Factures des fournisseurs
Quarantaine
Factures présentant des écarts, mises de côté pour vérification
Factures des fournisseurs
Litiges
Retourné au fournisseur avec justification
Factures émises
Routage dynamique
Un canal de distribution choisi en fonction du destinataire
Factures émises
Règles personnalisées
Informations ajoutées par client
Gestion des exceptions pour les factures fournisseurs
Chaque facture Peppol est d'abord validée au regard des règles relatives à son format. Les règles relatives aux factures s'appliquent en plus : il s'agit des conditions fixées par votre organisation concernant les éléments qu'une facture doit contenir avant de passer à l'étape de validation et de comptabilisation.
Une facture qui ne respecte pas ces critères est mise en quarantaine, avec indication du motif. Votre équipe corrige ce qui peut l'être et valide la facture, ou la conteste auprès du fournisseur.
- Factures présentant des écarts placées en quarantaine, avec indication du motif pour chacune d'entre elles
- Corriger et release, ou contester auprès du fournisseur
- Les factures électroniques et les factures au format PDF numérisées dans la même file d'attente de vérification
- Rechercher dans la file d'attente par fournisseur, motif et date
- Les factures validées passent à l'étape suivante : validation et comptabilisation
Règles relatives aux factures émises
Ces mêmes règles s'appliquent également dans l'autre sens : le canal par lequel chaque facture est transmise, et les informations que chaque client doit y trouver.
Routage dynamique
Qvalia choisit le canal de transmission pour chaque destinataire : Peppol, boîte aux lettres « digitale », services bancaires en ligne, e-mail ou version imprimée. Le routage dynamique fait partie intégrante de votre contrat.
Règles personnalisées par client
Ajoutez les références, codes ou autres informations qu'un client souhaite voir figurer sur ses factures. La règle s'applique à chaque facture destinée à ce client ; ainsi, personne n'a besoin de modifier les factures manuellement.
Où les règles de facturation s'intègrent-elles dans le processus ?
Recevoir
Les factures des fournisseurs nous parviennent via Peppol, sous forme de fichiers EDI ou de fichiers PDF, qui sont ensuite convertis en données structurées.
Valider
Les factures Peppol sont d'abord vérifiées au regard des règles de format avant toute autre opération.
Appliquez vos règles
Les règles de facturation permettent de suspendre, de corriger ou de contester les factures qui ne répondent pas à vos critères.
Valider et publier
Les factures validées sont transmises à l'workflow chargée de leur validation, puis enregistrées dans votre système comptable.
FAQ sur les règles de facturation
Quelle est la différence entre les règles de validation et les règles de facturation ?
La validation permet de vérifier qu'une facture Peppol respecte les règles relatives à son format, par exemple la norme Peppol « BIS Billing 3.0 », et s'effectue pour chaque facture. Les règles relatives aux factures sont les conditions supplémentaires définies par votre organisation, telles que les références qu'une facture doit comporter avant d'être soumise à validation.
Que devient une facture mise en quarantaine ?
Elle est en attente de vérification, avec le motif indiqué. Votre équipe peut la corriger et l'release r dans le flux normal, ou la contester auprès du fournisseur.
Les factures au format PDF peuvent-elles être vérifiées selon les mêmes règles ?
Oui. Une facture au format PDF est d'abord convertie en données structurées, puis traitée comme les autres factures entrantes, dans la même file d'attente de vérification.
Qu'est-ce que le routage dynamique ?
Qvalia choisit le canal de transmission de chaque facture émise en fonction du mode de réception pris en charge par le destinataire : Peppol, boîte aux lettres « digitale », services bancaires en ligne, e-mail ou version imprimée. Ce paramétrage est défini dans le cadre de votre contrat. En savoir plus sur les canaux de transmission.
Dois-je changer de système ERP ?
Non. Les règles de facturation sont appliquées dans Qvalia, entre votre ERP et le réseau, que vous travailliez dans l'application web ou que vous envoyiez vos factures via l'API.
Quels sont les forfaits qui incluent des règles de facturation ?
Les règles de facturation font partie de l'offre Enterprise. Contactez-nous pour passer en revue les règles dont votre organisation a besoin.
