Automatizácia v oblasti záväzkov nie je len prostriedkom na zvýšenie krátkodobej administratívnej produktivity – môže potenciálne zlepšiť vašu dlhodobú kontrolu. Lepšia kontrola znamená zvýšené analytické schopnosti a menej chýb. Mali by ste začať s tokom údajov.
Môže sa to zdať ako náročný cieľ, ale vaša firma je pravdepodobne bližšie, než si myslíte, k implementácii automatizačnej technológie a nových procesov, ktoré prinesú zmenu.
Avšak vsadiť všetko na nové riešenie často nie je tou najlepšou voľbou, pretože digitálna transformácia sa týka rovnako vašich rutín a procesov ako aj konkrétnych softvérových riešení. Je ľahké podľahnúť pokušeniu hľadať na trhu najnovšiu verziu ERP systému.
Namiesto toho začnite tým, že pochopíte svoj proces – tok údajov. Je nevyhnutné, aby ste mali kontrolu. Dobrou správou je, že vo vašej existujúcej IT konfigurácii môžete urobiť veľa. Ak preskúmate svoje údaje, nájdete priestor na zlepšenie, často bez zbytočných investícií.
Rýchle sebahodnotenie toku údajov
Definovaním a analýzou každého kroku v procese účtovania záväzkov položíte základy pre dlhodobý úspech v automatizácii.
Odpovedzte na tieto štyri otázky a budete mať perfektný východiskový bod pre prepracovanie svojho procesu:
- Ako sa transakčné údaje prijímajú a zadávajú do procesov mojej spoločnosti?
- Aké obchodné informácie obsahujú transakčné údaje?
- Aké informácie týkajúce sa podnikania alebo transakcií potrebuje moja spoločnosť?
- Ktoré funkcie, financie, obstarávanie, logistika atď., sa podieľajú na spracovaní týchto údajov?
Prečo je kvalita údajov dôležitá v oblasti záväzkov
Kvalita údajov je jedným z najvýznamnejších faktorov, ktoré ovplyvňujú efektívny tok údajov.
Nízka kvalita údajov môže spôsobiť závažné chyby, ktoré narušia procesy zadávania údajov, spomalia vás a dokonca môžu viesť k významnej skrytej strate kapitálu.
Kvalita údajov je, jednoducho povedané, ovplyvnená médiom a nastavením vášho procesu. Inými slovami, tým, ako sú údaje štruktúrované a ukladané v každom kroku vášho procesu a ako sú tieto kroky integrované.
Papier alebo PDF sú príklady médií v nedigitálnom formáte. Z pohľadu stroja tieto médiá obsahujú nestruktúrované údaje.
Na digitálne spracovanie informácií sú potrebné interpretácie: ručné spracovanie, skenovanie OCR alebo kombinácia oboch.
Ďalšou hrozbou pre kvalitu vašich údajov je vaše IT nastavenie. Môže sa na ňom podieľať mnoho rôznych softvérov, aj keď sa spracúvajú rovnaké informácie. Napríklad denné výdavky vašej firmy môžu byť spravované softvérom na faktúry a záväzky, objednávkovými a účtovnými systémami, ERP systémami a softvérom na analýzu výdavkov, aby sme spomenuli aspoň niektoré.
Tieto rôzne systémy nepredstavujú len náklady na licencie a údržbu.
Existuje značné riziko, že nekvalitné alebo dokonca chybné údaje prejdú procesom bez toho, aby boli odhalené. Existuje tiež riziko skreslenia a straty údajov v dôsledku prenosu informácií v rámci procesu v rôznych starších integráciách.
Čas na redizajn
Ak sa pozriete za svoje súčasné rutiny a nastavenie systému, môžete svoje procesy prepracovať tak, že budete analyzovať svoje údaje tak, aby vyhovovali vašej firme, a nie požiadavkám dodávateľov softvéru.
Dátové toky prispôsobené vašim potrebám s proaktívnymi programami na zvýšenie kvality dát umožnia výrazne efektívnejšiu kontrolu procesov a automatizáciu, ktorá funguje.
Začnite
Ako môže vaša spoločnosť začať s redizajnom toku údajov A/P? Tu je náš odporúčaný postup.
- Aby vaše riadenie procesov prinieslo výsledky, musíte zabezpečiť, aby vaše údaje boli štruktúrované a správne. Ak sú informácie, s ktorými pracujete, nepresné, chyby sa budú naďalej vyskytovať bez ohľadu na to, ako dobre zdokonalíte svoje procesy.
- Elektronické faktúry sú najlepším spôsobom, ako zmeniť vaše transakčné údaje z chybných na 100 % presné. Digitalizáciou vašich údajov môžete zaistiť, že nestratíte žiadne dôležité informácie.
- Zabezpečte, aby ste mali správne postupy na ochranu svojej firmy pred externými chybami, ako sú chybné nákupné faktúry. Automatizujte overovanie a uistite sa, že nestrácate čas kvôli chybám iných.
- Poznajte svojho dodávateľa – zavádzajte spoľahlivé postupy, ktoré vám pomôžu kontrolovať, s ktorými dodávateľmi máte aktívne vzťahy, ktorých by ste sa mali vyvarovať a ako zabezpečiť, aby vaše hlavné údaje boli správne a aktualizované.
Chcete zlepšiť dôležité finančné procesy vo vašej spoločnosti? Platforma finančných procesov spoločnosti Qvalia vám pomôže automatizovať a zefektívniť účtovné záväzky nezávisle od vašej súčasnej IT konfigurácie a bez rušivých zmien.
Potrebujete viac inšpirácie? Stiahnite si našu elektronickú knihu a zistite, ako môžete urýchliť digitálnu transformáciu financií. Získajte knihu Automatizácia financií zadarmo.