كيفية تحقيق التدفق الأمثل للبيانات في حسابات الدائنين

لا تُعد الأتمتة في قسم الحسابات الدائنة مجرد وسيلة لزيادة الإنتاجية الإدارية على المدى القصير فحسب، بل إنها قد تساهم أيضًا في تحسين الرقابة على المدى الطويل. وتعني الرقابة الأفضل زيادة القدرات التحليلية وتقليل الأخطاء. لذا، ينبغي أن تبدأ بتدفق البيانات لديك. 

قد يبدو هذا هدفًا طموحًا، لكن شركتك ربما تكون أقرب مما تتصور إلى تطبيق تقنيات الأتمتة والعمليات الجديدة التي تُحدث فرقًا. 

ومع ذلك، فإن المراهنة بكل شيء على حل جديد لا تكون في الغالب الخيار الأفضل، لأن التحول الرقمي يتعلق بإجراءاتك وإجراءاتك اليومية بقدر ما يتعلق بحلول برمجية محددة. ومن السهل الوقوع في فخ البحث في السوق عن أحدث إصدار من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

بدلاً من ذلك، ابدأ بفهم العمليات التي تتبعها – أي مسار تدفق البيانات لديك. فمن الضروري أن تكون قادراً على التحكم في ذلك. والخبر السار هو أنه يمكنك تحقيق الكثير في إطار البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات لديك. فإذا قمت بتحليل بياناتك، ستجد مجالاً للتحسين، وغالباً دون الحاجة إلى استثمارات غير ضرورية.

تقييم ذاتي سريع لتدفق البيانات

من خلال تحديد وتحليل كل خطوة في عملية إدارة الحسابات الدائنة، ستضع الأساس اللازم لتحقيق النجاح على المدى الطويل في مجال الأتمتة. 

أجب عن هذه الأسئلة الأربعة، وستحصل على نقطة انطلاق مثالية لإعادة تصميم عمليتك:

1. كيف يتم استلام بيانات المعاملات وإدخالها في عمليات شركتي؟
2. ما هي المعلومات التجارية التي تتضمنها بيانات المعاملات؟
3. ما هي المعلومات المتعلقة بالأعمال أو المعاملات التي تحتاجها شركتي؟
4. ما هي الوظائف، مثل الشؤون المالية والمشتريات واللوجستيات وغيرها، التي تشارك في معالجة هذه البيانات؟

لماذا تعد جودة البيانات أمرًا مهمًا في قسم الحسابات الدائنة

تعد جودة البيانات أحد أهم العوامل التي تؤثر على كفاءة تدفق البيانات. 

قد تؤدي البيانات ذات الجودة المنخفضة إلى أخطاء جسيمة من شأنها أن تعرقل عمليات الإدخال، وتؤدي إلى إبطاء العمل، بل وتعرضك لخطر حدوث تسرب كبير وخفي لرأس المال.

ببساطة، تتأثر جودة البيانات بالوسيلة المستخدمة وبطريقة تنظيم العملية. بعبارة أخرى، تتأثر بمدى تنظيم البيانات وتخزينها في كل خطوة من خطوات العملية، وكيفية تكامل هذه الخطوات مع بعضها البعض.