Automatizace v oblasti závazků není jen prostředkem ke zvýšení krátkodobé administrativní produktivity – může také potenciálně zlepšit vaši dlouhodobou kontrolu. Lepší kontrola znamená lepší analytické schopnosti a méně chyb. Měli byste začít s tokem dat.
Může se to zdát jako náročný cíl, ale vaše firma je pravděpodobně blíže, než si myslíte, k zavedení automatizační technologie a nových procesů, které přinesou změnu.
Avšak vsadit vše na nové řešení často není tou nejlepší volbou, protože digitální transformace se týká stejně tak vašich rutin a procesů jako konkrétních softwarových řešení. Je snadné upadnout do pasti a hledat na trhu nejnovější verzi ERP.
Místo toho začněte tím, že porozumíte svému procesu – toku dat. Je to nezbytné, abyste mohli převzít kontrolu. Dobrou zprávou je, že ve svém stávajícím IT prostředí můžete udělat mnoho. Pokud prozkoumáte svá data, najdete prostor pro zlepšení, často bez zbytečných investic.
Rychlé sebehodnocení toku dat
Definováním a analýzou každého kroku v procesu účtování závazků položíte základy pro dlouhodobý úspěch v oblasti automatizace.
Odpovězte na tyto čtyři otázky a získáte ideální výchozí bod pro přepracování svého procesu:
- Jak jsou transakční data přijímána a zadávána do procesů mé společnosti?
- Jaké obchodní informace obsahují transakční data?
- Jaké informace týkající se podnikání nebo transakcí moje společnost potřebuje?
- Které funkce, finance, nákup, logistika atd., se podílejí na zpracování těchto údajů?
Proč je kvalita dat v oblasti závazků důležitá
Kvalita dat je jedním z nejvýznamnějších faktorů, které ovlivňují efektivní tok dat.
Nízká kvalita dat může způsobit závažné chyby, které naruší procesy zadávání dat, zpomalí vás a dokonce mohou vést k významným skrytým únikům kapitálu.
Kvalita dat je, zjednodušeně řečeno, ovlivněna médiem a nastavením procesu. Jinými slovy, jak jsou data strukturována a ukládána v každém kroku procesu a jak jsou tyto kroky integrovány.
Papír nebo soubory PDF jsou příklady médií v nedigitálním formátu. Z pohledu stroje obsahují tato média nestrukturovaná data.
Pro digitální zpracování informací je nutné provést interpretaci: ruční zpracování, skenování pomocí OCR nebo kombinaci obou metod.
Další hrozbou pro kvalitu vašich dat je vaše IT vybavení. Může se jednat o mnoho různých softwarů, i když se zpracovávají stejné informace. Například denní výdaje vaší firmy mohou být spravovány softwarem pro fakturaci a účtování závazků, systémy pro objednávky a účetnictví, ERP systémy a softwarem pro analýzu výdajů, abychom jmenovali alespoň některé.
Tyto různé systémy nepředstavují pouze náklady na licence a údržbu.
Existuje značné riziko, že nekvalitní nebo dokonce chybné údaje projdou procesem bez povšimnutí. Existuje také riziko zkreslení a ztráty údajů v důsledku předávání informací v rámci procesu v různých starších integracích.
Čas na redesign
Při pohledu za hranice vašich současných rutin a nastavení systému můžete přepracovat své procesy tak, že budete analyzovat data tak, aby vyhovovala vašemu podnikání, a nikoli požadavkům dodavatelů softwaru.
Datové toky přizpůsobené vašim potřebám s proaktivními programy pro zvýšení kvality dat umožní výrazně efektivnější řízení procesů a automatizaci, která skutečně funguje.
Začít
Jak může vaše společnost začít s přepracováním toku dat A/P? Zde je naše doporučení.
- Aby vaše řízení procesů přineslo výsledky, musíte zajistit, aby vaše data byla strukturovaná a správná. Pokud jsou informace, se kterými pracujete, nepřesné, budou se chyby objevovat i nadále, bez ohledu na to, jak dobře své procesy zdokonalíte.
- Elektronické faktury jsou nejlepším způsobem, jak změnit vaše transakční údaje z chybových na 100% přesné. Digitalizací vašich údajů můžete zajistit, že neztratíte žádné důležité informace.
- Zajistěte, abyste měli správné postupy na ochranu vaší firmy před externími chybami, jako jsou chybné nákupní faktury. Automatizujte ověřování a ujistěte se, že neztrácíte čas kvůli chybám jiných.
- Poznejte svého dodavatele – zavedete robustní postupy, které vám pomohou kontrolovat, s kterými dodavateli máte aktivní vztahy, kterým byste se měli vyhnout a jak zajistit, aby vaše hlavní údaje byly správné a aktuální.
Chcete zlepšit důležité finanční procesy ve vaší společnosti? Platforma pro finanční procesy společnosti Qvalia vám pomůže automatizovat a zefektivnit účtování závazků, a to nezávisle na vašem současném IT nastavení a bez rušivých změn.
Potřebujete více inspirace? Stáhněte si naši elektronickou knihu a zjistěte, jak můžete urychlit digitální transformaci financí. Získejte zdarma publikaci Automatizace financí.