L'automatisation de la comptabilité fournisseurs n'est pas seulement un moyen d'augmenter la productivité administrative à court terme, elle peut aussi améliorer votre contrôle à long terme. Un meilleur contrôle signifie des capacités d'analyse accrues et moins d'erreurs. Commencez par votre flux de données.
L'objectif peut sembler ambitieux, mais votre entreprise est probablement plus proche que vous ne le pensez de la mise en œuvre d'une technologie d'automatisation et de nouveaux processus qui feront la différence.
Cependant, le choix d'une nouvelle solution n'est souvent pas le meilleur, car la transformation de digitale concerne autant vos routines et vos processus que des solutions logicielles spécifiques. Il est facile de tomber dans le piège qui consiste à parcourir le marché à la recherche de la dernière version de l'ERP.
Commencez plutôt par comprendre votre processus - votre flux de données. C'est indispensable pour pouvoir prendre le contrôle. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez faire beaucoup dans votre configuration informatique existante. Si vous examinez vos données, vous trouverez des possibilités d'amélioration, souvent sans investissements inutiles.
Auto-évaluation rapide du flux de données
En définissant et en analysant chaque étape de votre processus de comptabilité fournisseurs, vous poserez les bases d'un succès à long terme en matière d'automatisation.
En répondant à ces quatre questions, vous disposerez d'un point de départ idéal pour redéfinir votre processus :
- Comment les données transactionnelles sont-elles reçues et introduites dans les processus de mon entreprise ?
- Quelles informations commerciales les données transactionnelles contiennent-elles ?
- De quelles informations commerciales ou liées à des transactions mon entreprise a-t-elle besoin ?
- Quelles sont les fonctions (finances, achats, logistique, etc.) impliquées dans le traitement de ces données ?
L'importance de la qualité des données dans la comptabilité fournisseurs
La qualité des données est l'un des facteurs les plus importants qui influent sur l'efficacité des flux de données.
Des données de mauvaise qualité peuvent entraîner des erreurs importantes qui feront dérailler les processus de saisie, vous ralentiront et risqueront même de provoquer des fuites importantes de capitaux cachés.
La qualité des données est, en termes simples, influencée par le support et la configuration de votre processus. En d'autres termes, la façon dont les données sont structurées et stockées à chaque étape de votre processus, et ces étapes sont intégrées.
Le papier ou les PDF sont des exemples de supports de formats nondigitale . Du point de vue de la machine, ces supports contiennent des données non structurées.
Pour traiter l'information numériquement, des interprétations sont nécessaires : manipulation manuelle, balayage OCR, ou une combinaison des deux.
Une autre menace pour la qualité de vos données est votre configuration informatique. De nombreux logiciels différents peuvent être impliqués, même si ce sont les mêmes informations qui sont traitées. Par exemple, les dépenses quotidiennes de votre entreprise peuvent être gérées par des logiciels de facturation et de comptes fournisseurs, des systèmes de commande et de comptabilité, des ERP et des logiciels d'analyse des dépenses, pour n'en citer que quelques-uns.
Ces différents systèmes ne représentent pas seulement des coûts de licence et de maintenance.
Il existe un risque important que des données de qualité médiocre, voire erronées, traversent le processus sans être détectées. Il y a également un risque de distorsion, avec une perte de données due aux informations qui passent par le processus dans diverses intégrations héritées.
L'heure de la refonte a sonné
Au-delà de vos routines actuelles et de la configuration du système, vous pouvez redéfinir vos processus en analysant vos données pour les adapter à votre activité plutôt qu'aux exigences de vos fournisseurs de logiciels.
Des flux de données adaptés à vos besoins, avec des programmes proactifs visant à améliorer la qualité des données, permettront un contrôle des processus beaucoup plus efficace et une automatisation qui fonctionne.
Commencer
Comment votre entreprise peut-elle commencer à remanier le flux de données des comptes fournisseurs ? Voici ce que nous recommandons.
- Pour que votre contrôle des processus fasse la différence, vous devez vous assurer que vos données sont structurées et correctes. Si les informations que vous traitez sont inexactes, des erreurs continueront à se produire, même si vous affinez vos processus.
- Les factures électroniques sont le meilleur moyen de faire passer vos données transactionnelles d'un niveau d'erreur à un niveau de précision de 100 %. En numérisant vos données, vous vous assurez de ne perdre aucune information essentielle.
- Veillez à mettre en place des procédures appropriées pour protéger votre entreprise contre les erreurs externes, telles que les factures d'achat erronées. Automatisez la validation et veillez à ne pas perdre de temps avec les erreurs des autres.
- Connaissez vos fournisseurs - mettez en œuvre des procédures solides qui vous aident à contrôler les fournisseurs avec lesquels vous entretenez des relations actives, ceux que vous devez éviter et comment vous assurer que vos données de base sont correctes et mises à jour.
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