Een plat bestand in Electronic Data Interchange EDI) is een tekstbestand dat wordt gebruikt om gegevens in een gestructureerd formaat uit te wisselen tussen verschillende systemen. Platte bestanden zijn eenvoudig en overzichtelijk, waardoor ze veel worden gebruikt voor EDI-transacties.

Tekstformaat: Gegevens worden opgeslagen in een leesbaar formaat, wat de verwerking en het opsporen van fouten vereenvoudigt.
Gescheiden velden: Elk record bestaat uit velden die worden gescheiden door specifieke scheidingstekens, zoals komma’s (CSV), tabtekens (TSV) of andere tekens.
Rijen en records: Elke rij in het platte bestand vertegenwoordigt één record, en elk record volgt een consistente structuur.
Geen hiërarchische structuur: Flatfiles zijn lineair en bevatten geen geneste of hiërarchische gegevens.
Vaste en variabele flatfiles: Vaste en variabele flatfiles zijn essentiële componenten van EDI en maken een efficiënte en betrouwbare gegevensuitwisseling mogelijk in formaten die eenvoudig kunnen worden beheerd en geïmplementeerd.

Een vast plat bestand in EDI maakt gebruik van velden met vooraf gedefinieerde, vaste lengtes. Elk veld beslaat een bepaald aantal tekens, ongeacht de werkelijke lengte van de gegevens, en kortere gegevens worden aangevuld tot de vaste lengte.

Velden met vaste lengte: Elk veld heeft een vastgelegde lengte, waardoor de records uniform zijn.
Opvullen: Velden met minder gegevens worden opgevuld met spaties of nullen om aan de vaste lengte te voldoen.
Consistente structuur: Zorgt ervoor dat elk record dezelfde indeling heeft, wat het parseren en verwerken van gegevens vereenvoudigt.

Verbetert de voorspelbaarheid: dankzij vaste lengtes zijn gegevens gemakkelijker te lezen en te analyseren, aangezien de positie van elk veld bekend is.
Vereenvoudigt de verwerking: vermindert de complexiteit bij het verwerken en interpreteren van gegevens, aangezien elk record aan een strikt formaat voldoet.

Een variabel plat bestand in EDI bevat velden die in lengte kunnen variëren, wat meer flexibiliteit biedt in de gegevensstructuur. De velden worden doorgaans gescheiden door scheidingstekens, waardoor records verschillende gegevensvolumes kunnen hebben.

Velden met variabele lengte: Velden kunnen in lengte variëren, waardoor ze geschikt zijn voor gegevens van verschillende omvang.
Door scheidingstekens gescheiden velden: Velden worden gescheiden door scheidingstekens, zoals komma’s of tabbladen, die het einde van het ene veld en het begin van het andere aangeven.
Flexibele structuur: Ondersteunt een flexibeler indeling voor uiteenlopende gegevensvereisten.

Grotere flexibiliteit: maakt het mogelijk om complexere en meer gevarieerde gegevens in elk record op te nemen, waardoor het geschikt is voor scenario’s waarin de omvang van de gegevens kan variëren.
Geschikt voor diverse gegevens: ondersteunt een breder scala aan gegevenstypen en -groottes, waardoor het aanpasbaar is aan verschillende zakelijke behoeften.
Vereenvoudigt de gegevensverwerking: vergemakkelijkt het beheer en de interpretatie van gegevens die niet in een starre structuur passen.

EDI-flatfiles ondersteunen verschillende berichttypes, die elk zijn ontworpen om specifieke zakelijke transacties te vergemakkelijken. Hier volgen enkele veelvoorkomende berichttypes in EDI-flatfiles:

Inkooporder: Wordt gebruikt om een bestelling voor goederen of diensten te plaatsen.
Bevestiging van inkooporder: Bevestigt de ontvangst en aanvaarding van een inkooporder.
Voorafgaande verzendmelding (ASN): Bevat gedetailleerde informatie over een aanstaande levering.
Factuur: Wordt gebruikt om geleverde goederen of diensten in rekening te brengen.
Betalingsopdracht/betalingsadvies: Wordt gebruikt om een betaling te verrichten en betalingsgegevens te verstrekken.
Prijs-/verkoopcatalogus: Bevat productinformatie, inclusief beschrijvingen en prijzen.
Voorraadopvraag/advies: Geeft voorraadniveaus en -status door.
Functionele bevestiging: Bevestigt de ontvangst van een EDI-transactie en geeft aan of deze succesvol is verwerkt.
Verzoek tot wijziging van inkooporder: Vraagt om wijzigingen in een bestaande inkooporder.
Bevestiging van wijziging in inkooporder: Bevestigt de gevraagde wijzigingen in een inkooporder.
Transportvervoerder verzendstatusbericht: Geeft statusinformatie over een zending.
Magazijnverzendopdracht: Geeft een magazijnopdracht om goederen te verzenden.
Magazijnverzendadvies: Bevestigt de verzending van goederen vanuit een magazijn.
Vrachtgegevens en factuur van vervoerder: Wordt door vervoerders gebruikt om vrachtgegevens en facturen te verstrekken.
Vrachtopdracht voor vervoerder: Wordt gebruikt om een zending aan een vervoerder aan te bieden.

Qvalia biedt oplossingen voor het beheer en de conversie van bedrijfsdocumenten naar en vanuit vaste en variabele platte bestandsformaten. Ons platform kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen om electronic data interchange efficiënte en nauwkeurige electronic data interchange EDI) mogelijk te maken. Wij verwerken diverse transacties, waaronder inkooporders, facturen en verzendberichten, en zorgen daarbij voor een betrouwbare en conforme gegevensuitwisseling.