Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist nicht nur ein Mittel zur kurzfristigen Steigerung der Verwaltungsproduktivität, sondern kann auch Ihre langfristige Kontrolle verbessern. Bessere Kontrolle bedeutet mehr Analysemöglichkeiten und weniger Fehler. Sie sollten mit Ihrem Datenfluss beginnen.
Es mag wie ein hohes Ziel erscheinen, aber Ihr Unternehmen ist wahrscheinlich näher dran als Sie denken, Automatisierungstechnologie und neue Prozesse zu implementieren, die einen Unterschied machen.
Allerdings ist es oft nicht die beste Wahl, gleich auf eine neue Lösung zu setzen, denn bei der digitalen Transformation geht es ebenso sehr um Ihre Routinen und Prozesse wie um spezifische Softwarelösungen. Man tappt leicht in die Falle, den Markt nach der neuesten ERP-Version zu durchforsten.
Beginnen Sie stattdessen damit, Ihren Prozess - Ihren Datenfluss - zu verstehen. Das ist ein Muss, um die Kontrolle übernehmen zu können. Die gute Nachricht ist, dass Sie mit Ihrer bestehenden IT-Einrichtung viel erreichen können. Wenn Sie Ihre Daten untersuchen, werden Sie Raum für Verbesserungen finden, oft ohne unnötige Investitionen.
Eine schnelle Selbsteinschätzung des Datenflusses
Indem Sie jeden Schritt in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess definieren und analysieren, legen Sie den Grundstein für einen langfristigen Erfolg bei der Automatisierung.
Beantworten Sie diese vier Fragen, und Sie haben einen perfekten Ausgangspunkt für die Neugestaltung Ihres Prozesses:
- Wie werden Transaktionsdaten empfangen und in die Prozesse meines Unternehmens eingegeben?
- Welche Geschäftsinformationen enthalten die Transaktionsdaten?
- Welche geschäfts- oder transaktionsbezogenen Informationen benötigt mein Unternehmen?
- Welche Funktionen - Finanzen, Beschaffung, Logistik usw. - sind an der Verarbeitung dieser Daten beteiligt?
Warum Datenqualität in der Kreditorenbuchhaltung wichtig ist
Die Datenqualität ist einer der wichtigsten Faktoren, die sich auf effiziente Datenflüsse auswirken.
Qualitativ minderwertige Daten können zu erheblichen Fehlern führen, die Erfassungsprozesse zum Scheitern bringen, Sie verlangsamen und sogar ein erhebliches Risiko von verstecktem Kapitalverlust mit sich bringen.
Die Datenqualität wird, einfach ausgedrückt, durch das Medium und den Aufbau Ihrer Prozesse beeinflusst. Mit anderen Worten, wie die Daten in jedem Schritt Ihres Prozesses strukturiert und gespeichert werden, und diese Schritte sind integriert.
Papier oder PDFs sind Beispiele für nicht-digitale Formate. Vom Standpunkt einer Maschine aus betrachtet, enthalten diese Medien unstrukturierte Daten.
Um Informationen digital zu verarbeiten, sind Interpretationen erforderlich: manuelle Bearbeitung, OCR-Scannen oder eine Kombination aus beidem.
Eine weitere Gefahr für die Qualität Ihrer Daten ist Ihre IT-Einrichtung. Es können viele verschiedene Softwareprogramme beteiligt sein, selbst wenn dieselben Informationen verarbeitet werden. Beispielsweise können die täglichen Ausgaben Ihres Unternehmens von Rechnungs- und Kreditorenbuchhaltungssoftware, Bestell- und Buchhaltungssystemen, ERPs und Ausgabenanalysesoftware verwaltet werden, um nur einige zu nennen.
Diese unterschiedlichen Systeme stellen nicht nur Kosten für Lizenzen und Wartung dar.
Es besteht ein erhebliches Risiko, dass minderwertige oder sogar fehlerhafte Daten unentdeckt durch den Prozess wandern. Es besteht auch das Risiko von Verzerrungen und Datenverlusten aufgrund von Informationen, die den Prozess in verschiedenen Legacy-Integrationen durchlaufen.
Zeit für eine Neugestaltung
Wenn Sie Ihre derzeitigen Routinen und Systemeinstellungen hinter sich lassen, können Sie Ihre Prozesse neu gestalten, indem Sie Ihre Daten so analysieren, dass sie zu Ihrem Unternehmen passen und nicht zu den Anforderungen Ihrer Softwareanbieter.
Auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Datenflüsse mit proaktiven Programmen zur Steigerung der Datenqualität ermöglichen eine wesentlich effektivere Prozesssteuerung und eine funktionierende Automatisierung.
Los geht's
Wie kann Ihr Unternehmen mit einer Neugestaltung des Eingangsdatenflusses beginnen? Wir empfehlen Folgendes.
- Damit Ihre Prozesskontrolle einen Unterschied macht, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten strukturiert und korrekt sind. Wenn die Informationen, die Sie verarbeiten, ungenau sind, werden immer wieder Fehler auftreten, egal wie gut Sie Ihre Prozesse verfeinern.
- Elektronische Rechnungen sind der beste Weg, um Ihre Transaktionsdaten von fehleranfällig zu 100% genau zu machen. Indem Sie Ihre Daten digitalisieren, können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über geeignete Routinen verfügen, um Ihr Unternehmen vor externen Fehlern, wie z. B. fehlerhaften Eingangsrechnungen, zu schützen. Automatisieren Sie die Validierung und sorgen Sie dafür, dass Sie keine Zeit mit den Fehlern anderer verschwenden.
- Kennen Sie Ihre Lieferanten - Führen Sie solide Verfahren ein, mit deren Hilfe Sie kontrollieren können, mit welchen Lieferanten Sie aktive Beziehungen unterhalten, wen Sie meiden sollten und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Stammdaten korrekt und aktuell sind.
Möchten Sie wichtige Finanzprozesse in Ihrem Unternehmen verbessern? Die Finanzprozessplattform von Qvalia kann Ihnen helfen, die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und zu rationalisieren, unabhängig von Ihrer aktuellen IT-Einrichtung und ohne störende Änderungen.
Brauchen Sie mehr Inspiration? Laden Sie unser E-Book herunter und erfahren Sie, wie Sie die digitale Transformation des Finanzwesens beschleunigen können. Automatisieren Sie Ihr Finanzwesen kostenlos.