Opas joustavan rahoitustoiminnon perustamiseen

Yritysten häiriönsietokyvyssä on kyse siitä, että liiketoiminta jatkuu tavalliseen tapaan odottamattomien tapahtumien tai hätätilanteen aikana. Osastokohtainen häiriönsietokyky on monella tapaa ratkaisevan tärkeä osa liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa. 

Talousosasto ja sen ydintoiminnot ovat yksi organisaatioiden kriittisimmistä toiminnoista. Se kattaa kaiken tapahtumien hallinnasta ja kassavirran valvonnasta myyjien hallintaan ja kuluihin. Loppujen lopuksi mikään yritys ei voi selviytyä ilman luotettavaa kassavirtaa.

Siksi myös vankat rutiinit ja oikea teknologia ovat välttämättömiä erityisesti poikkeuksellisten tapahtumien aikana, jotta yrityksellä on käytössään sopivat järjestelmät toiminnan ylläpitämiseksi.

Älä anna tapahtuman yllättää itseäsi. Siirtyminen hätätilanteeseen ja tavanomaisesta liiketoiminnasta voi tapahtua lähes välittömästi - kuten COVID-19:n aikana koimme.

Kovaa työtä vaaditaan sopeutumiseen, kun liiketoimintaolosuhteet muuttuvat rajusti. Sinun on ehkä yhtäkkiä turvattava toimitusketjusi tai muutettava työntekijöidesi työskentelytapoja, kuten siirryttävä etätyö- tai hybridityömalleihin. Sinun on ehkä digitalisoitava vanhoja järjestelmiä, jotta ne ovat näkyvissä ja käytettävissä mistä tahansa.

Tehokas liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma edellyttää vakavaa suunnittelua, ja monissa tapauksissa paras paikka aloittaa on talousosasto. Lue lisää, niin saat Qvalian taloushallinnon tiimiltä keskeisiä vinkkejä siitä, miten voit rakentaa häiriönsietokykyisen taloustoiminnon, sekä muita toimivia näkemyksiä.

Kestävämpi rahoitustoiminto tarkoittaa viime kädessä terveitä kassavirtoja riippumatta siitä, kuinka stressaaviksi markkinat muuttuvat. Se tarkoittaa, että budjettiin vaikuttavista tapahtumista voidaan toipua ja että yritys jatkaa toimintaansa suunnitellulla tavalla tapahtumista huolimatta.

Kun otetaan huomioon, miten liiketoimintaympäristö on kehittynyt viime vuosina, pitäisi olla selvää, miksi joustavuus antaa sinulle kilpailuetua, kun markkinat muuttuvat dynaamisemmiksi, uusi teknologia ravistelee tapaa, jolla lähestymme työtä, ja globalisaatio monimutkaistaa maailmanmarkkinoita.

Kun puutut neljään keskeiseen osa-alueeseen, sinulla on paremmat mahdollisuudet mukauttaa tiimiäsi ja lisätä joustavuuttasi nopeasti:

Yksi tärkeä termi on "liiketoiminnan jatkuvuus". Jos uuden tuotteen lanseeraus epäonnistuu, jokin hanke maksaa odotettua enemmän tai tulot laskevat yleisesti, liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma tarkoittaa, että kaikki saadaan nopeasti takaisin toimintaan. Liiketoiminnan jatkuvuus voi koskea melkein mitä tahansa yrityksen osastoa, ei pelkästään taloushallintoa. Se on suunnitelma liiketoiminnan ylläpitämiseksi tapahtumista riippumatta.

Taloudellisen joustavuuden tiellä on useita esteitä, joita useimmat johtoryhmät eivät ajattele prosessin aikana.

Tuntemattoman tilanteen torjumiseksi taloushallinnon tiimien olisi arvioitava uudelleen prosesseja toiminnan ja kassavirran ylläpitämiseksi. Seuraavassa on talousjohtajille ja taloushallinnon tiimeille hyödyllisiä ohjeita toimintojen vahvistamiseksi, rauhallisuuden säilyttämiseksi ja jatkamiseksi.

Valmistaudu taloudellisen kestävyyden rakentamiseen omaksumalla ensin oikea ajattelutapa.

Tapahtumien ja taloustietojen saatavuuden säilyttäminen ja tapahtumien käsittelyvalmiuksien turvaaminen on asetettava etusijalle.

Suojaa laskujenhallintarutiineja. PDF-muodossa tai - mikä vielä pahempaa - tulostusmuodossa saapuvat ostolaskut ovat merkittävä ongelma laajassa etätyössä. Jos et voi käydä toimistosi postilaatikossa, tavallisista tehtävistä tulee odottamaton haaste:

Monet yritykset luottavat palveluntarjoajiin laskujen skannauksessa ja OCR:ssä. Manuaalinen käsittely on riskialtista riippumatta maantieteellisestä sijainnista ja siitä, kuka palvelun suorittaa.

Prosessisi ovat haavoittuvia, jos palveluntarjoajat eivät pysty noudattamaan sopimusta (tositarina - näin kävi eräälle suurelle Euroopassa sijaitsevalle skannauskeskukselle, joka joutui karanteeniin COVID-19-pandemian vuoksi maaliskuussa 2020). Pienennät riskialttiutta vähentämällä riippuvuutta kolmansien osapuolten palveluista.

Verkkolaskun käyttöönotto on epäilemättä nopein ja luotettavin tapa poistaa skannauksen ja analogisen tiedonhallinnan tarve.

Hybridityöstä on tullut suosittu vaihtoehto perinteiselle toimistotyölle. Kun liiketoiminta siirtyy pois yhdestä toimistopaikasta ja siirtyy erilaisille etäalueille, joilla työntekijät haluavat työskennellä, talousosastojen on entistä tärkeämpää määritellä selkeästi ja virallistaa kokonaisprosessinsa. Sinun on selvitettävä:

Haluat myös testata dokumentoituja prosesseja kentällä, jotta voit tarkistaa mahdolliset poikkeamat töiden alettua. Kun sinulla on selkeä ja tarkka käsitys siitä, miten taloudelliset toiminnot toimivat, se on valtava askel oikeaan suuntaan keskeytymättömien työnkulkujen varmistamiseksi tulevaisuudessa.

Sisäisten toimintojen dokumentointiin kuuluu myös tietojen ja analyysien kerääminen uusien oivallusten saamiseksi ja päätöksenteon parantamiseksi.

Tarkemmin sanottuna taloushallinnon tiimien on otettava huomioon kassavirran näkyvyys entistä enemmän. Kun otetaan huomioon aikataulu, jonka kuluessa tulot tulevat ja uudet hankinnat tehdään, oletko varma, että sinulla on riittävästi käteistä käteistä? Jotta liiketoiminta pysyisi käynnissä, varmista, että missään vaiheessa ei tule kriisiä.

Tämän näkyvyyden saavuttaminen edellyttää tietojen keräämistä ja analyysien tuottamista käteisvarojen tasosta. Osa työtä on kerättyjen tietojen laadun parantaminen, mikä parantaa päätöksenteon laatua. Ajan mittaan tuotetuista oivalluksista tulee sitä epäselvempiä ja kattavampia, mitä paremmat tietolähteesi ovat. Automaation käyttäminen hyödyksesi myös nopeuttaa prosessia, jolloin yritys voi reagoida nopeasti mahdollisiin kassavirtaongelmiin.

Tee stressitesti myyntiprosessillesi - ja epäsuorasti myös asiakkaasi sisäisille maksettavan kirjanpidon rutiineille.

Emme voi korostaa sitä tarpeeksi. Verkkolaskujen käyttöönotto on yritysten toiminnan turvaamisen kannalta ratkaisevan tärkeää. Sähköiset muodot parantavat taloushallinnon tiimin joustavuutta ja auttavat varmistamaan liiketoiminnan vauhdin.

Sinun on tutkittava mahdollisuuksiasi lisätä verkkolaskujen käyttöä sekä osto- että myyntireskontran prosesseissa.

Manuaaliset työtehtävät vaativat tiimisi huomiota. Prosesseja on mahdollista parantaa ja automatisoida, mutta kestävä automatisointi edellyttää luotettavaa ja jäsenneltyä digitaalista tietoa. Siksi sinun on tunnistettava analogisen tiedon ja manuaalisten työtehtävien mahdolliset pullonkaulat työnkulussasi.

Nämä ovat joitakin yleisimpiä manuaalisia tehtäviä:

Automaattisten työkalujen käyttöönoton tehokkuushyödyt ovat hyvin tiedossa, mutta ne soveltuvat poikkeuksellisen hyvin rahoitusalalle, koska työ perustuu uskomattoman paljon sääntöihin ja on mitattavissa. Siksi aloitteesi, jolla yrityksestäsi tehdään taloudellisesti joustavampi, pitäisi sisältää koneoppimisen ja tekoälyn tutkimisen.

Meidän on kuitenkin vastattava kysymykseen "miten?". Yritykset käyttävät monenlaisia automaatiotyyppejä, mutta on suositeltavaa pyrkiä pikemminkin huipputason kuin aloittelevan tason toteutuksiin. Esimerkiksi robottiprosessien automatisointi on suhteellisen yksinkertaista teknologian käyttöä. Kehittyneemmät organisaatiot saattavat kääntyä todellisen koneoppimisen puoleen auttaakseen taloussuunnittelussa ja löytääkseen kuvioita suurista tietomassoista.

Kehitys ei tapahdu yhdessä yössä, ja uusien työkalujen käyttöönotossa on odotettavissa alkuvaikeuksia, mutta ole valmis kehittymään muun alan mukana, jos haluat pysyä taloudellisesti joustavana.

Automaatio tekee yrityksistä joustavampia, koska se yhdistää erilliset taloustoiminnot ja mahdollistaa niiden yhtenäisen yhteistyön. Tämä virtaviivaistettu työnkulku lopulta:

Automaatiotyökalujen käyttö rahoitustoiminnon yksittäisten osien yhdistämiseksi toisiinsa vähentää kustannuksia ja vapauttaa aikaa, jonka henkilöstö voi käyttää tärkeämpiin tehtäviin.

Talousjohtajien olisi pyrittävä edistämään tietojen laatua ja johdonmukaisuutta, sillä taloudelliset tiedot tulevat useilta eri osastoilta ja päätyvät näin ollen eri muotoihin, kun ne kootaan yhteen.

Jotta voidaan edistää tietojen yhdenmukaistamista koskevaa standardia kaikissa liiketoiminnan osissa, talousosaston on varattava aikaa tietojen siivoamiseen ja tietojen laadun parantamiseen tarkoitetun teknologian ja digitaalisten alustojen käyttöönottoon.

Viimeiseen kohtaan liittyen suurin osa nykyisin käyttämistämme työkaluista on pääasiassa pilvipalveluja, joten pilvipalvelustrategialla on merkitystä taloudellisen joustavuuden rakentamisessa. Miksi pilvitoimitukset ovat niin suosittuja?

Pilvipalvelun käyttäminen taloustoiminnon tukena antaa sinulle vankan digitaalisen perustan, jonka pohjalta voit työskennellä. Näin on paljon helpompi integroida osastojen välisiä tietoja, mikä mahdollistaa koordinoidun yhteistyön ja kattavamman näkyvyyden koko yrityksen tasolla.

Digitaalisten työkalujen käyttöönotto rahoitustoimintojen tukena on haaste, joka liittyy lisääntyneeseen kyberturvallisuusriskiin ja tarpeeseen noudattaa digitaalista turvallisuutta koskevia säädöksiä. Kyberturvallisuus on nykyaikaisille yrityksille väistämätön näkökohta, ja se vaikuttaa kaikkiin liiketoiminnan osa-alueisiin, myös taloushallintoon.

Mitä voit esimerkiksi tehdä varmistaaksesi, että yksityiset ja arkaluonteiset tietosi on suojattu tietomurroilta? Mitä asiakkaasi ajattelevat, jos heidän henkilötietonsa vuotavat työskenneltyään organisaatiosi kanssa? Mitkä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen kaltaiset säädökset rankaisevat sinua tällaisesta tapauksesta?

Sekä yritykset että kuluttajat ovat entistä tietoisempia digitaalisesta yksityisyydestään, joten älä unohda ottaa käyttöön johtavia kyberturvallisuuspuitteita digitaalisen muutoksen aikana. Erityisesti taloushallinnon on oltava tarkkana, sillä se on usein ensimmäinen osasto, joka digitalisoidaan, ja se on mahdollisten verkkohyökkäysten ensisijainen kohde.

Kestävyys perustuu vankkaan vaatimustenmukaisuuteen, joten suojaa tietojesi eheyttä, turvallisuutta ja imagoasi markkinoilla pitämällä tietoisina kyberturvallisuusuhkista ja tekemällä yhteistyötä sellaisten kolmansien osapuolten kanssa, jotka ymmärtävät riskin ja osaavat lieventää sitä.

Automaatio on itsessään tehokas, mutta se ei todellakaan voi korvata tiimin sisäisiä jäseniä, kun on kyse työn luovemmista ja strategisemmista osista. Myös sillä, miten käytät ja kohtelet työntekijöitäsi, on merkitystä, kun on kyse joustavan taloudellisen toiminnon kehittämisestä.

Rahoitusryhmien on keskityttävä kassavirran ylläpitämiseen aina, kun tapahtumia sattuu. Taloudellinen häiriönsietokyky perustuu maksuvalmiuteen, eli se edellyttää panostusta menojen valvontaan, varastonhallintaan, maksumenettelyihin, taloushallinnon automatisointiin ja muihin osaston käytettävissä oleviin välineisiin.

Talousjohtajien ja muiden taloushallinnon johtajien on myös pohdittava, missä data-analyysia olisi sovellettava. Sen sijaan, että keskitytään lyhyellä aikavälillä tai analysoidaan yksinomaan menneisyyttä koskevia tietoja, on pyrittävä ohjaamaan keskustelua pitkän aikavälin muutoksiin ja tavoitteisiin ja käyttämään taloustietoja ennustamaan, mitä tulevaisuudessa voi tapahtua.

Kuten mikä tahansa muukin liiketoiminnan osa-alue, rahoitus on helpompaa, kun sinulla on tukitiimi tukenasi. Johtajien olisi keskityttävä löytämään keinoja ratkaista monimutkaisia tehtäviä ja kannustettava henkilöstöä kehittämään omaa joustavuuttaan työssä. Harkitse ammatillisen koulutuksen toteuttamista, jotta työntekijät pääsevät palkitsevampiin tehtäviin yrityksessä.

Positiivinen lähestymistapa varmistaa, että kaikki löytävät tarkoituksen työssä, vaikka suuria haasteita tulisi vastaan.

Pitkään toimineilla toimialoilla työskentelevät talousosastot huomaavat usein, että niiden nykyiset toiminnot ovat joko vanhentuneita tai riittämättömiä nykyaikaisille markkinoille. Saattaa olla aika harkita työnkulun uudelleenjärjestelyä, jotta sisäiset työntekijät ymmärtävät paremmin, mikä tekee yrityksestäsi joustavan.

Voit esimerkiksi antaa työpäivän pyöriä taloudellisten tietojen analysoinnin ympärillä. Perinteisten hierarkioiden sijasta työntekijät voidaan organisoida tiimeihin, joista kukin käyttää yhteisiä data-analyysejä, jotka auttavat määrittelemään liiketoiminnan painopisteet. Näin kaikki voivat osallistua liiketoiminnan haasteiden ratkaisemiseen.

Äläkä unohda kannustaa taitojen kehittämiseen ja henkilökohtaiseen kasvuun, olipa kyse sitten siitä, että pyydät edistyneempiä työntekijöitä auttamaan alemman tason työntekijöiden kouluttamisessa tai tarjoat palkkioita ja ylennyksiä tietyistä virstanpylväistä.

Ulkoistaminen ulkoisille palveluntarjoajille on tuskin uusi strategia, ja suurin osa yritysmaailmasta on tietoinen sen hyödyistä, jotka ulottuvat riskien vähentämisestä kustannusten hallintaan. Tiesitkö kuitenkin, että se voi olla korvaamatonta taloudellisen kestävyyden rakentamisessa? Strategia ei kuitenkaan ole riskitön, sillä olet edelleen riippuvainen manuaalisen työn tekemisestä.

Luettelo ei suinkaan ole tyhjentävä. Ole huolellinen etsiessäsi mahdollisia aloja, joilla sisäinen henkilöstösi voisi hyötyä kumppanuusorganisaation tarjoamasta lisätyöstä.

Järjestelmien, kirjanpidon ja liiketoimien tietojen on oltava käytettävissä missä tahansa. Sopeudu hajautettujen tiimien tarpeisiin ja tarkista käytettävyytesi. Onnistunut etätyöskentely ei ole vain teknologiakysymys - se riippuu myös rutiineistasi.

Varmista, että kaikki keskeiset talous- ja liiketoimintajärjestelmät ovat etäkäytettävissä, mukaan lukien laskutukseen, maksettavaan kirjanpitoon, kirjanpitoon ja raportointiin tarkoitetut ohjelmistot ja pilvityökalut. Jos pilvipohjaiset työkalut ovat jo käytössä, tämä ei yleensä ole ongelma.

Jos järjestelmäsi sijaitsevat paikallisverkossa, varmista, että tiimisi voi käyttää niitä VPN:n (virtuaalinen yksityisverkko) kautta. Tietohallintosi pitäisi pystyä auttamaan sinua tämän käyttöönotossa.

Saavutettavuuteen liittyvät myös hyväksyntäjärjestelyihin ja hierarkioihin liittyvät kysymykset. Onko teillä esimerkiksi varajärjestelyjä pankkitilien, alv- ja veroviranomaisten ja muiden yritystoimintaan liittyvien viranomaispalveluiden käyttöoikeuksia varten? Tunnista asetusten heikkoudet esimerkiksi sairauspoissaolojen varalta.

Älä unohda tietoturvaa. Etä-VPN:n kautta tapahtuvassa käytössä on erittäin suositeltavaa käyttää vahvoja käyttäjän todennusmenetelmiä. Salasanojen tulisi olla vahvoja ja satunnaistettuja, mieluiten lisäksi kaksitekijätodennuksen kanssa.

Tiimien on voitava kommunikoida saumattomasti ja käyttää järjestelmiä etänä. Tässä taloushallinnon tiimit voivat ottaa oppia kehittäjäyhteisöltä, joka on käyttänyt ja hienosäätänyt rutiinejaan vuosien varrella.

Tutustu käyttäjäystävällisiin viestintä- ja chat-työkaluihin, kuten Slackiin tai Teamsiin, ja yhteistyösovelluksiin, kuten Trelloon tai Asanaan, jotta voit ylläpitää toimintaa tiimisi sijainnista riippumatta.

Ota käyttöön standup-rutiinit á la ketterät menetelmät ja päivittäiset check-ins-viestit taloushallintotiimisi chatissa, jossa jokainen tiimin jäsen kertoo aamulla päivityksiä jokapäiväisistä tehtävistä. Lyhyet virtuaaliset tiedotuskokoukset yhdistettynä check-ineihin tuovat avoimuutta ja kulttuuria paikasta riippumatta. 

Yleinen standup-kokousmalli perustuu siihen, että tiimin jäsenille annetaan vastaukset kolmeen kysymykseen:

Rahoitusosaston joustavuuden parantaminen tarkoittaa pitkän aikavälin suunnitelmien ja muutosten tekemistä, jotta voidaan varmistaa, että selviydytään kaikenlaisesta markkinoiden arvaamattomuudesta. Suuri osa tästä tehtävästä on oikeiden digitaalisten työkalujen ja alustojen käyttöönotto työnkulun nykyaikaistamiseksi.

Yllä olevissa esimerkeissä on yksi yhteinen piirre - digitaalisen muutoksen tukeminen ja tarve lisätä sitä. Etätyö ja tekniset infrastruktuurivalmiudet sekä sähköisen kaupankäynnin lisääntynyt käyttöönotto parantavat joustavuuttasi radikaalisti.

Sähköisten laskujen käyttöönotto ja tapahtumien digitalisointi ovat luultavasti tehokkain ja nopein tapa parantaa prosesseja, olipa kyse sitten ostoreskontrasta, myyntireskontrasta, kirjanpidosta tai jopa kulutuksen analysoinnista.