeste ERP-version.
Start i stedet med at forstå din proces - dit dataflow. Det er et must for at kunne tage kontrollen. Den gode nyhed er, at du kan gøre meget i dit eksisterende IT-setup. Hvis du undersøger dine data, vil du finde plads til forbedringer, ofte uden unødvendige investeringer.
En hurtig selvevaluering af dataflow
Ved at definere og analysere hvert enkelt trin i din kreditorproces kan du skabe grundlaget for langsigtet succes med automatisering.
Svar på disse fire spørgsmål, så har du et perfekt udgangspunkt for at redesigne din proces:
- Hvordan modtages og indlæses transaktionsdata i min virksomheds processer?
- Hvilke forretningsoplysninger indeholder transaktionsdataene?
- Hvilke forretningsmæssige eller transaktionsrelaterede oplysninger har min virksomhed brug for?
- Hvilke funktioner, finans, indkøb, logistik osv. er involveret i behandlingen af disse data?
Hvorfor datakvalitet er vigtig i kreditorbogholderiet
Datakvalitet er en af de mest betydningsfulde faktorer, der påvirker effektive datastrømme.
Data af lav kvalitet kan forårsage betydelige fejl, som vil afspore indtastningsprocesser, gøre dig langsommere og endda risikere et betydeligt skjult kapitaludslip.
Datakvalitet påvirkes ganske enkelt af mediet og din procesopsætning. Med andre ord, hvordan data er struktureret og lagret i hvert trin i din proces, og hvordan disse trin er integreret.
Papir eller PDF'er er eksempler på medier i ikke-digitale formater. Set fra en maskines synspunkt indeholder disse medier ustrukturerede data.
For at behandle information digitalt kræves der fortolkninger: manuel håndtering, OCR-scanning eller en kombination af begge.
En anden trussel mod kvaliteten af dine data er dit IT-setup. Der kan være mange forskellige software involveret, selv om det er de samme oplysninger, der håndteres. For eksempel kan din virksomheds daglige udgifter styres af faktura- og kreditorsoftware, ordre- og regnskabssystemer, ERP'er og udgiftsanalysesoftware, for blot at nævne nogle få.
Disse forskellige systemer repræsenterer ikke kun omkostninger til licenser og vedligeholdelse.
Der er en betydelig risiko for, at data af lav kvalitet eller endda fejlagtige data vandrer gennem processen uden at blive opdaget. Der er også en risiko for forvrængning med datatab på grund af information, der passerer gennem processen i forskellige legacy-integrationer.
Tid til et nyt design
Når du ser forbi dine nuværende rutiner og systemopsætning, kan du redesigne dine processer ved at analysere dine data, så de passer til din virksomhed i stedet for til kravene fra dine softwareleverandører.
Dataflows, der passer til dine behov, med proaktive programmer til at øge datakvaliteten, vil muliggøre betydeligt mere effektiv processtyring og automatisering, der virker.
Kom i gang
Hvordan kan din virksomhed komme i gang med at redesigne A/P dataflowet? Her er, hvad vi anbefaler.
- Hvis din processtyring skal gøre en forskel, skal du sikre dig, at dine data er strukturerede og korrekte. Hvis de oplysninger, du håndterer, er unøjagtige, vil der blive ved med at opstå fejl, uanset hvor godt du forfiner dine processer.
- E-fakturaer er den bedste måde at ændre dine transaktionsdata fra fejlbehæftede til 100 % nøjagtige. Ved at digitalisere dine data kan du sikre, at du ikke mister vigtige oplysninger.
- Sørg for at have de rette rutiner til at beskytte din virksomhed mod eksterne fejl, som f.eks. fejlagtige købsfakturaer. Automatiser valideringen, og sørg for, at du ikke spilder tid på andres fejl.
- Kend din leverandør - implementer robuste procedurer, der hjælper dig med at kontrollere, hvilke leverandører du har aktive relationer med, hvem du bør undgå, og hvordan du sikrer, at din masterdata er korrekt og opdateret.
Ønsker du at forbedre vigtige finansielle processer i din virksomhed? Qvalia's finansprocesplatform kan hjælpe med at automatisere og strømline kreditorkonti uafhængigt af dit nuværende IT-setup uden forstyrrende ændringer.
Har du brug for mere inspiration? Download vores e-bog for at se, hvordan du kan fremskynde den digitale transformation af finans. Få Automatisering af økonomi gratis.