Faktúry dodávateľov
Karanténa
Faktúry s odchýlkami zadržané na kontrolu
Faktúry dodávateľov
Spory
Vrátené dodávateľovi s uvedením dôvodu
Vystavené faktúry
Dynamické smerovanie
Doručovací kanál zvolený pre každého príjemcu
Vystavené faktúry
Vlastné pravidlá
Informácie pridané podľa zákazníka
Spracovanie výnimiek pri faktúrach od dodávateľov
Každá faktúra vo formáte Peppol sa najskôr overuje z hľadiska pravidiel týkajúcich sa jej formátu. Prednosť majú pravidlá pre faktúry: podmienky, ktoré vaša organizácia stanovuje ohľadom obsahu faktúry, než postúpi na schválenie a zaúčtovanie.
Faktúra, ktorá tieto podmienky nespĺňa, je umiestnená do karantény s uvedením dôvodu. Váš tím opraví to, čo sa dá opraviť, a faktúru uvoľní, alebo ju spochybní u dodávateľa.
- Nesúladné faktúry zadržané v karanténe s uvedením dôvodu pri každej z nich
- Opravte to a release, alebo reklamujte u dodávateľa
- Elektronické faktúry a naskenované faktúry vo formáte PDF v tej istej fronte na kontrolu
- Vyhľadávanie v zozname podľa dodávateľa, dôvodu a dátumu
- Schválené faktúry pokračujú v schvaľovacom procese a zaúčtovaní
Pravidlá pre vystavovanie faktúr
Tie isté pravidlá platia aj v opačnom smere: cez ktorý kanál sa ktorá faktúra doručuje a čo by na nej mal každý zákazník nájsť.
Dynamické smerovanie
Spoločnosť Qvalia vyberá spôsob doručenia pre každého príjemcu: Peppol, digitálna schránka alebo internetové bankovníctvo, e-mail alebo tlač. Dynamické smerovanie je súčasťou vašej zmluvy.
Individuálne pravidlá pre jednotlivých zákazníkov
Pridajte odkazy, kódy alebo iné informácie, ktoré si zákazník vyžaduje na svojich faktúrach. Toto pravidlo sa uplatňuje na každú faktúru vystavenú tomuto zákazníkovi, takže nikto nemusí faktúry upravovať ručne.
Kde sa pravidlá fakturácie zapadajú do pracovného toku
Prijímať
Faktúry od dodávateľov prichádzajú prostredníctvom Peppolu, vo formáte EDI alebo ako faktúry vo formáte PDF, ktoré sa následne prevádzajú na štruktúrované údaje.
Overiť
Faktúry v systéme Peppol sa najskôr skontrolujú z hľadiska dodržania pravidiel formátu, a až potom sa pokračuje ďalej.
Použite svoje pravidlá
Pravidlá pre faktúry umožňujú pozastaviť, opraviť alebo spochybniť faktúry, ktoré nespĺňajú vaše podmienky.
Schváliť a zverejniť
Faktúry, ktoré prejdú kontrolou, sa posielajú do schvaľovacieho procesu a následne sa zaúčtujú vo vašom účtovnom systéme.
Často kladené otázky týkajúce sa pravidiel fakturácie
Aký je rozdiel medzi pravidlami validácie a pravidlami fakturácie?
Validácia overuje, či faktúra vo formáte Peppol spĺňa pravidlá týkajúce sa jej formátu, napríklad Peppol BIS Billing 3.0, a vykonáva sa pri každej faktúre. Pravidlá pre faktúry sú podmienky, ktoré vaša organizácia stanovuje dodatočne, napríklad aké referenčné údaje musí faktúra obsahovať, než bude odoslaná na schválenie.
Čo sa stane s faktúrou v karanténe?
Čaká na kontrolu, pričom je uvedený dôvod. Váš tím to môže opraviť a prostredníctvom funkcie „ release “ zaradiť do bežného pracovného toku, alebo to spochybniť u dodávateľa.
Dajú sa faktúry vo formáte PDF kontrolovať podľa tých istých pravidiel?
Áno. Faktúra vo formáte PDF sa najskôr prevádza do štruktúrovaných údajov a následne sa spracováva rovnako ako ostatné prichádzajúce faktúry, a to v tej istej fronte na kontrolu.
Čo je dynamické smerovanie?
Qvalia vyberá spôsob doručenia pre každú odosielanú faktúru na základe toho, aký spôsob doručenia môže príjemca prijať: Peppol, digitálna schránka alebo internetové bankovníctvo, e-mail alebo tlač. Toto nastavenie je súčasťou vašej zmluvy. Prečítajte si viac o spôsoboch doručenia.
Musím zmeniť svoj ERP systém?
Nie. Pravidlá fakturácie sa spracúvajú v systéme Qvalia, medzi vaším ERP a sieťou, bez ohľadu na to, či pracujete vo webovej aplikácii, alebo faktúry odosielate prostredníctvom API.
Ktoré tarify obsahujú pravidlá fakturácie?
Pravidlá fakturácie sú súčasťou ponuky Enterprise. Kontaktujte nás, aby sme spoločne prešli pravidlá, ktoré vaša organizácia potrebuje.
