Automatisointi ei ole vain keino lisätä lyhyen aikavälin hallinnollista tuottavuutta, vaan se voi myös parantaa pitkän aikavälin valvontaa. Parempi valvonta tarkoittaa lisääntyneitä analyysimahdollisuuksia ja vähemmän virheitä. Sinun kannattaa aloittaa tietovirrasta.
Tavoite voi tuntua raskaalta, mutta yrityksesi on luultavasti lähempänä kuin uskotkaan, että voit ottaa käyttöön automatisointiteknologiaa ja uusia prosesseja, joilla on merkitystä.
Uuteen ratkaisuun ryhtyminen ei kuitenkaan useinkaan ole paras valinta, sillä digitaalisessa muutoksessa on kyse yhtä paljon rutiineista ja prosesseista kuin tietyistä ohjelmistoratkaisuista. On helppo langeta siihen ansaan, että etsii markkinoilta uusinta ERP-ratkaisua.
Aloita sen sijaan ymmärtämällä prosessisi - tietovirtasi. Se on välttämätöntä, jotta voit ottaa hallinnan haltuun. Hyvä uutinen on, että voit tehdä paljon nykyisillä IT-asetuksilla. Jos tarkastelet tietojasi, löydät parantamisen varaa, usein ilman turhia investointeja.
Nopea tiedonkulun itsearviointi
Määrittelemällä ja analysoimalla kaikki maksuprosessin vaiheet luot perustan pitkän aikavälin menestykselle automatisoinnissa.
Jos vastaat näihin neljään kysymykseen, saat täydellisen lähtökohdan prosessin uudelleensuunnittelulle:
- Miten transaktiotiedot vastaanotetaan ja syötetään yritykseni prosesseihin?
- Mitä liiketoimintatietoja transaktiotiedot sisältävät?
- Mitä liiketoimintaan tai liiketoimiin liittyviä tietoja yritykseni tarvitsee?
- Mitkä toiminnot, kuten taloushallinto, hankinta, logistiikka jne. osallistuvat näiden tietojen käsittelyyn?
Miksi tietojen laadulla on merkitystä maksuvelallisen kirjanpidossa
Tietojen laatu on yksi merkittävimmistä tekijöistä, jotka vaikuttavat tehokkaisiin tietovirtoihin.
Huonolaatuiset tiedot voivat aiheuttaa merkittäviä virheitä, jotka suistavat kirjaamisprosessit raiteiltaan, hidastavat toimintaa ja jopa vaarantavat merkittävän piilopääomavuodon.
Yksinkertaisesti sanottuna tiedon laatuun vaikuttavat väline ja prosessiasetukset. Toisin sanoen se, miten tiedot on jäsennelty ja tallennettu prosessin jokaisessa vaiheessa ja miten nämä vaiheet on integroitu.
Paperi tai PDF-tiedostot ovat esimerkkejä ei-digitaalisista muodoista. Kun asiaa tarkastellaan koneen näkökulmasta, nämä tietovälineet sisältävät jäsentymätöntä tietoa.
Tietojen digitaaliseen käsittelyyn tarvitaan tulkintoja: manuaalinen käsittely, OCR-skannaus tai molempien yhdistelmä.
Toinen uhka tietojen laadulle on tietotekniikka-asetukset. Mukana voi olla monia eri ohjelmistoja, vaikka käsiteltävät tiedot olisivat samoja. Yrityksesi päivittäisiä menoja voidaan esimerkiksi hallinnoida esimerkiksi lasku- ja ostoreskontraohjelmistolla, tilaus- ja kirjanpitojärjestelmillä, toiminnanohjausjärjestelmillä ja menoanalyysiohjelmistolla, muutamia mainitakseni.
Nämä eri järjestelmät eivät merkitse ainoastaan lisenssi- ja ylläpitokustannuksia.
On olemassa merkittävä riski, että heikkolaatuiset tai jopa virheelliset tiedot kulkevat prosessin läpi huomaamatta. On myös olemassa vääristymisriski, joka johtuu tietojen katoamisesta, koska tiedot kulkevat prosessin läpi erilaisissa perintöintegraatioissa.
Uudelleensuunnittelun aika
Kun katsot nykyisiä rutiinejasi ja järjestelmäasetuksiasi pidemmälle, voit suunnitella prosesseja uudelleen analysoimalla tietojasi niin, että ne sopivat liiketoimintaasi eikä niinkään ohjelmistotoimittajien vaatimuksiin.
Tarpeisiisi sopivat tietovirrat ja ennakoivat ohjelmat tietojen laadun parantamiseksi mahdollistavat huomattavasti tehokkaamman prosessinohjauksen ja toimivan automaation.
Aloita käyttö
Miten yrityksesi voi aloittaa osto- ja myyntireskontran tiedonkulun uudelleensuunnittelun? Suosittelemme seuraavaa.
- Jotta prosessinvalvonnalla olisi merkitystä, sinun on varmistettava, että tiedot ovat jäsenneltyjä ja oikeita. Jos käsittelemäsi tiedot ovat epätarkkoja, virheitä syntyy jatkossakin, vaikka prosessit olisivat kuinka hyvin hiottuja.
- Verkkolaskut ovat paras tapa muuttaa transaktiotiedot virhealttiista 100-prosenttisen tarkkoihin tietoihin. Digitalisoimalla tietosi voit varmistaa, ettet menetä mitään kriittisiä tietoja.
- Varmista, että sinulla on asianmukaiset rutiinit, joilla suojaat yrityksesi ulkoisilta virheiltä, kuten virheellisiltä ostolaskuilta. Automatisoi validointi ja varmista, ettet tuhlaa aikaa muiden virheisiin.
- Tunne tavarantoimittajasi - ota käyttöön vankat menettelyt, joiden avulla voit valvoa, mihin tavarantoimittajiin sinulla on aktiiviset suhteet, keitä sinun tulisi välttää ja miten varmistat, että päätiedot ovat oikeat ja päivitetyt.
Haluatko parantaa yrityksesi elintärkeitä talousprosesseja? Qvalian talousprosessialusta voi auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan ostoreskontraa nykyisestä IT-asetuksestasi riippumatta ilman häiritseviä muutoksia.
Tarvitsetko lisää inspiraatiota? Lataa e-kirjamme ja katso, miten voit nopeuttaa rahoituksen digitaalista muutosta. Hanki Rahoituksen automatisointi ilmaiseksi.