دليل لإنشاء قسم مالي قادر على التكيف

تتمثل مرونة المؤسسة في ضمان استمرار العمل كالمعتاد عند وقوع أحداث غير متوقعة — أو في حالات الطوارئ. ومن نواحٍ عديدة، تُعد مرونة الأقسام عاملاً حاسماً في أي خطة لاستمرارية الأعمال. 

يُعد قسم الشؤون المالية، وعملياته الأساسية، أحد أهم الوظائف الحيوية في المؤسسات. فهو يشمل كل شيء بدءًا من إدارة المعاملات ومراقبة التدفقات النقدية وصولاً إلى إدارة الموردين والمصروفات. ففي النهاية، لا يمكن لأي شركة أن تستمر في العمل دون تدفقات نقدية موثوقة.

وهذا هو السبب أيضًا في أن وجود إجراءات عمل راسخة والتكنولوجيا المناسبة أمران ضروريان، لا سيما في ظل الأحداث الاستثنائية، لضمان توفر الأنظمة المناسبة لدى الشركة لمواصلة عملها.

لا تدع أي حادث يفاجئك. فالتحول من سير العمل المعتاد إلى حالة الطوارئ يمكن أن يحدث في غمضة عين — تمامًا كما شهدنا خلال جائحة كوفيد-19.

يتطلب الأمر بذل جهد كبير للتكيف مع التغيرات الجذرية في ظروف العمل. فقد تضطر فجأة إلى تأمين سلسلة التوريد الخاصة بك أو تغيير طريقة عمل موظفيك، مثل التحول إلى نماذج العمل عن بُعد أو العمل المختلط. وقد تحتاج إلى رقمنة الأنظمة القديمة لضمان إمكانية الوصول إليها ومراقبتها من أي مكان.

تتطلب خطة استمرارية الأعمال الفعالة تخطيطًا جادًا، وفي كثير من الأحيان، يكون قسم الشؤون المالية هو أفضل نقطة للبدء. تابع القراءة للتعرف على النصائح الأساسية حول كيفية بناء قسم مالي قادر على التكيف، بالإضافة إلى رؤى عملية أخرى من فريق الشؤون المالية في Qvalia.

إن وجود قسم مالي أكثر مرونة يعني في نهاية المطاف تدفقات نقدية سليمة مهما ازدادت التوترات في السوق. وهذا يعني القدرة على التعافي من الحوادث التي تؤثر سلبًا على الميزانية، وضمان استمرار الشركة في العمل كما هو مخطط لها مهما كانت الظروف.

بالنظر إلى التغيرات التي طرأت على بيئة الأعمال في السنوات الأخيرة، يتضح جليًا لماذا تمنحك المرونة ميزة تنافسية في ظل ازدياد ديناميكية الأسواق، وتأثير التقنيات الحديثة على طريقة تعاملنا مع العمل، وتعقيد السوق العالمية بفعل العولمة.

من خلال التركيز على أربعة مجالات أساسية، ستكون في وضع أفضل لتكييف فريقك وزيادة قدرتك على التكيف بسرعة:

من المصطلحات المهمة التي يجب معرفتها مصطلح «استمرارية الأعمال». فإذا فشل إطلاق منتج جديد، أو تجاوزت تكلفة مشروع ما التوقعات، أو حدث انخفاض عام في الإيرادات، فإن وجود خطة لاستمرارية الأعمال يعني القدرة على إعادة تشغيل كل شيء بسرعة. ويمكن أن تشمل استمرارية الأعمال أي قسم تقريبًا في الشركة، وليس قسم الشؤون المالية فقط. فهي بمثابة خطة عمل للحفاظ على استمرار العمليات التجارية مهما حدث.

هناك العديد من العوائق التي تحول دون تحقيق المرونة المالية، والتي لا تراعيها معظم فرق الإدارة عند خوضها هذه العملية.

لمواجهة هذه الظروف غير المتوقعة، يتعين على الفرق المالية إعادة تقييم إجراءاتها للحفاظ على سير العمليات والتدفقات النقدية. وفيما يلي بعض الإرشادات المفيدة للمديرين الماليين والفرق المالية حول تعزيز عملياتهم، والحفاظ على الهدوء، ومواصلة العمل.

استعد لبناء مرونة مالية من خلال تبني العقلية الصحيحة أولاً.

يجب أن يكون الحفاظ على إمكانية الوصول إلى المعاملات والبيانات المالية، وتأمين القدرات اللازمة لمعالجة المعاملات، أولوية قصوى.

قم بتأمين إجراءات إدارة الفواتير لديك. ففواتير الشراء الواردة بصيغة PDF، أو الأسوأ من ذلك — في شكل مطبوع، ستشكل مشكلة كبيرة أثناء العمل عن بُعد على نطاق واسع. وإذا لم تتمكن من الوصول إلى صندوق بريد مكتبك، فستتحول المهام العادية إلى تحدي غير متوقع:

تعتمد العديد من الشركات على مقدمي الخدمات فيمسح الفواتير ضوئيًا واستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). وتعد المعالجة اليدوية عملية محفوفة بالمخاطر، بغض النظر عن الموقع الجغرافي أو الجهة التي تقدم الخدمة.

تصبح عملياتك عرضة للخطر إذا لم يتمكن مقدمو الخدمات من الالتزام بالاتفاقية (قصة حقيقية – هذا ما حدث لأحد مراكز المسح الضوئي الكبرى في أوروبا الذي تم عزله نتيجة جائحة كوفيد-19 في مارس 2020). وستقلل من تعرضك للمخاطر من خلال تقليل الاعتماد على خدمات الأطراف الثالثة.

لا شك أن اعتماد الفواتير الإلكترونية هو أسرع الطرق وأكثرها موثوقية للتخلص من الحاجة إلى المسح الضوئي وإدارة البيانات التقليدية.

أصبح العمل المختلط بديلاً شائعاً عن نمط العمل التقليدي الذي يقتصر على المكتب. ومع تحول العمليات التجارية بعيداً عن مقر مكتبي واحد نحو مناطق متنوعة عن بُعد يختار الموظفون العمل فيها، أصبح من الضروري أكثر من أي وقت مضى أن تحدد أقسام الشؤون المالية بوضوح عملياتها الشاملة وتضعها في إطار رسمي. عليك توضيح ما يلي:

كما يُنصح باختبار العمليات الموثقة عمليًا في الميدان للتحقق من أي انحرافات محتملة بمجرد بدء العمل. إن امتلاك فكرة واضحة ودقيقة عن كيفية عمل الوظائف المالية يُعد خطوة كبيرة في الاتجاه الصحيح لضمان سير العمل دون انقطاع في المستقبل.

يُعد جمع البيانات والتحليلات جزءًا من عملية توثيق العمليات الداخلية، وذلك بهدف استخلاص رؤى جديدة وتحسين عملية اتخاذ القرار.

وللتوضيح أكثر، يتعين على الفرق المالية أن تولي اهتمامًا أكبر من أي وقت مضى لشفافية التدفقات النقدية. وبالنظر إلى الجدول الزمني المتوقع لتلقي الإيرادات وإجراء المشتريات الجديدة، هل أنت متأكد من أن لديك ما يكفي من السيولة النقدية؟ ولضمان استمرار سير الأعمال، تأكد من عدم مواجهة أي أزمة مالية في أي مرحلة.

يتطلب تحقيق هذه الرؤية جمع البيانات وإجراء التحليلات المتعلقة بمستويات السيولة النقدية لديك. ويتمثل جزء من هذه المهمة في تحسين جودة البيانات التي تجمعها، مما يعزز جودة عملية اتخاذ القرار. ومع مرور الوقت، تصبح الرؤى المستخلصة أقل غموضًا وأكثر شمولية كلما تحسنت جودة مصادر البيانات لديك. كما أن الاستفادة من الأتمتة يسرع العملية، مما يضمن قدرة الشركة على الاستجابة الفورية لأي مشكلات محتملة في التدفقات النقدية.

قم بإجراء اختبار تحمل لعملية المبيعات لديك – وبالتالي، لإجراءات الدفع الداخلية لدى عميلك.

لا يمكننا التأكيد على ذلك بما فيه الكفاية. إن اعتماد الفواتير الإلكترونية أمر بالغ الأهمية للشركات من أجل ضمان سير عملياتها. فالصيغ الإلكترونية تعزز مرونة فريق الشؤون المالية وتساعد في الحفاظ على زخم الأعمال.

يجب عليك استكشاف قدراتك لزيادة استخدام الفواتير الإلكترونية، سواء في عمليات الحسابات الدائنة أو الحسابات المدينة.

تتطلب المهام اليدوية اهتمام فريقك. ومن الممكن تحسين العمليات وأتمتتها، لكن الأتمتة المستدامة تتطلب بيانات رقمية موثوقة ومنظمة. ولذلك، عليك تحديد العقبات المحتملة المتعلقة بالمعلومات التناظرية والمهام اليدوية في سير عملك.

فيما يلي بعض المهام اليدوية الأكثر شيوعًا:

إن المزايا المتعلقة بالكفاءة التي يوفرها استخدام الأدوات الآلية معروفة جيدًا، لكنها تنطبق بشكل استثنائي على مجال الشؤون المالية، نظرًا لأن العمل في هذا المجال يعتمد بشكل كبير على القواعد ويمكن قياسه كمياً. ولذلك، ينبغي أن تتضمن مبادرتكم الرامية إلى تعزيز المرونة الاقتصادية لشركتكم استكشاف إمكانيات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.

ولكن علينا الإجابة عن السؤال: «كيف؟» هناك أنواع عديدة من حلول الأتمتة التي تستخدمها الشركات، لكن يُنصح بالسعي إلى تطبيقات متطورة بدلاً من تلك المبتدئة. فعلى سبيل المثال، تُعد أتمتة العمليات الروبوتية استخداماً أساسياً نسبياً للتكنولوجيا. وقد تلجأ المؤسسات الأكثر تطوراً إلى التعلم الآلي الحقيقي للمساعدة في التخطيط المالي واكتشاف الأنماط في قواعد البيانات الضخمة.

لن يحدث هذا التطور بين عشية وضحاها، ويمكنك توقع بعض الصعوبات في البداية عند طرح أدوات جديدة، لكن كن مستعدًا للتطور مع بقية القطاع إذا كنت ترغب في الحفاظ على مرونتك المالية.

تُعزز الأتمتة من قدرة الشركات على التكيف من خلال دمج الوظائف المالية المنفصلة وتمكينها من العمل معًا بشكل متكامل. ويؤدي هذا المسار المُبسَّط للعمل في نهاية المطاف إلى:

إن استخدام أدوات الأتمتة لربط الأجزاء المختلفة للوظيفة المالية ببعضها البعض يقلل التكاليف ويوفر الوقت الذي يمكن للموظفين استغلاله بشكل أفضل في الجوانب الأكثر أهمية من العمل.

ينبغي أن يسعى المديرون الماليون إلى تعزيز جودة البيانات واتساقها، حيث إن البيانات المالية تأتي من عدة أقسام منفصلة، وبالتالي تتخذ أشكالاً مختلفة عند تجميعها معاً.

من أجل تعزيز معيار موحد لتنسيق البيانات عبر أقسام الشركة المختلفة، يتعين على قسم الشؤون المالية تخصيص وقت لتنقية البيانات ونشر التكنولوجيا والمنصات الرقمية بهدف تحسين جودة البيانات.

وتماشياً مع النقطة السابقة، فإن معظم الأدوات التي نستخدمها اليوم تأتي في الغالب من السحابة، لذا فإن استراتيجية "السحابة أولاً" تكتسب أهمية كبيرة في بناء المرونة المالية. لماذا يحظى تقديم الخدمات عبر السحابة بهذه الشعبية؟

يمنحك استخدام السحابة لدعم الوظائف المالية أساسًا رقميًا متينًا يمكنك الاعتماد عليه في عملك. فمن الأسهل بكثير دمج البيانات عبر الأقسام بهذه الطريقة، مما يتيح التعاون المنسق ورؤية أكثر شمولية على مستوى الشركة بأكملها.

يتمثل أحد التحديات الحقيقية التي تواجه اعتماد الأدوات الرقمية لدعم الوظائف المالية في تزايد مخاطر حوادث الأمن السيبراني والحاجة إلى الامتثال التنظيمي لقوانين الأمن الرقمي. ويُعد الأمن السيبراني عاملاً لا مفر من أخذه في الاعتبار بالنسبة للشركات الحديثة، وهو يؤثر على جميع جوانب الأعمال، بما في ذلك الشؤون المالية.

على سبيل المثال، ما الذي يمكنك فعله لضمان حماية بياناتك الخاصة والحساسة من انتهاكات خصوصية البيانات؟ ماذا سيكون رأي عملائك إذا تسربت معلوماتهم الشخصية بعد تعاملهم مع مؤسستك؟ وما هي اللوائح التنظيمية، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الخاصة بالاتحاد الأوروبي، التي ستعاقبك على وقوع مثل هذا الحادث؟

أصبحت الشركات — وكذلك المستهلكون — أكثر وعيًا بخصوصية بياناتهم الرقمية، لذا لا تغفلوا عن اعتماد أطر عمل الأمن السيبراني الرائدة أثناء خوضكم مسيرة التحول الرقمي. ويجب على قسم الشؤون المالية على وجه الخصوص أن يولي اهتمامًا خاصًا لهذا الأمر، حيث إنه غالبًا ما يكون أول قسم يتم رقمنته، كما أنه هدف رئيسي للهجمات السيبرانية المحتملة.

تعتمد المرونة على الامتثال الصارم للمعايير، لذا احرص على حماية سلامة بياناتك وأمنها وسمعتك في السوق من خلال البقاء على اطلاع على تهديدات الأمن السيبراني والتعاون مع أطراف خارجية تدرك هذه المخاطر وتعرف كيفية التخفيف من حدتها.

تعد الأتمتة أداة قوية بحد ذاتها، لكنها بالتأكيد لا يمكن أن تحل محل أعضاء الفريق الداخليين عندما يتعلق الأمر بالجوانب الأكثر إبداعًا واستراتيجية في العمل. كما أن الطريقة التي تستخدم بها موظفيك وتتعامل معهم لها أهمية كبيرة أيضًا في بناء وظيفة مالية قادرة على التكيف.

يجب أن تركز الفرق المالية تركيزًا شديدًا على الحفاظ على التدفق النقدي عند وقوع أي حوادث. تعتمد المرونة المالية على السيولة؛ أي أنها تتطلب بذل الجهود في مجالات مراقبة الإنفاق، وإدارة المخزون، وإجراءات الدفع، والأتمتة المالية، والأدوات الأخرى المتاحة للإدارة.

كما يتعين على المديرين الماليين وغيرهم من قادة الشؤون المالية النظر في المجالات التي ينبغي تطبيق تحليل البيانات فيها. فبدلاً من التركيز على المدى القصير أو الاكتفاء بتحليل البيانات السابقة حصراً، يجب عليهم محاولة توجيه النقاش نحو التغييرات والأهداف طويلة الأجل، واستخدام البيانات المالية للتنبؤ بما قد يحدث في المستقبل.

وكما هو الحال في أي جانب آخر من جوانب العمل، تصبح الشؤون المالية أسهل عندما يكون لديك فريق داعم يقف إلى جانبك. يجب على المديرين التركيز على إيجاد سبل لحل المهام المعقدة وتشجيع الموظفين على تنمية قدرتهم على التكيف في العمل. فكر في تنظيم دورات تدريبية مهنية لتمكين الموظفين من تولي مناصب أكثر أهمية في الشركة.

إن اتباع نهج إيجابي سيضمن أن يجد الجميع هدفًا في عملهم، حتى في ظل التحديات الكبيرة التي قد تواجههم.

غالبًا ما تجد الإدارات المالية العاملة في القطاعات العريقة أن عملياتها الحالية إما عفا عليها الزمن أو غير كافية لمواكبة الأسواق الحديثة. وقد يكون الوقت قد حان للنظر في إعادة تنظيم سير العمل بحيث يتمكن الموظفون الداخليون من فهم أعمق للعوامل التي تجعل شركتك قادرة على التكيف.

على سبيل المثال، اجعل يوم العمل يدور حول تحليل البيانات المالية. وبدلاً من الهياكل الهرمية التقليدية، قم بتنظيم الموظفين في فرق، تعتمد كل منها على مجموعة مشتركة من تحليلات البيانات التي تساعد في تحديد أولويات العمل. وبهذه الطريقة، يمكن للجميع المساهمة في حل التحديات التي تواجهها الشركة.

ولا تنسَ تشجيع تنمية المهارات والنمو الشخصي، سواء كان ذلك من خلال مطالبة الموظفين الأكثر خبرة بالمساعدة في تدريب الموظفين الأقل خبرة، أو تقديم المكافآت والترقيات عند تحقيق إنجازات معينة.

لا يُعد الاستعانة بمقدمي الخدمات الخارجيين استراتيجية جديدة، ومعظم الشركات تدرك مزاياها، بدءًا من الحد من المخاطر وصولاً إلى إدارة التكاليف. لكن هل تعلم أن هذه الاستراتيجية قد تكون ذات قيمة لا تقدر بثمن في تعزيز المرونة المالية؟ ومع ذلك، فإن هذه الاستراتيجية لا تخلو من المخاطر، حيث ستظل تعتمد على إنجاز الأعمال يدويًّا.

هذه القائمة ليست شاملة بأي حال من الأحوال. لذا، عليك أن تبحث بجدية عن المجالات المحتملة التي يمكن لموظفيك الداخليين الاستفادة فيها من العمل الإضافي الذي تقدمه إحدى المنظمات الشريكة.

يجب أن تكون أنظمتك وبياناتك المحاسبية وبيانات المعاملات متاحة في أي مكان. تكيّف مع احتياجات الفرق الموزعة وراجع مدى سهولة الوصول إلى هذه البيانات. إن نجاح العمل عن بُعد لا يقتصر على الجانب التكنولوجي فحسب، بل يعتمد أيضًا على روتينك اليومي.

تأكد من إمكانية الوصول عن بُعد إلى جميع أنظمتك المالية والمعاملاتية الأساسية، بما في ذلك البرامج والأدوات السحابية الخاصة بالفواتير والحسابات الدائنة والمحاسبة وإعداد التقارير. وإذا كانت الأدوات السحابية قيد الاستخدام بالفعل، فهذا لا يمثل مشكلة في العادة.

إذا كانت أنظمتك مستضافة على شبكة محلية، فتأكد من أن فريقك يمكنه الوصول إليها عبر شبكة VPN (شبكة خاصة افتراضية). وينبغي أن يكون قسم تكنولوجيا المعلومات لديك قادرًا على مساعدتك في إعداد ذلك.

ترتبط مسألة إمكانية الوصول بمسائل تتعلق بإجراءات الموافقة والتسلسل الهرمي. على سبيل المثال، هل لديك خطة بديلة للوصول إلى الحسابات المصرفية، وسلطات ضريبة القيمة المضافة والضرائب، والخدمات الحكومية الأخرى المتعلقة بالأعمال؟ حدد نقاط الضعف في الإجراءات في حالة حدوث إجازات مرضية، على سبيل المثال.

لا تهمل أمن بياناتك. عند الوصول عبر شبكة VPN عن بُعد، يُنصح بشدة باستخدام طرق قوية لمصادقة المستخدم. يجب أن تكون كلمات المرور قوية وعشوائية، ويفضل أن تكون مصحوبة بمصادقة ثنائية إضافية.

من الضروري أن تتمكن الفرق من التواصل بسلاسة، بالإضافة إلى الوصول إلى الأنظمة عن بُعد. وهنا يمكن لفرق الشؤون المالية أن تستفيد من خبرة مجتمع المطورين، الذي استخدم روتيناته وصقلها على مر السنين.

استكشف أدوات التواصل والدردشة سهلة الاستخدام مثل Slack أو Teams، والتطبيقات التعاونية مثل Trello أو Asana، لضمان استمرار سير العمل بغض النظر عن موقع فريقك.

قم بتطبيق إجراءات "الاجتماعات القصيرة" على غرار منهجيات "أجايل"، ونشر تحديثات يومية في مجموعة الدردشة الخاصة بفريق الشؤون المالية، حيث يقدم كل عضو في الفريق في الصباح آخر المستجدات بشأن المهام اليومية. فاجتماعات الإحاطة الافتراضية القصيرة، إلى جانب التحديثات اليومية، تضفي الشفافية وتساهم في تكوين ثقافة عمل لا تتأثر بالموقع الجغرافي. 

يعتمد نموذج الاجتماع الوقوف الشائع على تزويد أعضاء الفريق بإجابات عن ثلاثة أسئلة:

إن بناء المرونة في قسم الشؤون المالية يتطلب وضع خطط وتغييرات طويلة الأمد لضمان قدرتك على الصمود في وجه أي تقلبات قد تطرأ على السوق. ويكمن جزء كبير من هذه المهمة في اعتماد الأدوات والمنصات الرقمية المناسبة لتحديث سير العمل لديك.

هناك عامل مشترك بين الأمثلة المذكورة أعلاه، ألا وهو الاعتماد على التحول الرقمي والحاجة إلى تعزيزه. فمن شأن العمل عن بُعد وقدرات البنية التحتية التقنية، إلى جانب التوسع في استخدام المعاملات الإلكترونية، أن تعزز قدرتك على الصمود بشكل جذري.

من المرجح أن يكون اعتماد الفواتير الإلكترونية ورقمنة المعاملات هو الطريقة الأكثر فعالية وسرعة لتحسين العمليات، سواء كان ذلك في مجال الحسابات الدائنة أو الحسابات المدينة أو المحاسبة أو حتى تحليل الإنفاق.