Príručka na vytvorenie odolnej finančnej funkcie

Odolnosť spoločnosti spočíva v zabezpečení bežného chodu podniku v prípade neočakávaných udalostí alebo v stave núdze. V mnohých ohľadoch je odolnosť jednotlivých oddelení kľúčová pre každý plán kontinuity podnikania. 

Finančné oddelenie a jeho hlavné činnosti patria medzi najdôležitejšie funkcie organizácií. Zahŕňa všetko od správy transakcií a kontroly cash flow až po správu dodávateľov a výdavkov. Bez spoľahlivého cash flow totiž žiadna firma nemôže prežiť.

Preto sú pevné postupy a správna technológia nevyhnutné, najmä počas mimoriadnych udalostí, aby bolo zabezpečené, že podnik má k dispozícii vhodné systémy na zachovanie prevádzky.

Nenechajte sa zaskočiť neočakávanou udalosťou. Prechod z bežného stavu do núdzového stavu môže nastať takmer okamžite – ako sme to zažili počas pandémie COVID-19.

Keď sa podmienky v podnikaní radikálne zmenia, je potrebné tvrdo pracovať na prispôsobení sa. Možno budete musieť náhle zabezpečiť svoj dodávateľský reťazec alebo zmeniť spôsob práce svojich zamestnancov, napríklad prejsť na model práce na diaľku alebo hybridný model. Možno budete musieť digitalizovať staršie systémy, aby boli viditeľné a prístupné odkiaľkoľvek.

Účinný plán kontinuity činnosti vyžaduje dôkladné plánovanie a v mnohých prípadoch je najlepším východiskovým bodom vaše finančné oddelenie. Čítajte ďalej a zistite kľúčové tipy, ako vybudovať odolnú finančnú funkciu, a ďalšie praktické informácie od finančného tímu spoločnosti Qvalia.

Odolnejšia finančná funkcia v konečnom dôsledku znamená zdravé peňažné toky bez ohľadu na to, aký stresujúci je trh. Znamená to zotavenie sa z incidentov, ktoré zasiahli do rozpočtu, a pokračovanie v činnosti spoločnosti podľa plánu bez ohľadu na okolnosti.

Vzhľadom na to, ako sa v posledných rokoch vyvíjalo podnikateľské prostredie, by malo byť zrejmé, prečo vám odolnosť poskytuje konkurenčnú výhodu, keďže trhy sa stávajú dynamickejšími, nové technológie menia spôsob, akým pristupujeme k práci, a globalizácia komplikuje svetový trh.

Zameraním sa na štyri základné oblasti budete v lepšej pozícii, aby ste mohli rýchlo prispôsobiť svoj tím a zvýšiť jeho odolnosť:

Dôležitým pojmom, ktorý je potrebné poznať, je „kontinuita podnikania“. Ak sa nepodarí uviesť nový produkt na trh, projekt bude stáť viac, ako sa očakávalo, alebo dôjde k všeobecnému poklesu tržieb, plán kontinuity podnikania znamená, že všetko bude možné rýchlo obnoviť a spustiť. Kontinuita podnikania sa môže týkať takmer každého oddelenia v podniku, nielen financií. Je to plán na udržanie prevádzky podniku bez ohľadu na to, čo sa stane.

Existuje niekoľko prekážok finančnej odolnosti, na ktoré väčšina manažérskych tímov pri prechádzaní týmto procesom nemyslí.

Aby čelili neznámym okolnostiam, mali by finančné tímy prehodnotiť procesy s cieľom udržať prevádzku a cash flow. Tu je niekoľko užitočných rád pre finančných riaditeľov a finančné tímy, ako posilniť svoju prevádzku, zachovať pokoj a pokračovať v práci.

Pripravte sa na budovanie finančnej odolnosti tým, že si najskôr osvojíte správny spôsob myslenia.

Zachovanie prístupnosti transakcií a finančných údajov a zabezpečenie schopnosti spracovávať transakcie musia byť najvyššou prioritou.

Zabezpečte svoje postupy správy faktúr. Prichádzajúce nákupné faktúry vo formáte PDF alebo, čo je ešte horšie, v tlačenej podobe, budú počas rozsiahlej práce na diaľku predstavovať významný problém. Ak nemôžete navštíviť svoju poštovú schránku v kancelárii, bežné úlohy sa stanú neočakávanou výzvou:

Mnohé podniky sa spoliehajú na poskytovateľov služieb v oblastiskenovania faktúr a OCR. Manuálne spracovanie je rizikové, nezávisle od geografickej polohy a toho, kto službu vykonáva.

Vaše procesy sú zraniteľné, ak poskytovatelia služieb nedokážu dodržať dohodu (skutočný príbeh – presne to sa stalo jednému veľkému európskemu skenovaciemu centru, ktoré bolo v marci 2020 kvôli pandémii COVID-19 umiestnené do karantény). Znížite svoju vystavenosť riziku tým, že obmedzíte závislosť od služieb tretích strán.

Prechod na elektronické faktúry je bezpochyby najrýchlejší a najspoľahlivejší spôsob, ako eliminovať potrebu skenovania a analógového spravovania údajov.

Hybridná práca sa stala populárnou alternatívou k tradičnému modelu práce výlučne v kancelárii. Keďže sa obchodné operácie presúvajú z jedného miesta v kancelárii do rôznych vzdialených oblastí, kde vaši zamestnanci pracujú, je pre finančné oddelenia dôležitejšie ako kedykoľvek predtým jasne definovať a formalizovať svoje komplexné procesy. Musíte objasniť:

Chcete tiež otestovať svoje zdokumentované procesy v praxi, aby ste skontrolovali prípadné odchýlky po začatí práce. Jasná a presná predstava o fungovaní finančných funkcií je obrovským krokom správnym smerom k zabezpečeniu plynulých pracovných postupov v budúcnosti.

Súčasťou dokumentovania interných operácií je zbieranie údajov a analýz s cieľom získať nové poznatky a zlepšiť rozhodovanie.

Konkrétnejšie povedané, finančné tímy musia viac ako kedykoľvek predtým zohľadňovať prehľadnosť cash flow. Vzhľadom na časový rámec, v ktorom prídu príjmy a budú realizované nové nákupy, ste si istí, že budete mať k dispozícii dostatok hotovosti? Aby ste udržali chod firmy, uistite sa, že sa v žiadnom momente nedostanete do krízy.

Dosiahnutie tejto prehľadnosti si vyžaduje zber údajov a generovanie analýz o vašich úrovniach hotovosti. Súčasťou tejto práce je zlepšovanie kvality zhromažďovaných údajov, čo zvyšuje kvalitu vášho rozhodovania. Čím lepšie sú vaše zdroje údajov, tým sú generované informácie menej nejednoznačné a komplexnejšie. Využitie automatizácie vo váš prospech tiež urýchľuje tento proces a zabezpečuje, že spoločnosť môže rýchlo reagovať na potenciálne problémy s cash flow.

Urobte stresový test svojho predajného procesu – a implicitne aj interných postupov vašich zákazníkov v oblasti účtovníctva.

Nemôžeme to dostatočne zdôrazniť. Prechod na elektronické faktúry je pre firmy kľúčový pre zabezpečenie prevádzky. Elektronické formáty zvyšujú odolnosť finančného tímu a pomáhajú zabezpečiť dynamiku podnikania.

Musíte preskúmať svoje možnosti, ako zvýšiť využívanie elektronických faktúr, a to ako v procesoch účtovania pohľadávok, tak aj záväzkov.

Ručné pracovné úlohy vyžadujú pozornosť vášho tímu. Procesy je možné vylepšiť a automatizovať, ale udržateľná automatizácia vyžaduje spoľahlivé a štruktúrované digitálne údaje. Preto je potrebné identifikovať potenciálne prekážky analógových informácií a ručných pracovných úloh vo vašom pracovnom toku.

Toto sú niektoré z najbežnejších manuálnych úloh:

Výhody automatizovaných nástrojov z hľadiska efektívnosti sú dobre známe, ale výnimočne dobre sa uplatňujú vo finančnom sektore, pretože práca v tejto oblasti je mimoriadne založená na pravidlách a kvantifikovateľná. Vaša iniciatíva na zvýšenie ekonomickej odolnosti vašej spoločnosti by preto mala zahŕňať preskúmanie strojového učenia a umelej inteligencie.

Musíme však odpovedať na otázku „ako?“ Existuje mnoho typov automatizácie, ktoré podniky využívajú, ale odporúča sa zamerať sa skôr na high-endové ako na základné implementácie. Napríklad robotická automatizácia procesov je relatívne základné využitie technológie. Vyspelejšie organizácie sa môžu obrátiť na skutočné strojové učenie, ktoré pomáha pri finančnom plánovaní a hľadaní vzorov vo veľkých množinách údajov.

Táto evolúcia sa neudeje zo dňa na deň a pri zavádzaní nových nástrojov môžete očakávať počiatočné problémy, ale ak chcete zostať finančne odolní, buďte pripravení vyvíjať sa spolu s ostatnými v odvetví.

Automatizácia zvyšuje odolnosť spoločností tým, že spája samostatné finančné funkcie a umožňuje im súdržnú spoluprácu. Tento zefektívnený pracovný postup v konečnom dôsledku:

Využitie automatizačných nástrojov na prepojenie jednotlivých častí finančnej funkcie znižuje náklady a uvoľňuje čas, ktorý môžu zamestnanci lepšie využiť na dôležitejšie aspekty svojej práce.

Finanční riaditelia by sa mali snažiť podporovať kvalitu a konzistentnosť údajov, pretože finančné údaje pochádzajú z viacerých samostatných oddelení a pri zbere sa tak dostávajú do rôznych formátov.

S cieľom podporiť štandard pre zosúlaďovanie údajov vo všetkých častiach podniku musí finančné oddelenie venovať čas čisteniu údajov a zavádzaniu technológií a digitálnych platforiem na zlepšenie kvality údajov.

V nadväznosti na posledný bod, väčšina nástrojov, ktoré dnes používame, pochádza prevažne z cloudu, takže stratégia „cloud-first“ je dôležitá pre budovanie finančnej odolnosti. Prečo je cloudové dodávanie tak populárne?

Využitie cloudu na podporu finančných funkcií vám poskytuje pevný digitálny základ, z ktorého môžete vychádzať. Týmto spôsobom je oveľa jednoduchšie integrovať údaje z rôznych oddelení, čo umožňuje koordinovanú spoluprácu a komplexnejší prehľad o celej spoločnosti.

Jednou z platných výziev pri zavádzaní digitálnych nástrojov na podporu finančných funkcií je zvýšené riziko incidentov v oblasti kybernetickej bezpečnosti a potreba dosiahnuť súlad s právnymi predpismi v oblasti digitálnej bezpečnosti. Kybernetická bezpečnosť je pre moderné spoločnosti nevyhnutným faktorom, ktorý ovplyvňuje všetky aspekty podnikania, vrátane financií.

Napríklad, čo môžete urobiť, aby ste zaistili ochranu svojich súkromných a citlivých údajov pred porušením bezpečnosti? Čo si budú myslieť vaši zákazníci, ak dôjde k úniku ich osobných údajov po spolupráci s vašou organizáciou? Aké nariadenia, ako napríklad GDPR EÚ, vás za takýto incident potrestajú?

Podniky – rovnako ako spotrebitelia – si čoraz viac uvedomujú dôležitosť ochrany svojho digitálneho súkromia, preto pri digitálnej transformácii nezabúdajte na zavedenie popredných rámcov kybernetickej bezpečnosti. Pozornosť si vyžaduje najmä finančné oddelenie, ktoré je často prvým oddelením, ktoré prechádza digitalizáciou, a hlavným cieľom potenciálnych kybernetických útokov.

Odolnosť závisí od dôsledného dodržiavania predpisov, preto chráňte integritu svojich údajov, bezpečnosť a imidž na trhu tým, že budete informovaní o hrozbách kybernetickej bezpečnosti a budete spolupracovať s tretími stranami, ktoré chápu riziko a vedia, ako ho zmierniť.

Automatizácia je sama osebe veľmi účinná, ale určite nemôže nahradiť členov interného tímu, pokiaľ ide o kreatívnejšie a strategickejšie časti práce. Pokiaľ ide o rozvoj odolnej finančnej funkcie, dôležité je aj to, ako využívate a zaobchádzate so svojimi zamestnancami.

Finančné tímy sa musia pri každom incidente sústrediť na udržanie cash flow. Finančná odolnosť závisí od likvidity, čo znamená, že je potrebné vynaložiť úsilie na kontrolu výdavkov, riadenie zásob, platobné postupy, finančnú automatizáciu a ďalšie nástroje, ktoré má oddelenie k dispozícii.

Finanční riaditelia a ďalší vedúci pracovníci v oblasti financií musia tiež zvážiť, kde by sa mala analýza údajov uplatňovať. Namiesto toho, aby sa zameriavali výlučne na krátkodobé ciele alebo analýzu údajov z minulosti, mali by sa snažiť nasmerovať diskusiu na dlhodobé zmeny a ciele a využiť finančné údaje na predpovedanie toho, čo sa môže stať v budúcnosti.

Rovnako ako v akomkoľvek inom aspekte podnikania, financie sa stávajú jednoduchšími, keď máte za sebou podporný tím. Manažéri by sa mali zamerať na hľadanie spôsobov, ako riešiť zložité úlohy, a povzbudzovať zamestnancov, aby si budovali vlastnú odolnosť v práci. Zvážte zavedenie odborného vzdelávania, aby zamestnanci mohli dosiahnuť viac uspokojujúce pozície v spoločnosti.

Pozitívny prístup zabezpečí, že každý nájde zmysel v práci, aj keď sa objavia veľké výzvy.

Finančné oddelenia pracujúce v dlhodobo existujúcich odvetviach často zistia, že ich súčasné prevádzkové postupy sú zastarané alebo nedostatočné pre moderné trhy. Možno je čas zvážiť reorganizáciu pracovných postupov, aby interní zamestnanci lepšie pochopili, čo robí vašu firmu odolnou.

Napríklad, nechajte pracovný deň točiť sa okolo analýzy finančných údajov. Namiesto tradičných hierarchií zorganizujte zamestnancov do tímov, z ktorých každý čerpá zo spoločného zdroja údajov, ktoré pomáhajú definovať priority podniku. Takto môže každý prispieť k riešeniu obchodných výziev.

A nezabudnite podporovať rozvoj zručností a osobný rast, či už tým, že požiadate pokročilých zamestnancov, aby pomáhali školíť zamestnancov na nižších pozíciách, alebo tým, že ponúknete odmeny a povýšenia za dosiahnutie určitých míľnikov.

Outsourcing externým poskytovateľom služieb nie je žiadnou novou stratégiou a väčšina podnikateľského sveta si uvedomuje jeho výhody, od znižovania rizika až po riadenie nákladov. Vedeli ste však, že môže byť neoceniteľný pre budovanie finančnej odolnosti? Táto stratégia však nie je bez rizika, pretože stále budete závislí od manuálnej práce.

Tento zoznam nie je v žiadnom prípade vyčerpávajúci. Buďte dôslední pri hľadaní potenciálnych oblastí, v ktorých by vaši interní zamestnanci mohli profitovať z doplnkovej práce partnerskej organizácie.

Vaše systémy, účtovné a transakčné údaje musia byť dostupné kdekoľvek. Prispôsobte sa potrebám distribuovaných tímov a skontrolujte svoju dostupnosť. Úspešná práca na diaľku nie je len otázkou technológie – závisí aj od vašich rutín.

Zabezpečte, aby všetky vaše kľúčové finančné a transakčné systémy boli dostupné na diaľku, vrátane softvéru a cloudových nástrojov na fakturáciu, účtovanie záväzkov, účtovníctvo a vykazovanie. Ak už používate cloudové nástroje, zvyčajne to nie je problém.

Ak sú vaše systémy hostované v lokálnej sieti, uistite sa, že váš tím má k nim prístup prostredníctvom VPN (virtuálnej súkromnej siete). Vaše IT oddelenie by vám malo pomôcť s nastavením.

S prístupnosťou súvisia otázky nastavenia schvaľovania a hierarchií. Máte napríklad záložný plán pre prístup k bankovému účtu, daňové orgány a iné vládne služby súvisiace s podnikaním? Identifikujte slabé miesta nastavenia napríklad v prípade pracovnej neschopnosti.

Nezanedbávajte bezpečnosť svojich údajov. Pre prístup prostredníctvom vzdialenej VPN sa dôrazne odporúča používať silné metódy overovania používateľov. Heslá by mali byť silné a náhodné, najlepšie s dodatočným dvojfaktorovým overovaním.

Pre tímy je nevyhnutné, aby mohli plynule komunikovať a zároveň mali vzdialený prístup k systémom. V tejto oblasti sa finančné tímy môžu poučiť od komunity vývojárov, ktorá svoje postupy používa a zdokonaľuje už celé roky.

Objavte užívateľsky prívetivé komunikačné a chatové nástroje, ako sú Slack alebo Teams, a aplikácie na spoluprácu, ako sú Trello alebo Asana, aby ste mohli pracovať nezávisle od miesta, kde sa váš tím nachádza.

Zavádzajte rutiny typu standup á la agilné metodiky a denné check-iny vo vašom chate pre finančný tím, kde každý člen tímu ráno poskytuje aktualizácie o každodenných úlohách. Krátke virtuálne informačné stretnutia v kombinácii s check-inmi prinášajú transparentnosť a kultúru nezávislú od miesta. 

Bežný model standup meetingu je založený na poskytovaní odpovedí na tri otázky členom tímu:

Budovanie odolnosti vo finančnom oddelení spočíva v tvorbe dlhodobých plánov a zmien, ktoré vám zaručia prežitie akéhokoľvek druhu nepredvídateľnosti trhu. Veľká časť tejto úlohy spočíva v zavádzaní správnych digitálnych nástrojov a platforiem na modernizáciu pracovných postupov.

Všetky uvedené príklady majú jedno spoločné – závislosť od digitálnej transformácie a potrebu jej posilnenia. Práca na diaľku a technické možnosti infraštruktúry spolu s čoraz širším využívaním elektronických transakcií radikálne zvýšia vašu odolnosť.

Zavedenie elektronických faktúr a digitalizácia transakcií sú pravdepodobne najefektívnejším a najrýchlejším spôsobom, ako zlepšiť procesy, či už ide o účtovné záväzky, pohľadávky, účtovníctvo alebo dokonca analýzu výdavkov.