En guide til etablering af en robust finansfunktion

Virksomheders modstandsdygtighed handler om at sikre, at det er business as usual, når det uventede sker - eller i en nødsituation. På mange måder er afdelingernes modstandsdygtighed afgørende for enhver plan for forretningskontinuitet. 

Finansafdelingen og dens kerneaktiviteter er en af de mest kritiske funktioner for organisationer. Den dækker alt fra transaktionsstyring og kontrol af pengestrømme til leverandørstyring og udgifter. Når alt kommer til alt, kan ingen virksomhed overleve uden et pålideligt cashflow.

Det er også derfor, at solide rutiner og den rigtige teknologi er afgørende, især under ekstraordinære begivenheder, for at sikre, at en virksomhed har de rette systemer til at forblive operationel.

Lad dig ikke overrumple af en hændelse. Skiftet til en nødsituation, fra at være normal drift, kan ske næsten øjeblikkeligt - som det, vi oplevede under COVID-19.

Det kræver hårdt arbejde at tilpasse sig, når forretningsforholdene ændrer sig drastisk. Du kan være nødt til pludselig at sikre din forsyningskæde eller ændre dine medarbejderes arbejdsmetoder, f.eks. ved at skifte til fjernarbejde eller hybride arbejdsmodeller. Måske skal du digitalisere gamle systemer for at sikre, at de er synlige og tilgængelige fra alle steder.

En effektiv forretningskontinuitetsplan kræver seriøs planlægning, og i mange tilfælde er det bedste sted at starte i din økonomiafdeling. Læs videre for at få vigtige tips om, hvordan du kan opbygge en robust finansfunktion og andre praktiske indsigter fra Qvalia's finansteam.

En mere modstandsdygtig finansiel funktion betyder i sidste ende sunde pengestrømme, uanset hvor stressende markedet bliver. Det betyder, at man kan komme sig over hændelser, der går ud over budgettet, og at virksomheden kan fortsætte med at fungere som planlagt uanset hvad der sker.

I betragtning af hvordan forretningsmiljøet har udviklet sig i de seneste år burde det være indlysende, hvorfor modstandsdygtighed giver dig en konkurrencefordel i takt med, at markederne bliver mere dynamiske, nye teknologier ændrer vores tilgang til arbejdet, og globaliseringen komplicerer verdensmarkedet.

Ved at tage fat på fire vigtige områder er du bedre i stand til at tilpasse dit team og øge din modstandsdygtighed hurtigt:

Et relevant begreb, som er vigtigt at kende, er "forretningskontinuitet". Hvis lanceringen af et nyt produkt mislykkes, et projekt bliver dyrere end forventet, eller der opstår en generel nedgang i omsætningen, betyder en plan for forretningskontinuitet, at man hurtigt kan få det hele op at køre igen. Business continuity kan henvise til næsten alle afdelinger i virksomheden, ikke kun finansafdelingen. Det er en plan for at opretholde forretningsdriften, uanset hvad der sker.

Der er flere barrierer for finansiel robusthed, som de fleste ledelsesteams ikke tænker over, når de gennemgår denne proces.

For at imødegå det ukendte bør finansteams revurdere processerne for at opretholde driften og pengestrømmen. Her er nogle nyttige råd til CFO'er og finansteams om at styrke deres aktiviteter, bevare roen og fortsætte.

Forbered dig på at opbygge finansiel modstandsdygtighed ved først at få den rette tankegang.

At bevare adgangen til transaktioner og finansielle data og sikre mulighederne for at behandle transaktioner skal være en topprioritet.

Sikre dine rutiner for fakturahåndtering. Indgående købsfakturaer i PDF-format, eller endnu værre - print format, vil være et stort problem under omfattende fjernarbejde. Hvis du ikke kan besøge din postkasse på kontoret, vil almindelige opgaver blive en uventet udfordring:

Mange virksomheder er afhængige af tjenesteudbydere til scanning af fakturaer og OCR. Manuel håndtering er risikabel, uanset hvor de befinder sig, og uanset hvem der udfører tjenesten.

Dine processer er sårbare, hvis tjenesteudbyderne ikke kan leve op til aftalen (det er en sand historie - det var det, der skete for et stort europæisk baseret scanningscenter, som blev sat i karantæne som følge af COVID-19-pandemien i marts 2020). Du mindsker din risikoeksponering ved at reducere afhængigheden af tredjepartstjenester.

Indførelse af e-fakturaer er uden tvivl den hurtigste og mest pålidelige måde at eliminere behovet for scanning og analog datahåndtering på.

Hybridarbejde er blevet et populært alternativ til det traditionelle kontorarbejde. Efterhånden som forretningsaktiviteterne flyttes væk fra et enkelt kontor og over i forskellige fjernområder, hvor dine medarbejdere vælger at arbejde, bliver det mere kritisk end nogensinde før for finansafdelinger at definere klart og formalisere deres end-to-end-processer. Du er nødt til at belyse:

Du ønsker også at teste dine dokumenterede processer ude i marken for at kontrollere potentielle afvigelser, når arbejdet begynder. At have en klar og præcis idé om, hvordan finansielle funktioner fungerer, er et stort skridt i den rigtige retning for at sikre uafbrudte arbejdsgange i fremtiden.

En del af dokumentationen af interne operationer er indsamling af data og analyser for at skabe ny indsigt og forbedre beslutningstagningen.

For at være mere specifik skal finansielle teams mere end nogensinde overveje synligheden af pengestrømmene. Er du sikker på, at du har nok kontanter til rådighed i betragtning af den tidsramme, inden for hvilken indtægterne vil komme ind, og nye indkøb vil blive foretaget? For at holde forretningen i gang skal du sikre dig, at du ikke står over for en krise på noget tidspunkt.

For at opnå denne synlighed skal du indsamle data og generere analyser af dine likviditetsniveauer. En del af arbejdet består i at forbedre kvaliteten af de data, du indsamler, hvilket øger kvaliteten af din beslutningstagning. Med tiden bliver den indsigt, der genereres, mindre tvetydig og mere omfattende, jo bedre dine datakilder er. Og hvis du bruger automatisering til din fordel, fremskynder du også processen og sikrer, at virksomheden kan reagere hurtigt på potentielle likviditetsproblemer.

Lav en stresstest af din salgsproces - og implicit også af din kundes interne rutiner for kreditorbetaling.

Vi kan ikke understrege det nok. Indførelse af e-fakturaer er afgørende for, at virksomhederne kan sikre driften. Elektroniske formater forbedrer økonomiteamets modstandsdygtighed og vil være med til at sikre forretningens fremdrift.

Du skal undersøge dine muligheder for at øge brugen af e-fakturaer, både i kreditor- og debitorprocesser.

Manuelle arbejdsopgaver kræver dit teams opmærksomhed. Det er muligt at forbedre og automatisere processer, men en bæredygtig automatisering kræver pålidelige og strukturerede digitale data. Derfor skal du identificere potentielle flaskehalse af analoge oplysninger og manuelle arbejdsopgaver i dit arbejdsflow.

Dette er nogle af de mest almindelige manuelle opgaver:

Effektivitetsfordelene ved at implementere automatiserede værktøjer er velkendte, men de er særdeles gode for finanssektoren, da arbejdet er utroligt regelbaseret og kvantificerbart. Derfor bør dit initiativ til at gøre din virksomhed mere økonomisk modstandsdygtig omfatte udforskning af maskinlæring og kunstig intelligens.

Men vi er nødt til at besvare spørgsmålet om "hvordan?" Der er mange typer automatisering, som virksomheder bruger, men det anbefales at sigte mod high-end-implementeringer frem for entry-level-implementeringer. Robotprocesautomatisering er f.eks. en relativt grundlæggende anvendelse af teknologi. Mere udviklede organisationer kan vende sig til ægte maskinlæring for at hjælpe med finansiel planlægning og finde mønstre i store datapuljer.

Udviklingen vil ikke ske fra den ene dag til den anden, og du kan forvente startvanskeligheder, når nye værktøjer introduceres, men du skal være forberedt på at udvikle dig sammen med resten af branchen, hvis du vil forblive økonomisk modstandsdygtig.

Automatisering gør virksomheder mere modstandsdygtige ved at samle separate finansielle funktioner og give dem mulighed for at arbejde sammen på en sammenhængende måde. Denne strømlinede arbejdsgang i sidste ende:

Ved at bruge automatiseringsværktøjer til at forbinde de enkelte dele af den finansielle funktion sammen, reduceres omkostningerne og frigør tid, som medarbejderne kan bruge på vigtigere aspekter af arbejdet.

CFO'er bør tilstræbe at fremme datakvalitet og konsistens, da finansielle data kommer fra flere forskellige afdelinger og derfor ender i forskellige formater, når de samles sammen.

For at fremme en standard for datatilpasning på tværs af forretningsafdelingerne skal økonomiafdelingen afsætte tid til at rydde op i data og implementere teknologi og digitale platforme til forbedring af datakvaliteten.

I tråd med det sidste punkt kommer de fleste af de værktøjer, vi bruger i dag, hovedsageligt fra skyen, så en cloud-først-strategi er vigtig for at opbygge finansiel robusthed. Hvorfor er levering i skyen så populær?

Ved at bruge skyen til at understøtte den finansielle funktion får du et solidt digitalt fundament at arbejde ud fra. Det er meget nemmere at integrere data på tværs af afdelinger på denne måde, hvilket muliggør koordineret samarbejde og mere omfattende synlighed på tværs af hele virksomheden.

En væsentlig udfordring ved at indføre digitale værktøjer til at understøtte finansielle funktioner er den øgede risiko for cybersikkerhedshændelser og behovet for at overholde lovgivningen om digital sikkerhed. Cybersikkerhed er en uundgåelig overvejelse for moderne virksomheder, og den påvirker alle aspekter af virksomheden, herunder finanssektoren.

Hvad kan du f.eks. gøre for at sikre, at dine private og følsomme data er beskyttet mod databrud? Hvad vil dine kunder tænke, hvis deres personlige oplysninger bliver lækket efter at have arbejdet med din organisation? Hvilke regler som EU's GDPR vil straffe dig for en sådan hændelse?

Virksomheder - såvel som forbrugere - er blevet mere opmærksomme på deres digitale privatliv, så du må ikke glemme at indføre de førende rammer for cybersikkerhed, mens du gennemgår din digitale transformation. Finanssektoren skal især være opmærksom, da det ofte er den første afdeling, der digitaliseres, og et hovedmål for potentielle cyberangreb.

Robusthed er afhængig af robust overholdelse, så beskyt din dataintegritet, sikkerhed og dit image på markedet ved at holde dig opmærksom på cybersikkerhedstrusler og arbejde sammen med tredjeparter, der forstår risikoen og ved, hvordan den kan mindskes.

Automatisering er effektiv i sig selv, men kan bestemt ikke erstatte interne medarbejdere, når det gælder de mere kreative og strategiske dele af jobbet. Hvordan du bruger og behandler dine medarbejdere er også vigtigt, når det gælder om at udvikle en robust finansiel funktion.

Finansielle teams skal være fokuseret på at opretholde pengestrømmen, når der opstår hændelser. Finansiel modstandsdygtighed er afhængig af likviditet, dvs. at der skal gøres en indsats for at kontrollere udgifter, lagerstyring, betalingsprocedurer, finansiel automatisering og andre værktøjer, der er til rådighed for afdelingen.

CFO'er og andre finansledere skal også overveje, hvor dataanalysen skal anvendes. I stedet for at fokusere på det kortsigtede eller udelukkende at analysere data fra fortiden bør du forsøge at styre samtalen mod langsigtede ændringer og mål og bruge finansielle data til at forudsige, hvad der kan ske i fremtiden.

Ligesom med alle andre forretningsaspekter bliver det nemmere at finansiere, når du har et team, der støtter dig. Lederne bør fokusere på at finde måder at løse komplekse opgaver på og tilskynde medarbejderne til at opbygge deres egen modstandskraft på arbejdspladsen. Overvej at gennemføre faglig uddannelse for at give medarbejderne mulighed for at nå mere givende roller i virksomheden.

En positiv tilgang vil sikre, at alle finder et formål med arbejdet, selv når der kommer store udfordringer på banen.

Finansafdelinger, der arbejder i gamle industrier, oplever ofte, at deres nuværende aktiviteter enten er forældede eller utilstrækkelige i forhold til moderne markeder. Det kan være på tide at overveje at omorganisere arbejdsgangen, så de interne medarbejdere har bedre styr på, hvad der gør din virksomhed modstandsdygtig.

Lad f.eks. arbejdsdagen dreje sig om analyse af finansielle data. I stedet for traditionelle hierarkier kan medarbejderne organiseres i teams, som hver især trækker på en fælles pulje af dataanalyser, der hjælper med at definere virksomhedens prioriteter. På denne måde kan alle bidrage til at løse forretningsmæssige udfordringer.

Og glem ikke at opmuntre til udvikling af færdigheder og personlig udvikling, hvad enten det er ved at bede avancerede medarbejdere om at hjælpe med at uddanne medarbejdere på lavere niveauer eller ved at tilbyde belønninger og forfremmelser for bestemte milepæle.

Outsourcing til eksterne tjenesteudbydere er næppe en ny strategi, og de fleste virksomheder er klar over fordelene ved den, lige fra risikoreduktion til omkostningsstyring. Men vidste du, at det kan være uvurderligt for at opbygge finansiel robusthed? Strategien er dog ikke uden risici, da du stadig vil være afhængig af, at manuelt arbejde udføres.

Denne liste er på ingen måde udtømmende. Vær omhyggelig, når du leder efter potentielle områder, hvor dit interne personale kan have gavn af supplerende arbejde fra en partnerorganisation.

Dine systemer, regnskabs- og transaktionsdata skal være tilgængelige overalt. Tilpas dig behovene hos distribuerede teams, og gennemgå din tilgængelighed. Succesfuldt fjernarbejde er ikke kun et spørgsmål om teknologi - det afhænger også af dine rutiner.

Sørg for, at alle dine centrale finansielle systemer og transaktionssystemer er tilgængelige på afstand, herunder software og cloud-værktøjer til fakturering, kreditorbogholderi, regnskab og rapportering. Hvis cloud-baserede værktøjer allerede er i brug, er dette normalt ikke et problem.

Hvis dine systemer er hostet på et lokalt netværk, skal du sørge for, at dit team kan få adgang til dem via VPN (virtuelt privat netværk). Din it-afdeling bør kunne hjælpe dig med at konfigurere dette.

I forbindelse med tilgængelighed er der spørgsmål om godkendelser og hierarkier. Har du f.eks. en nødløsning for adgang til bankkonti, moms- og skattemyndigheder og andre virksomhedsrelaterede offentlige tjenester? Identificer svagheder i opsætningen i tilfælde af f.eks. sygeorlov.

Du må ikke glemme din datasikkerhed. Ved adgang via fjern-VPN anbefales det stærkt at bruge stærke brugergodkendelsesmetoder. Adgangskoder skal være stærke og randomiserede, helst med yderligere to-faktor-godkendelse.

Det er et must for teams at kunne kommunikere problemfrit og få fjernadgang til systemer. Her kan finansteams lære af udviklermiljøet, som har brugt og finjusteret deres rutiner gennem årene.

Udforsk brugervenlige kommunikations- og chatværktøjer som Slack eller Teams og samarbejdsapps som Trello eller Asana for at opretholde driften uafhængigt af dit teams placering.

Implementer standup-rutiner á la agile metoder og daglige check-ins i din chat for dit finansteam, hvor alle teammedlemmer giver opdateringer om daglige opgaver om morgenen. Korte virtuelle briefingmøder kombineret med check-ins skaber gennemsigtighed og kultur uafhængigt af placering. 

En almindelig model for standup-møder er baseret på at give teammedlemmerne svar på tre spørgsmål:

At opbygge modstandsdygtighed i økonomiafdelingen handler om at lave langsigtede planer og ændringer for at sikre, at I kan overleve enhver form for uforudsigelighed på markedet. En stor del af denne opgave består i at indføre de rigtige digitale værktøjer og platforme for at modernisere jeres arbejdsgange.

Der er én ting, som ovenstående eksempler har til fælles - afhængigheden af og behovet for at øge den digitale transformation. Fjernarbejde og tekniske infrastrukturkapaciteter vil sammen med en øget anvendelse af elektroniske transaktioner forbedre din modstandsdygtighed radikalt.

Indførelsen af elektroniske fakturaer og digitalisering af transaktioner er sandsynligvis den mest effektive og hurtigste måde at forbedre processerne på, uanset om det er inden for kreditor- og debitorbogholderi, regnskab eller endda spend analytics.