En veiledning for å etablere en robust finansfunksjon

Virksomhetens motstandsdyktighet handler om å sikre at virksomheten fortsetter som vanlig når det uventede skjer - eller i en unntakstilstand. På mange måter er avdelingenes motstandsdyktighet avgjørende i enhver kontinuitetsplan. 

Økonomiavdelingen, og dens kjernevirksomhet, er en av de mest kritiske funksjonene for organisasjoner. Den dekker alt fra transaksjonsstyring og kontroll av kontantstrøm til leverandørstyring og utgifter. Når alt kommer til alt, kan ingen virksomhet overleve uten pålitelig kontantstrøm.

Det er også grunnen til at solide rutiner og riktig teknologi er avgjørende, særlig under ekstraordinære hendelser, for å sikre at en virksomhet har egnede systemer på plass for å holde driften i gang.

Ikke la en hendelse overraske deg. Overgangen fra "business as usual" til unntakstilstand kan skje nesten umiddelbart - slik vi opplevde under covid-19.

Det kreves hardt arbeid for å tilpasse seg når forretningsforholdene endrer seg drastisk. Det kan hende du plutselig må sikre forsyningskjeden eller endre måten de ansatte jobber på, for eksempel ved å gå over til fjernarbeid eller hybride arbeidsmodeller. Du må kanskje digitalisere eldre systemer for å sikre at de er synlige og tilgjengelige fra hvor som helst.

En effektiv forretningskontinuitetsplan krever seriøs planlegging, og i mange tilfeller er økonomiavdelingen det beste stedet å starte. Les videre for å lære viktige tips om hvordan du kan bygge en robust økonomifunksjon og andre nyttige innsikter fra Qvalias økonomiteam.

En mer motstandsdyktig finansfunksjon betyr til syvende og sist sunne kontantstrømmer uansett hvor stressende markedet blir. Det betyr å komme seg etter hendelser som reduserer budsjettet, og at selskapet fortsetter å fungere som tiltenkt uansett hva som skjer.

Med tanke på hvordan forretningsmiljøet har utviklet seg de siste årene, burde det være åpenbart hvorfor motstandsdyktighet gir deg et konkurransefortrinn når markedene blir mer dynamiske, nye teknologier endrer måten vi jobber på, og globaliseringen kompliserer verdensmarkedet.

Ved å ta tak i fire viktige områder vil du være bedre i stand til å tilpasse teamet ditt og øke motstandsdyktigheten din raskt:

Et relevant begrep å kjenne til er "forretningskontinuitet". Hvis en ny produktlansering mislykkes, et prosjekt koster mer enn forventet eller det oppstår en generell nedgang i inntektene, betyr det å ha en plan for forretningskontinuitet at man er i stand til å få alt i gang igjen raskt. Driftskontinuitet kan gjelde nesten alle avdelinger i virksomheten, ikke bare økonomiavdelingen. Det er planen for å opprettholde forretningsdriften uansett hva som skjer.

Det er flere hindringer for økonomisk motstandskraft som de fleste ledergrupper ikke tenker på når de gjennomgår denne prosessen.

For å motvirke det ukjente bør økonomiteamene revurdere prosessene for å opprettholde driften og kontantstrømmen. Her er noen nyttige råd til økonomidirektører og økonomiteam om hvordan de kan styrke driften, bevare roen og fortsette.

Forbered deg på å bygge økonomisk motstandskraft ved å innstille deg på det først.

Å opprettholde tilgjengeligheten til transaksjoner og finansielle data og sikre evnen til å behandle transaksjoner må være en topprioritet.

Sikre rutinene for fakturahåndtering. Innkommende innkjøpsfakturaer i PDF-format, eller enda verre - print format, vil være et stort problem ved omfattende fjernarbeid. Hvis du ikke har tilgang til postkassen på kontoret, blir vanlige oppgaver en uventet utfordring:

Mange virksomheter er avhengige av tjenesteleverandører for fakturaskanning og OCR. Manuell håndtering er risikabelt, uavhengig av geografi og hvem som utfører tjenesten.

Prosessene dine er sårbare hvis tjenesteleverandørene ikke kan leve opp til avtalen (en sann historie - det var det som skjedde med et stort europeisk skanningssenter som ble satt i karantene som følge av covid-19-pandemien i mars 2020). Du reduserer risikoen ved å redusere avhengigheten av tredjepartstjenester.

Innføring av e-faktura er utvilsomt den raskeste og mest pålitelige måten å eliminere behovet for skanning og analog datahåndtering på.

Hybridarbeid har blitt et populært alternativ til det tradisjonelle kontoroppsettet. Etter hvert som forretningsdriften flyttes fra ett enkelt kontorsted til ulike eksterne områder der de ansatte velger å jobbe, blir det viktigere enn noen gang for økonomiavdelingene å definere og formalisere sine ende-til-ende-prosesser. Du må tydeliggjøre:

Du vil også teste de dokumenterte prosessene dine ute i felten for å se etter potensielle avvik når arbeidet begynner. Å ha en klar og nøyaktig idé om hvordan økonomifunksjonene fungerer, er et stort skritt i riktig retning for å sikre uavbrutte arbeidsflyter i fremtiden.

En del av dokumentasjonen av interne operasjoner er å samle inn data og analyser for å skape ny innsikt og forbedre beslutningsprosessen.

For å være mer spesifikk, må økonomiteamene vurdere synligheten av kontantstrømmen mer enn noen gang. Gitt tidsrammen for når inntektene vil komme, og nye innkjøp vil bli gjort, er du sikker på at du vil ha nok kontanter tilgjengelig? For å holde virksomheten i gang, må du sørge for at du ikke står overfor en krise på noe tidspunkt.

Å oppnå denne synligheten innebærer å samle inn data og generere analyser av kontantnivået. En del av jobben er å forbedre kvaliteten på dataene du samler inn, noe som øker kvaliteten på beslutningsprosessen. Over tid blir innsikten som genereres, mindre tvetydig og mer omfattende jo bedre datakildene dine er. Og bruk av automatisering til din fordel gjør også prosessen raskere, og sikrer at selskapet kan reagere raskt på potensielle kontantstrømsproblemer.

Gjør en stresstest av salgsprosessen din - og implisitt kundens interne rutiner for leverandørgjeld.

Vi kan ikke understreke det nok. Innføring av e-faktura er avgjørende for å sikre virksomheten. Elektroniske formater forbedrer økonomiteamets motstandskraft og vil bidra til å sikre fremdriften i virksomheten.

Du må utforske dine muligheter til å øke bruken av e-faktura, både i leverandør- og kundefordringer.

Manuelle arbeidsoppgaver krever teamets oppmerksomhet. Det er mulig å forbedre og automatisere prosesser, men bærekraftig automatisering krever pålitelige og strukturerte digitale data. Derfor må du identifisere potensielle flaskehalser av analog informasjon og manuelle arbeidsoppgaver i arbeidsflyten din.

Dette er noen av de vanligste manuelle oppgavene:

Effektivitetsfordelene ved å implementere automatiserte verktøy er velkjente, men de gjelder spesielt godt for finans siden arbeidet er utrolig regelbasert og kvantifiserbart. Derfor bør initiativet ditt for å gjøre bedriften din mer økonomisk motstandsdyktig omfatte utforsking av maskinlæring og kunstig intelligens.

Men vi må svare på spørsmålet "hvordan?". Det finnes mange typer automatisering som bedrifter bruker, men det anbefales å sikte mot avanserte implementeringer i stedet for implementeringer på begynnernivå. For eksempel er robotisert prosessautomatisering en relativt grunnleggende bruk av teknologi. Mer utviklede organisasjoner kan ta i bruk ekte maskinlæring for å hjelpe til med økonomisk planlegging og finne mønstre i store datamengder.

Utviklingen vil ikke skje over natten, og du kan forvente innkjøringsproblemer når nye verktøy introduseres, men vær forberedt på å utvikle deg sammen med resten av bransjen hvis du vil være økonomisk robust.

Automatisering gjør selskaper mer motstandsdyktige ved å samle separate økonomifunksjoner og la dem samarbeide på en helhetlig måte. Dette effektiviserer arbeidsflyten til syvende og sist:

Bruk av automatiseringsverktøy for å koble sammen individuelle deler av økonomifunksjonen reduserer kostnadene og frigjør tid som de ansatte kan bruke på viktigere deler av jobben.

Økonomidirektører bør ta sikte på å fremme datakvalitet og konsistens, ettersom finansielle data kommer fra flere separate avdelinger og dermed ender opp i ulike formater når de samles inn.

For å fremme en standard for datatilpasning på tvers av deler av virksomheten, må økonomiavdelingen sette av tid til å rydde opp i data og ta i bruk teknologi og digitale plattformer for å forbedre datakvaliteten.

For å knytte an til det siste punktet, kommer de fleste verktøyene vi bruker i dag hovedsakelig fra nettskyen, så en nettskystrategi er viktig for å bygge økonomisk motstandskraft. Hvorfor er nettskyen så populær?

Ved å bruke skyen til å støtte økonomifunksjonen får du et solid digitalt fundament å jobbe ut fra. Det er mye enklere å integrere data på tvers av avdelinger på denne måten, noe som muliggjør koordinert samarbeid og mer omfattende synlighet i hele selskapet.

En viktig utfordring ved å ta i bruk digitale verktøy for å støtte finansielle funksjoner er den økte risikoen for cybersikkerhetshendelser og behovet for å oppnå samsvar med lover om digital sikkerhet. Cybersikkerhet er et uunngåelig hensyn for moderne selskaper, og det påvirker alle aspekter av virksomheten, inkludert finans.

Hva kan du for eksempel gjøre for å sikre at dine private og sensitive opplysninger er beskyttet mot datainnbrudd? Hva vil kundene dine tenke hvis personopplysningene deres blir lekket etter at de har samarbeidet med organisasjonen din? Hvilke regler, som EUs personvernforordning, vil straffe deg for en slik hendelse?

Bedrifter - så vel som forbrukere - blir mer bevisste på sitt digitale personvern, så ikke glem å ta i bruk de ledende rammeverkene for cybersikkerhet mens du gjennomgår din digitale transformasjon. Finansavdelingen må være spesielt oppmerksom, siden det ofte er den første avdelingen som digitaliseres og et hovedmål for potensielle cyberangrep.

Motstandsdyktighet er avhengig av robust etterlevelse, så beskytt dataintegriteten, sikkerheten og omdømmet ditt på markedet ved å være oppmerksom på cybersikkerhetstrusler og samarbeide med tredjeparter som forstår risikoen og vet hvordan den kan reduseres.

Automatisering er kraftig i seg selv, men kan absolutt ikke erstatte interne teammedlemmer når det gjelder mer kreative og strategiske deler av jobben. Hvordan du bruker og behandler de ansatte er også viktig når det gjelder å utvikle en robust økonomifunksjon.

Økonomiteamene må være fokusert på å opprettholde kontantstrømmen når det oppstår hendelser. Finansiell robusthet er avhengig av likviditet, det vil si at det må legges ned innsats i utgiftskontroll, lagerstyring, betalingsprosedyrer, finansiell automatisering og andre verktøy som er tilgjengelige for avdelingen.

Økonomidirektører og andre økonomiledere må også vurdere hvor dataanalysen skal brukes. I stedet for å fokusere på det kortsiktige eller utelukkende analysere data i fortiden, bør du prøve å styre samtalen mot langsiktige endringer og mål og bruke økonomiske data til å forutsi hva som kan skje i fremtiden.

Akkurat som i alle andre forretningsaspekter blir økonomi enklere når du har et støttende team i ryggen. Ledere bør fokusere på å finne måter å løse komplekse oppgaver på og oppmuntre de ansatte til å bygge opp sin egen motstandskraft på jobben. Vurder å gjennomføre profesjonell opplæring for å gi de ansatte mer givende roller i bedriften.

En positiv tilnærming vil sikre at alle finner mening i arbeidet, selv når det oppstår store utfordringer.

Finansavdelinger som arbeider i gamle bransjer, opplever ofte at deres nåværende drift enten er utdatert eller utilstrekkelig for moderne markeder. Det kan være på tide å vurdere å omorganisere arbeidsflyten slik at interne ansatte får et bedre grep om hva som gjør virksomheten din motstandsdyktig.

La for eksempel arbeidsdagen dreie seg om analyse av økonomiske data. I stedet for tradisjonelle hierarkier kan de ansatte organiseres i team, som hver trekker på en felles samling av dataanalyser som bidrar til å definere virksomhetens prioriteringer. På denne måten kan alle bidra til å løse virksomhetens utfordringer.

Og ikke glem å oppmuntre til kompetanseutvikling og personlig vekst, enten det er ved å be erfarne ansatte om å hjelpe til med å lære opp ansatte på lavere nivå eller ved å tilby belønninger og forfremmelser for visse milepæler.

Outsourcing til eksterne tjenesteleverandører er ingen ny strategi, og de fleste i næringslivet er klar over fordelene, fra risikoreduksjon til kostnadsstyring. Men visste du at det kan være uvurderlig for å bygge finansiell motstandskraft? Strategien er imidlertid ikke uten risiko, ettersom du fortsatt vil være avhengig av manuelt arbeid.

Denne listen er på ingen måte uttømmende. Vær nøye når du leter etter potensielle områder der dine interne ansatte kan dra nytte av supplerende arbeid fra en partnerorganisasjon.

Dine systemer, regnskaps- og transaksjonsdata må være tilgjengelige hvor som helst. Tilpass deg behovene til distribuerte team og vurder tilgjengeligheten din. Vellykket fjernarbeid er ikke bare et spørsmål om teknologi - det avhenger også av rutinene dine.

Sørg for at alle de viktigste finans- og transaksjonssystemene dine er fjerntilgjengelige, inkludert programvare og skybaserte verktøy for fakturering, leverandørgjeld, regnskap og rapportering. Hvis skybaserte verktøy allerede er i bruk, er dette vanligvis ikke noe problem.

Hvis systemene dine ligger på et lokalt nettverk, må du sørge for at teamet ditt kan få tilgang til dem via VPN (virtuelt privat nettverk). IT-avdelingen din bør kunne hjelpe deg med å sette opp dette.

Tilgjengelighet er knyttet til spørsmål om godkjenningsoppsett og hierarkier. Har du for eksempel en reserveløsning for tilgang til bankkontoer, moms- og skattemyndigheter og andre virksomhetsrelaterte offentlige tjenester? Identifiser svakheter i oppsettet ved for eksempel sykefravær.

Ikke overse datasikkerheten din. For tilgang via ekstern VPN anbefales det på det sterkeste å bruke sterke metoder for brukerautentisering. Passordene bør være sterke og randomiserte, helst med ekstra tofaktorautentisering.

Det er et must for teamene å kunne kommunisere sømløst, i tillegg til å få tilgang til systemene eksternt. Her kan økonomiteamene lære av utviklermiljøet, som har brukt og finjustert rutinene sine opp gjennom årene.

Utforsk brukervennlige kommunikasjons- og chatteverktøy som Slack eller Teams, og samarbeidsapper som Trello eller Asana, for å opprettholde driften uavhengig av hvor teamet ditt befinner seg.

Innfør standup-rutiner á la agile metoder og daglige innsjekkingsposter i chatten for økonomiteamet ditt, der hvert teammedlem gir oppdateringer om daglige oppgaver om morgenen. Korte virtuelle orienteringsmøter, kombinert med innsjekking, gir åpenhet og kultur uavhengig av sted. 

En vanlig modell for standup-møter er basert på å gi teammedlemmene svar på tre spørsmål:

Å bygge motstandskraft i økonomiavdelingen handler om å lage langsiktige planer og endringer for å sikre at du kan overleve enhver form for uforutsigbarhet i markedet. En stor del av denne oppgaven er å ta i bruk de riktige digitale verktøyene og plattformene for å modernisere arbeidsflyten.

Eksemplene ovenfor har én ting til felles - avhengigheten av og behovet for å øke den digitale transformasjonen. Fjernarbeid og teknisk infrastruktur, sammen med økt bruk av elektroniske transaksjoner, vil forbedre motstandskraften din radikalt.

Innføring av elektroniske fakturaer og digitalisering av transaksjoner er sannsynligvis den mest effektive og raskeste måten å forbedre prosessene på, enten det gjelder leverandørgjeld, kundefordringer, regnskap eller til og med utgiftsanalyser.