De teams van de crediteurenadministratie doen er alles aan om transacties zo efficiënt mogelijk te verwerken. Tochzijn er een aantaluitdagingen die het werk onnodig bemoeilijken.
Ze zorgen niet alleen voor extra werk, maar vormen ook een belangrijke drempel bij de invoering van digitaal afgestemde processen. Met andere woorden: ze beïnvloeden de mogelijkheden om de automatisering uit te breiden. Dit zijn de vijf grootste uitdagingen voor de crediteurenadministratie.
1. Analoge gegevens, handmatig werk
Een van de meest frustrerende taken is het invoeren van factuurgegevens in het systeem.
Zelfs in het huidige digitale tijdperk wordt wereldwijd nog steeds zo’n 90% van alle facturen handmatig verwerkt. Dit kost niet alleen enorm veel middelen die beter aan belangrijkere taken kunnen worden besteed, maar vormt ook een belangrijke bron van fouten.
Het handmatig verwerken van met name papieren of pdf-facturen vormt een belemmering voor efficiënte gestructureerde gegevens.
Deze hindernissen maken digitale transformatie tot een uitdaging en staan in veel opzichten haaks op automatisering.
2. Softwaresilo's
Het staat buiten kijf dat de tools waarover de crediteurenadministratie en de inkopers binnen de organisatie beschikken, onmisbaar zijn om hun werk goed te kunnen doen.
De productiviteit is gestegen dankzij technologie, maar ook door de toegenomen complexiteit, het hogere tempo en de grotere vraag.
De huidige verticale softwaresilo’s – van boekhouding, inkoop en uitgavenanalyse tot factuurbeheer en ordersystemen – zijn niet toegerust om automatisering naar een hoger niveau te tillen. Het grootste probleem is dat er in deze silo’s dubbele gegevens worden bijgehouden.
Het silo-effect wordt een steeds grotere uitdaging door het enorme aantal bestandsformaten dat door crediteurenafdelingen en andere teams wordt verwerkt. Het converteren van bestanden is lastig, tijdrovend en kostbaar. Het risico bestaat dat er geen realtime-informatie-uitwisseling plaatsvindt, zowel intern als tussen kopers en verkopers.
Essentiële maar vaak complexe metadata, zoals btw-gerelateerde informatie, raakt vervormd als de beschikbare technologie dit al ondersteunt.
3. Het opslagdilemma
Teams die zich bezighouden met crediteurenadministratie produceren en verwerken grote hoeveelheden documenten.
Deze documenten vragen niet alleen om aandacht van de rest van de organisatie op het gebied van werkprocessen, procedures en toegankelijkheid, maar moeten ook worden bewaard en gearchiveerd.
Zowel wettelijke voorschriften als zakelijke eisen vereisen een eenvoudige en veilige toegang tot documenten.
Het opslagprobleem wordt nog groter door de enorme verscheidenheid aan documentformaten, waardoor processen en toegankelijkheid steeds complexer worden.
4. Foutief beheerde btw
De btw is voor de meeste organisaties, zowel in de particuliere als in de publieke sector, een belangrijke bron van kopzorgen en kapitaalverlies.
Ook al kan nationale regelgeving lastig zijn, het voortdurend veranderende internationale landschap vereist zeer specifieke expertise en vormt een voortdurende bron van zorg in de grensoverschrijdende handel.
Ondanks harmonisatie-inspanningen, met de Europese Unie als voorbeeld, bestaan er nog steeds grote verschillen in nationale en zelfs lokale regelgeving. Het bijhouden en beheren van de btw kan met andere woorden een enorme opgave zijn en zeer kostbaar uitvallen.
5. Gezocht: kwantificeerbare inzichten
Als teams overspoeld worden met werk – een voortdurende stroom van facturen, geschillen en afwijkingen – blijft er weinig ruimte over voor analyse.
Door je aandacht te richten op analyses en KPI’s in plaats van op handmatige verwerking, maak je van je crediteurenadministratie een winstcentrum in plaats van een kostenpost.
Kengetallen en KPI’s op basis van uitgaven per post, cashflow en kostenplaatsen bieden inzichten voor een betere beheersing en mogelijkheden om uw organisatie verder te ontwikkelen.
In ons e-book ‘CFO’s Guide to Business Automation’ stellen we een aanpak voor digitale transformatie voor. Download het gratis.