تعمل فرق حسابات الدفع جاهزةً على أهبة الاستعداد لمعالجة المعاملات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. ومع ذلك،لا تزال بعضالتحديات تجعل العمل صعبًا دون داعٍ.
إلى جانب زيادة عبء العمل، فإنها تشكل أيضًا عائقًا رئيسيًا أمام تبني العمليات الرقمية. بعبارة أخرى، فإنها تؤثر على القدرة على تعزيز الأتمتة. وفيما يلي أهم خمسة تحديات تواجه قسم حسابات الدائنين.
1. البيانات التناظرية، العمل اليدوي
تعد إدخال بيانات الفواتير في نظام سير العمل من أكثر المهام إحباطًا.
حتى في العصر الرقمي الحالي، لا يزال حوالي 90% من الفواتير على مستوى العالم تُدار يدويًّا. وهذا لا يستهلك موارد هائلة كان من الممكن تخصيصها لمهام أكثر أهمية فحسب، بل يشكل أيضًا مصدرًا كبيرًا للأخطاء.
تعد المعالجة اليدوية، ولا سيما الفواتير الورقية أو فواتير PDF، عقبة أمام الحصول على بيانات منظمة وفعالة.
تجعل هذه العقبات عملية التحول الرقمي صعبة، وهي في كثير من النواحي نقيض الأتمتة.
2. انعزال البرمجيات
لا شك أن الأدوات المتاحة لفرق حسابات الدفع والمشترين في المؤسسة ضرورية لإنجاز المهام المطلوبة.
ارتفعت الإنتاجية بفضل التكنولوجيا، ولكن أيضًا بسبب التعقيدات وسرعة العمل والطلب.
إن أنظمة البرمجيات المنعزلة الحالية – بدءًا من المحاسبة والمشتريات وتحليل الإنفاق، وصولاً إلى إدارة الفواتير وأنظمة الطلبات – غير مجهزة بشكل كافٍ للارتقاء بالأتمتة إلى المستوى التالي. والمشكلة الرئيسية هي أن هذه الأنظمة المنعزلة تؤدي إلى تكرار البيانات.
يصبح «تأثير الصومعة» أكثر تعقيدًا بسبب العدد الهائل من التنسيقات التي تعالجها فرق حسابات الدفع وغيرها من الفرق. وتعد عمليات التحويل صعبة ومملة ومكلفة. كما أن تبادل المعلومات في الوقت الفعلي يكاد يكون معدومًا، سواء على الصعيد الداخلي أو بين المشترين والبائعين.
غالبًا ما تتعرض البيانات الوصفية الأساسية، مثل المعلومات المتعلقة بضريبة القيمة المضافة، للتشويه حتى لو كانت التكنولوجيا المتاحة تدعمها أصلاً.
3. معضلة التخزين
تقوم فرق حسابات الدفع بإعداد ومعالجة كميات كبيرة من المستندات.
لا تتطلب هذه الوثائق اهتمامًا من بقية أفراد المؤسسة في ما يتعلق بسير العمل والعمليات وإمكانية الوصول فحسب، بل إنها تحتاج أيضًا إلى التخزين والأرشفة.
تتطلب المتطلبات القانونية، فضلاً عن متطلبات العمل، الوصول السهل والآمن إلى المستندات.
وتزداد مشكلة التخزين سوءًا بسبب التنوع الهائل في تنسيقات المستندات، مما يجعل العمليات وإمكانية الوصول إليها أكثر تعقيدًا.
4. سوء إدارة ضريبة القيمة المضافة
تُعد ضريبة القيمة المضافة مصدرًا كبيرًا للمتاعب وتسرب رأس المال بالنسبة لمعظم المؤسسات، سواء في القطاع الخاص أو العام.
وحتى لو كانت اللوائح الوطنية قد تنطوي على بعض التعقيدات، فإن المشهد الدولي المتغير باستمرار يتطلب خبرة متخصصة للغاية، ويشكل مصدر قلق دائم في مجال التجارة عبر الحدود.
على الرغم من جهود التوحيد التي يقودها الاتحاد الأوروبي على سبيل المثال، لا تزال هناك اختلافات كبيرة في اللوائح الوطنية وحتى المحلية. وبعبارة أخرى، قد يكون تتبع ضريبة القيمة المضافة وإدارتها أمراً مرهقاً ومكلفاً للغاية.
5. مطلوب: رؤى موثقة بالأرقام
عندما تغرق الفرق في العمل – في ظل تدفق مستمر للفواتير والنزاعات والمخالفات – لا يتبقى لها متسع كبير للتحليل.
من خلال تركيزك على التحليلات ومؤشرات الأداء الرئيسية بدلاً من الأعمال اليدوية، فإنك تحول فريق حسابات الدفع من عبء مالي إلى مركز ربح.
توفر المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية المستندة إلى الإنفاق على البنود الفردية والتدفقات النقدية ومراكز التكلفة رؤى تساعد في الرقابة وإمكانيات لتطوير مؤسستك.
في كتابنا الإلكتروني «دليل المدير المالي لأتمتة الأعمال»، نقدم نهجًا للتحول الرقمي. قم بتنزيله مجانًا.