Faktury dodavatelů
Karanténa
Faktury s odchylkami, které jsou zadrženy k přezkoumání
Faktury dodavatelů
Spory
Vráceno dodavateli s uvedením důvodu
Vystavené faktury
Dynamické směrování
Doručovací kanál zvolený pro každého příjemce zvlášť
Vystavené faktury
Vlastní pravidla
Informace doplněné podle zákazníka
Zpracování výjimek u faktur dodavatelů
Každá faktura v systému Peppol je nejprve ověřena z hlediska dodržování pravidel pro její formát. Nad těmito pravidly mají přednost pravidla pro faktury: podmínky, které vaše organizace stanoví ohledně toho, co musí faktura obsahovat, než postoupí ke schválení a zaúčtování.
Faktura, která tyto požadavky nesplňuje, je zařazena do karantény s uvedením důvodu. Váš tým opraví to, co lze opravit, a fakturu uvolní, nebo ji u dodavatele zpochybní.
- Nesrovnalosti ve fakturách zařazených do karantény, včetně důvodu u každé z nich
- Opravte a release, nebo vznesete námitku u dodavatele
- Elektronické faktury a naskenované faktury ve formátu PDF ve stejné frontě ke kontrole
- Prohledat frontu podle dodavatele, důvodu a data
- Schválené faktury postupují k schválení a zaúčtování
Pravidla pro vystavování faktur
Stejná pravidla platí i opačně: přes který kanál se jednotlivé faktury doručují a co na nich musí každý zákazník najít.
Dynamické směrování
Společnost Qvalia volí způsob doručení pro každého příjemce: Peppol, digitální schránka nebo internetové bankovnictví, e-mail či tištěná forma. Dynamické směrování je součástí vaší smlouvy.
Individuální pravidla pro jednotlivé zákazníky
Přidejte odkazy, kódy nebo jiné informace, které zákazník požaduje na svých fakturách. Toto pravidlo se aplikuje na každou fakturu vystavenou tomuto zákazníkovi, takže nikdo nemusí faktury ručně upravovat.
Jak se pravidla pro fakturaci zapadají do pracovního postupu
Přijmout
Faktury od dodavatelů přicházejí přes Peppol, ve formátu EDI nebo jako soubory PDF, z nichž se data převádějí do strukturované podoby.
Ověřit
Faktury v systému Peppol jsou nejprve zkontrolovány z hlediska dodržení formátových pravidel, než dojde k jakémukoli dalšímu kroku.
Použijte svá pravidla
Pravidla pro faktury umožňují pozastavit, opravit nebo zpochybnit faktury, které nesplňují vaše podmínky.
Schválit a zveřejnit
Faktury, které projdou kontrolou, jsou předány do schvalovacího procesu a následně zaúčtovány ve vašem účetním systému.
Často kladené otázky k pravidlům fakturace
Jaký je rozdíl mezi pravidly pro ověřování a pravidly pro fakturaci?
Validace ověřuje, zda faktura ve formátu Peppol splňuje pravidla pro daný formát, například Peppol BIS Billing 3.0, a provádí se u každé faktury. Pravidla pro faktury jsou podmínky, které vaše organizace stanoví nad rámec těchto standardů, například jaké reference musí faktura obsahovat, než bude předložena ke schválení.
Co se stane s fakturou v karanténě?
Čeká na kontrolu, přičemž je uveden důvod. Váš tým může chybu opravit a zařadit ji do běžného pracovního postupu ( release ), nebo ji s dodavatelem zpochybnit.
Lze faktury ve formátu PDF kontrolovat podle stejných pravidel?
Ano. Faktura ve formátu PDF se nejprve převede na strukturovaná data a poté se s ní zachází stejně jako s ostatními příchozími fakturami, a to ve stejné frontě ke kontrole.
Co je to dynamické směrování?
Qvalia volí způsob doručení pro každou odchozí fakturu podle toho, jakou formu doručení může příjemce přijmout: Peppol, digitální schránka nebo internetové bankovnictví, e-mail nebo tištěná forma. Toto nastavení se provádí v rámci vaší smlouvy. Přečtěte si více o způsobech doručení.
Musím změnit svůj ERP systém?
Ne. Pravidla pro fakturaci se v systému Qvalia uplatňují mezi vaším ERP systémem a sítí, ať už pracujete ve webové aplikaci, nebo odesíláte faktury prostřednictvím API.
Které tarify zahrnují pravidla pro fakturaci?
Pravidla pro fakturaci jsou součástí nabídky Enterprise. Kontaktujte nás, abychom společně probrali pravidla, která vaše organizace potřebuje.
