Ein Leitfaden zur Einrichtung einer belastbaren Finanzfunktion

Bei der Widerstandsfähigkeit von Unternehmen geht es vor allem darum, den Geschäftsbetrieb auch dann aufrechtzuerhalten, wenn etwas Unerwartetes passiert - oder wenn ein Notfall eintritt. In vielerlei Hinsicht ist die Widerstandsfähigkeit der einzelnen Abteilungen für jeden Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs entscheidend. 

Die Finanzabteilung und ihre Kerntätigkeiten sind eine der wichtigsten Funktionen für Unternehmen. Sie umfasst alles von der Verwaltung von Transaktionen und der Kontrolle des Cashflows bis hin zur Verwaltung von Lieferanten und Ausgaben. Denn ohne zuverlässigen Cashflow kann kein Unternehmen überleben.

Das ist auch der Grund, warum solide Routinen und die richtige Technologie unerlässlich sind, insbesondere bei außergewöhnlichen Ereignissen, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen über die geeigneten Systeme verfügt, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Lassen Sie sich von einem Vorfall nicht überrumpeln. Der Übergang vom normalen Geschäftsbetrieb zum Notfall kann fast sofort erfolgen - wie wir es bei COVID-19 erlebt haben.

Harte Arbeit ist erforderlich, um sich anzupassen, wenn sich die geschäftlichen Bedingungen drastisch ändern. Vielleicht müssen Sie plötzlich Ihre Lieferkette sichern oder die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter ändern, z. B. durch Umstellung auf Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodelle. Möglicherweise müssen Sie Altsysteme digitalisieren, um sicherzustellen, dass sie von überall aus sichtbar und zugänglich sind.

Ein wirksamer Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs erfordert eine gründliche Planung, und in vielen Fällen ist der beste Ort, um damit zu beginnen, Ihre Finanzabteilung. Lesen Sie weiter, um wichtige Tipps zu erhalten, wie Sie eine widerstandsfähige Finanzfunktion aufbauen können, und um weitere umsetzbare Erkenntnisse vom Qvalia-Finanzteam zu erhalten.

Eine widerstandsfähigere Finanzfunktion bedeutet letztendlich gesunde Cashflows, egal wie stressig der Markt wird. Es bedeutet, dass man sich von Vorfällen erholt, die das Budget belasten, und dass das Unternehmen in jedem Fall wie geplant weiterarbeiten kann.

Wenn man bedenkt, wie sich das Geschäftsumfeld in den letzten Jahren entwickelt hat, sollte klar sein, warum Resilienz Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft, wenn die Märkte dynamischer werden, neue Technologien unsere Arbeitsweise verändern und die Globalisierung den Weltmarkt verkompliziert.

Wenn Sie sich mit vier wesentlichen Bereichen befassen, sind Sie besser in der Lage, Ihr Team anzupassen und Ihre Widerstandsfähigkeit schnell zu erhöhen:

Ein wichtiger Begriff, den man kennen sollte, ist "Geschäftskontinuität". Sollte die Einführung eines neuen Produkts scheitern, ein Projekt mehr kosten als erwartet oder ein allgemeiner Umsatzrückgang eintreten, bedeutet ein Plan zur Geschäftskontinuität, dass man in der Lage ist, alles schnell wieder in Gang zu bringen. Die Geschäftskontinuität kann sich auf fast alle Abteilungen eines Unternehmens beziehen, nicht nur auf die Finanzabteilung. Es ist der Plan für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, egal was passiert.

Es gibt mehrere Hindernisse für die finanzielle Widerstandsfähigkeit, an die die meisten Managementteams nicht denken, wenn sie diesen Prozess durchlaufen.

Um dem Unbekannten entgegenzuwirken, sollten die Finanzteams die Prozesse zur Aufrechterhaltung von Betrieb und Cashflow neu bewerten. Hier finden Sie einige hilfreiche Hinweise für CFOs und Finanzteams, wie sie ihre Abläufe stärken, Ruhe bewahren und weitermachen können.

Bereiten Sie sich auf den Aufbau finanzieller Widerstandsfähigkeit vor, indem Sie sich zunächst die richtige Einstellung aneignen.

Die Aufrechterhaltung der Zugänglichkeit zu Transaktionen und Finanzdaten sowie die Sicherung der Fähigkeiten zur Verarbeitung von Transaktionen müssen oberste Priorität haben.

Sichern Sie Ihre Rechnungsverwaltungsroutinen. Eingehende Eingangsrechnungen im PDF-Format oder - noch schlimmer - im Druckformat werden bei umfangreicher Fernarbeit zu einem erheblichen Problem. Wenn Sie Ihre Mailbox im Büro nicht erreichen können, werden alltägliche Aufgaben zu einer unerwarteten Herausforderung:

Viele Unternehmen verlassen sich beim Scannen und OCR von Rechnungen auf Dienstleister. Die manuelle Handhabung ist riskant, unabhängig von der geografischen Lage und davon, wer die Dienstleistung erbringt.

Ihre Prozesse sind anfällig, wenn sich die Dienstleister nicht an die Vereinbarung halten können (eine wahre Geschichte - so erging es einem großen europäischen Scanzentrum, das infolge der COVID-19-Pandemie im März 2020 unter Quarantäne gestellt wurde). Sie verringern Ihr Risiko, indem Sie die Abhängigkeit von Drittanbietern reduzieren.

Die Einführung elektronischer Rechnungen ist zweifellos der schnellste und zuverlässigste Weg, um die Notwendigkeit des Scannens und der analogen Datenverwaltung zu beseitigen.

Hybride Arbeitsformen sind zu einer beliebten Alternative zum traditionellen reinen Bürobetrieb geworden. In dem Maße, in dem sich die Geschäftstätigkeit von einem einzigen Bürostandort in verschiedene entfernte Bereiche verlagert, in denen Ihre Mitarbeiter arbeiten möchten, wird es für Finanzabteilungen wichtiger denn je, ihre End-to-End-Prozesse klar zu definieren und zu formalisieren. Sie müssen das klären:

Außerdem sollten Sie Ihre dokumentierten Prozesse in der Praxis testen, um mögliche Abweichungen zu erkennen, sobald die Arbeit beginnt. Eine klare und genaue Vorstellung davon zu haben, wie die Finanzfunktionen funktionieren, ist ein großer Schritt in die richtige Richtung, um in Zukunft unterbrechungsfreie Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Zur Dokumentation interner Abläufe gehört auch die Sammlung von Daten und Analysen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Genauer gesagt, müssen Finanzteams mehr denn je die Transparenz des Cashflows berücksichtigen. Sind Sie sicher, dass Sie angesichts des Zeitrahmens, in dem die Einnahmen eingehen und neue Anschaffungen getätigt werden, über genügend Barmittel verfügen werden? Um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie zu keinem Zeitpunkt mit einem Engpass konfrontiert sind.

Um diese Transparenz zu erreichen, müssen Sie Daten sammeln und Analysen über Ihre Kassenbestände erstellen. Ein Teil der Aufgabe besteht darin, die Qualität der gesammelten Daten zu verbessern, was wiederum die Qualität Ihrer Entscheidungsfindung erhöht. Mit der Zeit werden die gewonnenen Erkenntnisse umso eindeutiger und umfassender, je besser Ihre Datenquellen sind. Und wenn Sie die Automatisierung zu Ihrem Vorteil nutzen, beschleunigen Sie den Prozess und stellen sicher, dass das Unternehmen umgehend auf potenzielle Cashflow-Probleme reagieren kann.

Machen Sie einen Stresstest Ihres Verkaufsprozesses - und damit auch der internen Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden.

Wir können es nicht genug betonen. Die Einführung elektronischer Rechnungen ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um den Betrieb zu sichern. Elektronische Formate verbessern die Widerstandsfähigkeit des Finanzteams und tragen dazu bei, die Geschäftsdynamik zu gewährleisten.

Sie müssen Ihre Möglichkeiten ausloten, um die Nutzung elektronischer Rechnungen sowohl in der Kreditoren- als auch in der Debitorenbuchhaltung zu steigern.

Manuelle Arbeitsaufgaben erfordern die Aufmerksamkeit Ihres Teams. Prozesse können verbessert und automatisiert werden, aber eine nachhaltige Automatisierung erfordert zuverlässige und strukturierte digitale Daten. Daher müssen Sie potenzielle Engpässe bei analogen Informationen und manuellen Arbeitsaufgaben in Ihrem Arbeitsablauf ermitteln.

Dies sind einige der häufigsten manuellen Aufgaben:

Die Effizienzvorteile des Einsatzes automatisierter Werkzeuge sind allgemein bekannt, aber sie lassen sich besonders gut auf den Finanzbereich anwenden, da die Arbeit hier in hohem Maße regelbasiert und quantifizierbar ist. Daher sollte Ihre Initiative, Ihr Unternehmen wirtschaftlich widerstandsfähiger zu machen, auch die Erforschung von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz beinhalten.

Aber wir müssen die Frage nach dem "Wie?" beantworten. Es gibt viele Arten der Automatisierung, die von Unternehmen genutzt werden, aber es wird empfohlen, eher auf High-End-Implementierungen als auf Einsteigerlösungen zu setzen. So ist beispielsweise die Automatisierung von Roboterprozessen eine relativ einfache Technologieanwendung. Höher entwickelte Unternehmen könnten sich dem echten maschinellen Lernen zuwenden, um die Finanzplanung zu unterstützen und Muster in großen Datenbeständen zu finden.

Die Entwicklung wird nicht über Nacht stattfinden, und Sie müssen mit Kinderkrankheiten rechnen, wenn neue Tools eingeführt werden, aber seien Sie darauf vorbereitet, sich mit dem Rest der Branche weiterzuentwickeln, wenn Sie finanziell widerstandsfähig bleiben wollen.

Die Automatisierung macht Unternehmen widerstandsfähiger, indem sie getrennte Finanzfunktionen zusammenführt und ihnen eine kohärente Zusammenarbeit ermöglicht. Dieser gestraffte Arbeitsablauf führt letztendlich:

Der Einsatz von Automatisierungswerkzeugen zur Verknüpfung einzelner Teile der Finanzfunktion senkt die Kosten und setzt Zeit frei, die die Mitarbeiter besser für wichtigere Aspekte der Arbeit nutzen können.

CFOs sollten sich um die Förderung der Datenqualität und -konsistenz bemühen, da die Finanzdaten von mehreren verschiedenen Abteilungen stammen und daher in unterschiedlichen Formaten vorliegen, wenn sie zusammengeführt werden.

Um einen Standard für den Datenabgleich in allen Unternehmensbereichen zu fördern, muss die Finanzabteilung Zeit für die Bereinigung von Daten und den Einsatz von Technologien und digitalen Plattformen zur Verbesserung der Datenqualität aufwenden.

Im Zusammenhang mit dem letzten Punkt ist anzumerken, dass die meisten Tools, die wir heute nutzen, überwiegend aus der Cloud stammen, so dass eine "Cloud-first"-Strategie für den Aufbau finanzieller Stabilität wichtig ist. Warum ist die Bereitstellung in der Cloud so beliebt?

Die Nutzung der Cloud zur Unterstützung der Finanzfunktion bietet Ihnen eine solide digitale Grundlage für Ihre Arbeit. Auf diese Weise ist es viel einfacher, abteilungsübergreifende Daten zu integrieren, was eine koordinierte Zusammenarbeit und einen umfassenderen unternehmensweiten Überblick ermöglicht.

Eine echte Herausforderung bei der Einführung digitaler Tools zur Unterstützung von Finanzfunktionen ist das erhöhte Risiko von Cybersecurity-Vorfällen und die Notwendigkeit, die gesetzlichen Vorschriften für digitale Sicherheit einzuhalten. Cybersicherheit ist ein unvermeidliches Thema für moderne Unternehmen und wirkt sich auf alle Aspekte des Geschäfts aus, auch auf die Finanzen.

Was können Sie beispielsweise tun, um sicherzustellen, dass Ihre privaten und sensiblen Daten vor Datenschutzverletzungen geschützt sind? Was werden Ihre Kunden denken, wenn ihre persönlichen Informationen nach der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen durchsickern? Welche Vorschriften wie die EU-DSGVO werden Sie für einen solchen Vorfall bestrafen?

Unternehmen - und auch Verbraucher - werden sich ihrer digitalen Privatsphäre immer bewusster. Vernachlässigen Sie also nicht die Übernahme der führenden Cybersicherheits-Frameworks, während Sie Ihre digitale Transformation durchlaufen. Die Finanzabteilung muss besonders aufmerksam sein, da sie oft die erste Abteilung ist, die digitalisiert wird und ein Hauptziel für potenzielle Cyberangriffe darstellt.

Schützen Sie also Ihre Datenintegrität, Ihre Sicherheit und Ihr Image auf dem Markt, indem Sie sich über Cybersecurity-Bedrohungen auf dem Laufenden halten und mit Dritten zusammenarbeiten, die das Risiko kennen und wissen, wie es zu mindern ist.

Die Automatisierung ist an sich schon sehr leistungsfähig, kann aber sicherlich nicht die internen Teammitglieder ersetzen, wenn es um die kreativen und strategischen Teile der Arbeit geht. Auch die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter einsetzen und behandeln, spielt eine Rolle bei der Entwicklung einer widerstandsfähigen Finanzfunktion.

Die Finanzteams müssen sich darauf konzentrieren, den Cashflow aufrechtzuerhalten, wenn es zu Zwischenfällen kommt. Die finanzielle Belastbarkeit hängt von der Liquidität ab, d. h. es müssen Anstrengungen in die Ausgabenkontrolle, die Bestandsverwaltung, die Zahlungsverfahren, die Finanzautomatisierung und andere der Abteilung zur Verfügung stehende Instrumente gesteckt werden.

CFOs und andere Finanzverantwortliche müssen sich auch überlegen, wo die Datenanalyse eingesetzt werden soll. Anstatt sich auf das Kurzfristige zu konzentrieren oder ausschließlich Daten aus der Vergangenheit zu analysieren, sollten sie versuchen, das Gespräch auf langfristige Veränderungen und Ziele zu lenken und Finanzdaten zur Vorhersage künftiger Entwicklungen zu nutzen.

Wie in jedem anderen Bereich des Geschäftslebens wird auch das Finanzwesen einfacher, wenn man ein unterstützendes Team im Rücken hat. Die Führungskräfte sollten sich darauf konzentrieren, Wege zur Lösung komplexer Aufgaben zu finden und die Mitarbeiter zu ermutigen, ihre eigene Belastbarkeit bei der Arbeit zu stärken. Erwägen Sie die Durchführung von Berufsausbildungen, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, lohnendere Aufgaben im Unternehmen zu übernehmen.

Ein positiver Ansatz sorgt dafür, dass jeder seinen Sinn in der Arbeit findet, auch wenn große Herausforderungen ins Spiel kommen.

Finanzabteilungen, die in alteingesessenen Branchen tätig sind, stellen häufig fest, dass ihre derzeitigen Abläufe entweder veraltet oder für moderne Märkte unzureichend sind. Es könnte an der Zeit sein, die Arbeitsabläufe neu zu organisieren, damit die internen Mitarbeiter ein besseres Gespür dafür haben, was Ihr Unternehmen widerstandsfähig macht.

So kann sich der Arbeitstag beispielsweise um die Analyse von Finanzdaten drehen. Anstelle traditioneller Hierarchien sollten die Mitarbeiter in Teams organisiert werden, die jeweils auf einen gemeinsamen Pool von Datenanalysen zurückgreifen, die zur Festlegung der Prioritäten des Unternehmens beitragen. Auf diese Weise kann jeder einen Beitrag zur Lösung der geschäftlichen Herausforderungen leisten.

Und vergessen Sie nicht, die Entwicklung von Fähigkeiten und das persönliche Wachstum zu fördern, sei es, indem Sie fortgeschrittene Mitarbeiter bitten, bei der Schulung von Mitarbeitern auf niedrigeren Ebenen zu helfen, oder indem Sie Belohnungen und Beförderungen für bestimmte Meilensteine anbieten.

Die Auslagerung an externe Dienstleister ist keine neue Strategie, und die meisten Unternehmen sind sich ihrer Vorteile bewusst, von der Risikominderung bis zum Kostenmanagement. Aber wussten Sie, dass dies auch für die finanzielle Stabilität von unschätzbarem Wert sein kann? Die Strategie ist jedoch nicht ohne Risiken, da Sie weiterhin auf manuelle Arbeit angewiesen sind.

Diese Liste ist keineswegs erschöpfend. Suchen Sie sorgfältig nach Bereichen, in denen Ihr internes Personal von zusätzlicher Arbeit durch eine Partnerorganisation profitieren könnte.

Ihre Systeme, Buchhaltungs- und Transaktionsdaten müssen überall verfügbar sein. Stellen Sie sich auf die Bedürfnisse verteilter Teams ein und überprüfen Sie Ihre Erreichbarkeit. Erfolgreiche Fernarbeit ist nicht nur eine Frage der Technologie - sie hängt auch von Ihren Routinen ab.

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre wichtigsten Finanz- und Transaktionssysteme aus der Ferne zugänglich sind, einschließlich Software und Cloud-Tools für Rechnungsstellung, Kreditorenbuchhaltung, Buchhaltung und Berichterstattung. Wenn bereits Cloud-basierte Tools im Einsatz sind, ist dies in der Regel kein Problem.

Wenn Ihre Systeme in einem lokalen Netzwerk gehostet werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Team über ein VPN (virtuelles privates Netzwerk) auf sie zugreifen kann. Ihre IT-Abteilung sollte Ihnen bei der Einrichtung helfen können.

Mit der Zugänglichkeit verbunden sind auch Fragen der Genehmigungsstrukturen und -hierarchien. Haben Sie zum Beispiel eine Ausweichmöglichkeit für den Zugriff auf Bankkonten, Mehrwertsteuer- und Steuerbehörden und andere unternehmensbezogene Behördendienste? Ermitteln Sie Schwachstellen bei der Einrichtung, z. B. bei krankheitsbedingten Fehlzeiten.

Vernachlässigen Sie nicht Ihre Datensicherheit. Für den Zugriff über ein Remote-VPN wird dringend empfohlen, starke Benutzerauthentifizierungsmethoden zu verwenden. Die Passwörter sollten stark und zufällig sein, vorzugsweise mit zusätzlicher Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Es ist ein Muss für Teams, nahtlos zu kommunizieren und aus der Ferne auf Systeme zuzugreifen. Hier können Finanzteams von der Entwicklergemeinschaft lernen, die ihre Routinen im Laufe der Jahre genutzt und verfeinert hat.

Entdecken Sie benutzerfreundliche Kommunikations- und Chat-Tools wie Slack oder Teams und Apps für die Zusammenarbeit wie Trello oder Asana, um die Abläufe unabhängig vom Standort Ihres Teams aufrechtzuerhalten.

Implementieren Sie Standup-Routinen á la agile Methoden und tägliche Check-Ins in Ihrem Chat für Ihr Finanzteam, in dem jedes Teammitglied morgens Updates zu den täglichen Aufgaben liefert. Kurze virtuelle Briefing-Sitzungen, kombiniert mit Check-ins, bringen Transparenz und Kultur unabhängig vom Standort. 

Ein gängiges Modell für Standup-Meetings besteht darin, den Teammitgliedern Antworten auf drei Fragen zu geben:

Beim Aufbau von Widerstandsfähigkeit in der Finanzabteilung geht es darum, langfristige Pläne und Änderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass Sie jede Art von Marktunvorhersehbarkeit überleben können. Ein großer Teil dieser Aufgabe besteht darin, die richtigen digitalen Werkzeuge und Plattformen einzusetzen, um Ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren.

Die oben genannten Beispiele haben eines gemeinsam - die Abhängigkeit von der digitalen Transformation und die Notwendigkeit, diese zu verstärken. Fernarbeit und technische Infrastrukturkapazitäten zusammen mit der zunehmenden Einführung elektronischer Transaktionen werden Ihre Widerstandsfähigkeit radikal verbessern.

Die Einführung elektronischer Rechnungen und die Digitalisierung von Transaktionen sind wahrscheinlich der effektivste und schnellste Weg zur Verbesserung von Prozessen, sei es in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, im Rechnungswesen oder sogar bei der Ausgabenanalyse.