Průvodce pro vytvoření odolné finanční funkce

Odolnost podniku spočívá v zajištění běžného chodu podniku i v případě neočekávaných událostí nebo v nouzových situacích. V mnoha ohledech je odolnost jednotlivých oddělení klíčovým prvkem každého plánu kontinuity podnikání. 

Finanční oddělení a jeho hlavní činnosti patří mezi nejdůležitější funkce v každé organizaci. Zahrnuje vše od správy transakcí a kontroly cash flow až po správu dodavatelů a výdajů. Bez spolehlivého cash flow totiž nemůže přežít žádná firma.

Proto jsou také nezbytné pevné rutiny a správná technologie, zejména během mimořádných událostí, aby bylo zajištěno, že podnik má k dispozici vhodné systémy pro zachování provozuschopnosti.

Nenechte se incidentem zaskočit. Přechod z běžného provozu do nouzového režimu může nastat téměř okamžitě – jako tomu bylo v případě pandemie COVID-19.

Když se podmínky podnikání drasticky změní, je třeba se přizpůsobit, což vyžaduje tvrdou práci. Možná budete muset náhle zabezpečit svůj dodavatelský řetězec nebo změnit způsob práce svých zaměstnanců, například přejít na vzdálený nebo hybridní model práce. Možná budete muset digitalizovat starší systémy, aby byly viditelné a přístupné odkudkoli.

Účinný plán kontinuity podnikání vyžaduje pečlivé plánování a v mnoha případech je nejlepším místem, kde začít, vaše finanční oddělení. Čtěte dále a dozvíte se klíčové tipy, jak vybudovat odolnou finanční funkci, a další praktické poznatky od finančního týmu společnosti Qvalia.

Odolnější finanční funkce v konečném důsledku znamená zdravé peněžní toky bez ohledu na to, jak stresující se trh stane. Znamená to zotavení se z incidentů, které zasahují do rozpočtu, a pokračování činnosti společnosti podle plánu bez ohledu na okolnosti.

Vzhledem k tomu, jak se v posledních letech vyvíjelo podnikatelské prostředí, by mělo být zřejmé, proč vám odolnost poskytuje konkurenční výhodu, když se trhy stávají dynamičtějšími, nové technologie mění náš přístup k práci a globalizace komplikuje světový trh.

Zaměřením se na čtyři základní oblasti budete v lepší pozici, abyste mohli rychle přizpůsobit svůj tým a zvýšit jeho odolnost:

Jedním z důležitých pojmů, který je třeba znát, je „kontinuita podnikání“. Pokud se nepodaří uvést nový produkt na trh, projekt bude stát více, než se očekávalo, nebo dojde k obecnému poklesu tržeb, mít plán kontinuity podnikání znamená být schopen vše rychle obnovit a znovu zprovoznit. Kontinuita podnikání se může týkat téměř všech oddělení v podniku, nejen financí. Je to plán pro udržení podnikatelských aktivit bez ohledu na to, co se stane.

Existuje několik překážek finanční odolnosti, které většina manažerských týmů při tomto procesu nebere v úvahu.

Aby čelily neznámým okolnostem, měly by finanční týmy přehodnotit procesy s cílem udržet provoz a cash flow. Zde je několik užitečných rad pro finanční ředitele a finanční týmy, jak posílit svůj provoz, zachovat klid a pokračovat v práci.

Připravte se na budování finanční odolnosti tím, že si nejprve osvojíte správný způsob uvažování.

Zajištění dostupnosti transakcí a finančních údajů a zabezpečení schopností zpracovávat transakce musí být nejvyšší prioritou.

Zabezpečte své postupy při správě faktur. Příchozí nákupní faktury ve formátu PDF nebo, v horším případě, v tištěné podobě budou při rozsáhlé práci na dálku představovat významný problém. Pokud nemůžete navštívit svou kancelářskou poštovní schránku, běžné úkoly se stanou nečekanou výzvou:

Mnoho podniků se přiskenování faktur a OCR spoléhá na poskytovatele služeb. Ruční zpracování je riskantní, nezávisle na geografické poloze a tom, kdo službu provádí.

Vaše procesy jsou zranitelné, pokud poskytovatelé služeb nemohou dodržet dohodu (skutečný příběh – to se stalo jednomu velkému evropskému skenovacímu centru, které bylo v březnu 2020 kvůli pandemii COVID-19 umístěno do karantény). Snížíte své vystavení riziku tím, že omezíte závislost na službách třetích stran.

Přechod na elektronické faktury je bezpochyby nejrychlejším a nejspolehlivějším způsobem, jak eliminovat nutnost skenování a analogové správy dat.

Hybridní práce se stala populární alternativou k tradičnímu modelu práce výhradně v kanceláři. Vzhledem k tomu, že se obchodní činnosti přesouvají z jedné kanceláře do různých vzdálených oblastí, kde si zaměstnanci volí místo pro práci, je pro finanční oddělení důležitější než kdy jindy jasně definovat a formalizovat své komplexní procesy. Je třeba objasnit:

Také budete chtít otestovat své zdokumentované procesy v praxi, abyste zjistili případné odchylky, jakmile práce začnou. Mít jasnou a přesnou představu o tom, jak fungují finanční funkce, je obrovským krokem správným směrem k zajištění nepřerušovaných pracovních postupů v budoucnosti.

Součástí dokumentace interních operací je sběr dat a analytických údajů, které slouží k získávání nových poznatků a zlepšování rozhodování.

Konkrétněji řečeno, finanční týmy musí více než kdy jindy zohledňovat přehlednost cash flow. Vzhledem k časovému rámci, ve kterém budou přicházet příjmy a budou se uskutečňovat nové nákupy, jste si jisti, že budete mít k dispozici dostatek hotovosti? Abyste udrželi podnikání v chodu, ujistěte se, že se v žádném okamžiku nedostanete do finanční tísně.

K dosažení této přehlednosti je třeba shromažďovat data a generovat analýzy vašich hotovostních úrovní. Součástí této práce je zlepšování kvality shromažďovaných dat, což zvyšuje kvalitu vašeho rozhodování. Čím lepší jsou vaše zdroje dat, tím méně nejednoznačné a komplexnější jsou v průběhu času generované poznatky. Využívání automatizace ve váš prospěch také urychluje tento proces a zajišťuje, že společnost může rychle reagovat na potenciální problémy s cash flow.

Proveďte zátěžový test svého prodejního procesu – a implicitně také interních postupů vašich zákazníků v oblasti účtování závazků.

Nemůžeme to dostatečně zdůraznit. Přechod na elektronické faktury je pro firmy zásadní pro zajištění hladkého chodu. Elektronické formáty zvyšují odolnost finančního týmu a pomáhají udržet dynamiku podnikání.

Musíte prozkoumat své možnosti, jak zvýšit využívání elektronických faktur, a to jak v procesech účtování závazků, tak i pohledávek.

Ruční pracovní úkoly vyžadují pozornost vašeho týmu. Procesy je možné vylepšit a automatizovat, ale udržitelná automatizace vyžaduje spolehlivá a strukturovaná digitální data. Proto je třeba identifikovat potenciální úzká místa analogových informací a ručních pracovních úkolů ve vašem pracovním postupu.

Mezi nejčastější manuální úkoly patří:

Výhody automatizovaných nástrojů z hlediska efektivity jsou dobře známé, ale výjimečně dobře se hodí pro oblast financí, protože práce v této oblasti je do značné míry založena na pravidlech a je kvantifikovatelná. Vaše iniciativa směřující k větší ekonomické odolnosti vaší společnosti by proto měla zahrnovat prozkoumání možností strojového učení a umělé inteligence.

Musíme však odpovědět na otázku „jak?“ Existuje mnoho typů automatizace, které podniky používají, ale doporučuje se zaměřit se spíše na špičkové než na základní implementace. Například robotická automatizace procesů je relativně základní využití technologie. Rozvinutější organizace se mohou obrátit na skutečné strojové učení, které jim pomůže s finančním plánováním a hledáním vzorců ve velkých datových souborech.

Tato změna se neodehraje přes noc a při zavádění nových nástrojů lze očekávat počáteční potíže, ale pokud chcete zůstat finančně odolní, buďte připraveni se vyvíjet spolu s ostatními v oboru.

Automatizace zvyšuje odolnost společností tím, že spojuje oddělené finanční funkce a umožňuje jim soudržnou spolupráci. Tento zefektivněný pracovní postup v konečném důsledku:

Použití automatizačních nástrojů pro propojení jednotlivých částí finanční funkce snižuje náklady a uvolňuje čas, který mohou zaměstnanci lépe využít na důležitější aspekty své práce.

Finanční ředitelé by se měli snažit podporovat kvalitu a konzistentnost dat, protože finanční data pocházejí z různých oddělení a při shromažďování se tak dostávají do různých formátů.

Aby bylo možné prosadit standard pro sjednocení dat napříč jednotlivými odděleními společnosti, musí finanční oddělení věnovat čas čištění dat a zavádění technologií a digitálních platforem pro zlepšení kvality dat.

V návaznosti na poslední bod je třeba říci, že většina nástrojů, které dnes používáme, pochází převážně z cloudu, takže strategie „cloud first“ je pro budování finanční odolnosti velmi důležitá. Proč je cloudové poskytování služeb tak populární?

Využití cloudu na podporu finančních funkcí vám poskytuje pevný digitální základ, na kterém můžete stavět. Tímto způsobem je mnohem snazší integrovat data z různých oddělení, což umožňuje koordinovanou spolupráci a komplexnější přehled o celé společnosti.

Jednou z platných výzev při zavádění digitálních nástrojů na podporu finančních funkcí je zvýšené riziko incidentů v oblasti kybernetické bezpečnosti a nutnost dosáhnout souladu s předpisy v oblasti digitální bezpečnosti. Kybernetická bezpečnost je pro moderní společnosti nevyhnutelným faktorem, který má dopad na všechny aspekty podnikání, včetně financí.

Co můžete například udělat, abyste zajistili ochranu svých soukromých a citlivých údajů před narušením bezpečnosti? Co si budou vaši zákazníci myslet, pokud dojde k úniku jejich osobních údajů po spolupráci s vaší organizací? Jaké předpisy, jako například GDPR EU, vás za takový incident potrestají?

Podniky – stejně jako spotřebitelé – si stále více uvědomují význam ochrany svého digitálního soukromí, proto při digitální transformaci nezapomínejte na zavedení špičkových rámců kybernetické bezpečnosti. Zvláštní pozornost je třeba věnovat financím, protože se často jedná o první oddělení, které prochází digitalizací, a je tak hlavním terčem potenciálních kybernetických útoků.

Odolnost závisí na důsledném dodržování předpisů, proto chraňte integritu svých dat, bezpečnost a image na trhu tím, že budete sledovat hrozby v oblasti kybernetické bezpečnosti a spolupracovat s třetími stranami, které rozumějí rizikům a vědí, jak je zmírnit.

Automatizace je sama o sobě mocným nástrojem, ale rozhodně nemůže nahradit členy interního týmu, pokud jde o kreativnější a strategičtější části práce. Při budování odolné finanční funkce záleží také na tom, jak své zaměstnance využíváte a jak s nimi zacházíte.

Finanční týmy se musí při jakýchkoli mimořádných událostech soustředit na udržení cash flow. Finanční odolnost závisí na likviditě, což znamená, že je třeba vynaložit úsilí na kontrolu výdajů, správu zásob, platební postupy, finanční automatizaci a další nástroje, které má oddělení k dispozici.

Finanční ředitelé a další vedoucí pracovníci v oblasti financí musí také zvážit, kde by měla být analýza dat aplikována. Místo toho, abyste se soustředili na krátkodobé cíle nebo analyzovali výhradně data z minulosti, snažte se nasměrovat diskusi k dlouhodobým změnám a cílům a využijte finanční data k předpovědi toho, co by se mohlo stát v budoucnosti.

Stejně jako v jakékoli jiné oblasti podnikání, i finance jsou snazší, když máte za sebou podpůrný tým. Manažeři by se měli soustředit na hledání způsobů, jak řešit složité úkoly, a povzbuzovat zaměstnance, aby si v práci budovali vlastní odolnost. Zvažte zavedení odborného školení, které zaměstnancům umožní dosáhnout v rámci společnosti na zajímavější pozice.

Pozitivní přístup zajistí, že každý najde smysl v práci, i když se objeví velké výzvy.

Finanční oddělení působící v tradičních odvětvích často zjišťují, že jejich současné postupy jsou zastaralé nebo nedostatečné pro moderní trhy. Možná je na čase zvážit reorganizaci pracovních postupů, aby interní zaměstnanci lépe pochopili, co dělá vaši firmu odolnou.

Například zaměřte pracovní den na analýzu finančních dat. Namísto tradičních hierarchií rozdělte zaměstnance do týmů, z nichž každý čerpá ze společného fondu datových analýz, které pomáhají definovat priority podnikání. Tímto způsobem může každý přispět k řešení obchodních výzev.

A nezapomeňte podporovat rozvoj dovedností a osobní růst, ať už tím, že požádáte zkušenější zaměstnance, aby pomáhali školit ty méně zkušené, nebo tím, že nabídnete odměny a povýšení za dosažení určitých milníků.

Outsourcing externím poskytovatelům služeb není žádnou novinkou a většina podnikatelského světa si uvědomuje jeho výhody, od snížení rizika až po řízení nákladů. Věděli jste ale, že může být neocenitelný pro budování finanční odolnosti? Tato strategie však není bez rizika, protože stále budete závislí na manuální práci.

Tento seznam není v žádném případě vyčerpávající. Pečlivě hledejte oblasti, ve kterých by vaši interní zaměstnanci mohli těžit z doplňkové práce partnerské organizace.

Vaše systémy, účetní a transakční data musí být dostupná kdekoli. Přizpůsobte se potřebám distribuovaných týmů a zkontrolujte svou dostupnost. Úspěšná práce na dálku není jen otázkou technologie – závisí také na vašich rutinách.

Zajistěte, aby všechny vaše základní finanční a transakční systémy byly přístupné na dálku, včetně softwaru a cloudových nástrojů pro fakturaci, účtování závazků, účetnictví a reporting. Pokud již cloudové nástroje používáte, obvykle to není problém.

Pokud jsou vaše systémy hostovány v místní síti, ujistěte se, že k nim má váš tým přístup přes VPN (virtuální privátní síť). Vaše IT oddělení by vám mělo být schopno pomoci s nastavením.

S přístupností souvisí otázky nastavení schvalovacích procesů a hierarchií. Máte například záložní řešení pro přístup k bankovním účtům, správu DPH a daní a další služby související s podnikáním? Identifikujte slabá místa v nastavení, například v případě pracovní neschopnosti.

Nepodceňujte bezpečnost svých dat. Pro přístup přes vzdálenou VPN se důrazně doporučuje používat silné metody ověřování uživatelů. Hesla by měla být silná a náhodná, nejlépe s dodatečným dvoufaktorovým ověřováním.

Pro týmy je nezbytné, aby mohly plynule komunikovat a mít vzdálený přístup k systémům. V tomto ohledu se finanční týmy mohou poučit od komunity vývojářů, která své postupy v průběhu let používá a zdokonaluje.

Vyzkoušejte uživatelsky přívětivé komunikační a chatovací nástroje, jako jsou Slack nebo Teams, a aplikace pro spolupráci, jako jsou Trello nebo Asana, abyste mohli udržovat provoz nezávisle na umístění svého týmu.

Zaveďte standup rutiny podle agilních metodik a denní check-iny ve vašem chatu pro finanční tým, kde každý člen týmu ráno poskytuje aktualizace o každodenních úkolech. Krátké virtuální briefingy v kombinaci s check-iny přinášejí transparentnost a kulturu nezávislou na místě. 

Běžný model standup meetingu je založen na poskytnutí odpovědí na tři otázky členům týmu:

Budování odolnosti ve finančním oddělení spočívá v tvorbě dlouhodobých plánů a změn, které zajistí, že přežijete jakoukoli nepředvídatelnost trhu. Velkou částí tohoto úkolu je přijetí správných digitálních nástrojů a platforem pro modernizaci pracovních postupů.

Výše uvedené příklady mají jednu společnou věc – spoléhání se na digitální transformaci a potřebu ji posílit. Práce na dálku a technické možnosti infrastruktury spolu s rostoucím využíváním elektronických transakcí radikálně zlepší vaši odolnost.

Přechod na elektronické faktury a digitalizace transakcí jsou pravděpodobně nejúčinnějším a nejrychlejším způsobem, jak zlepšit procesy, ať už se jedná o účtování závazků, účtování pohledávek, účetnictví nebo dokonce analýzu výdajů.